Рассылка счетов по электронной почте
В Меркурии можно отправлять контрагентам счета и другие документы по электронной почте. Программа отбирает проведённые расходные накладные с ненулевой задолженностью, формирует печатные формы и отправляет их получателям. Если на один адрес приходится несколько документов, они отправляются одним письмом.
Настройка рассылки и текста письма
Откройте «Интеграции → Рассылка счетов».
Перед отправкой убедитесь, что в разделе «Настройка → Исходящая почта» настроен SMTP-сервер. Именно через него Меркурий будет отправлять письма.
Период с / по
Укажите даты, за которые необходимо отобрать расходные накладные.
В рассылку включаются только проведённые расходы с задолженностью, отличной от нуля.
Пауза между письмами, сек
Интервал между отправками писем. Можно указать от 5 до 600 секунд. По умолчанию установлено 65 секунд.
Пауза помогает распределить нагрузку на почтовый сервер. При большом количестве получателей рассылка может занимать продолжительное время.
Печатная форма (вложение)
Выберите, какой документ получатели должны получить во вложении:
- Счёт + Акт (PDF) — счёт и акт в формате PDF.
- Накладная (PDF) — товарная накладная в формате PDF.
- Счёт-фактура (Excel) — счёт-фактура в формате Excel.
- УПД (Excel) — универсальный передаточный документ в формате Excel.
Меркурий автоматически формирует вложения для выбранных расходных документов.
Имя файла составляется из названия контрагента, даты и номера документа, например:
Название контрагента. 05.11.2026. 125.pdf
Для документов Excel используется расширение .xlsx.
Тема письма
Укажите тему, которую увидит получатель. Максимальная длина — 255 символов.
В теме можно использовать подстановки:
{{nomer}}— номер документа.{{date}}— дата документа.
Например:
Документы по накладной № {{nomer}} от {{date}}
Текст письма
Введите текст, который будет отправлен контрагентам. Чтобы не составлять отдельное письмо для каждого получателя, используйте подстановки.
{{contragent}}— наименование контрагента.{{nomer}}— номер документа.{{date}}— дата документа.{{lines}}— сведения о документах.{{dolg}}— сумма задолженности.{{summa_realized}}— сумма реализации.{{summa}}— сумма документа.{{email}}— адрес электронной почты получателя.
Пример текста:
Здравствуйте!
Направляем вам документы по следующим отгрузкам:
{{lines}}Текущая задолженность:
{{dolg}}.Документы приложены к письму.
Обратите внимание: если несколько расходных документов относятся к одному адресу электронной почты, Меркурий сформирует одно письмо со всеми соответствующими вложениями. Отдельное письмо на каждую накладную не отправляется.
Выбор складов
В блоке «Склады» отметьте склады, документы которых необходимо включить в рассылку.
Можно выбрать несколько складов. Меркурий отберёт проведённые расходные накладные за указанный период только по отмеченным складам.
Если вы рассылаете документы по нескольким торговым точкам или подразделениям, проверьте выбранные склады перед запуском.
Проверка и запуск рассылки
После настройки периода, складов и шаблона письма можно проверить список получателей и начать отправку.
Оценить
Кнопка «Оценить» формирует предварительный список документов и получателей.
Письма при этом не отправляются.
Используйте эту кнопку перед каждой массовой рассылкой, чтобы проверить адреса, суммы и задолженность.
Отправить
Кнопка «Отправить» запускает рассылку по выбранным документам.
Меркурий формирует вложения, группирует документы по адресам электронной почты и отправляет письма через настроенный SMTP-сервер.
Отправка выполняется в фоновом режиме с заданной паузой между письмами.
Сохранить шаблон
Кнопка «Сохранить шаблон» сохраняет параметры рассылки, включая тему, текст письма, интервал отправки и выбранный формат вложений.
Это удобно, если вы регулярно отправляете контрагентам однотипные документы.
Если при настройке возникнет ошибка, программа покажет соответствующее сообщение.
Предварительный список получателей
После нажатия «Оценить» Меркурий показывает таблицу документов, попадающих в рассылку.
Над таблицей отображается сводная информация по результатам отбора.
Колонки таблицы:
- Email — адрес, на который будет отправлено письмо.
- Контрагент — получатель документа.
- Сумма — сумма расходного документа.
- Долг — задолженность по документу.
- № расхода — номер расходной накладной.
Перед отправкой проверьте, что в списке нет лишних документов, правильно указан период и у получателей заполнены адреса электронной почты.
Если необходимо изменить состав рассылки, скорректируйте период или список складов и нажмите «Оценить» повторно.
Ход отправки и результаты
После запуска рассылки Меркурий показывает окно с ходом выполнения.
В нём отображаются:
- Статус — текущее состояние рассылки.
- Полоса прогресса — насколько продвинулась отправка.
- Отправленные — список успешно отправленных писем.
- Ошибки отправки — письма, которые не удалось отправить, с информацией об ошибках.
- Итог — сводка по завершённой рассылке.
Можно ли закрыть вкладку?
Да. Рассылка выполняется в фоновом режиме, поэтому оставлять окно открытым необязательно.
При повторном открытии раздела Меркурий покажет текущий прогресс либо результаты уже завершённой рассылки.
К настройкам
Кнопка «К настройкам» возвращает к форме параметров рассылки.
После завершения проверьте список ошибок отправки. Если какие-либо письма не были доставлены на почтовый сервер, выясните причину: например, неправильный адрес получателя или ошибка SMTP.
Важно: успешная отправка означает, что письмо было принято почтовым сервером для дальнейшей доставки. Это не гарантирует, что получатель прочитал письмо.