Письма клиентам

В Меркурии можно отправлять электронные письма отдельным клиентам и выполнять рассылку по базе контрагентов. Для этого используются два инструмента: «Письмо клиенту» для отправки одного письма и «Рассылка писем» для последовательной отправки сообщений нескольким получателям. Письма могут содержать персональные обращения, HTML-оформление, изображения и вложенные файлы. Отправка выполняется через почтовый сервер, настроенный в разделе «Настройка → Исходящая почта».

Откуда можно отправить письмо

Отправка электронной почты доступна из нескольких разделов CRM. Выбор зависит от того, хотите ли вы написать конкретному человеку или выполнить рассылку по базе клиентов.

Карточка контрагента — команда «Отправить письмо» позволяет написать клиенту непосредственно из его карточки. Это удобно, когда вы просматриваете сведения об организации и хотите связаться с ней по электронной почте.
Карточка контакта — рядом с адресом электронной почты находится кнопка «Отправить письмо». Она позволяет обратиться к конкретному контактному лицу.
Журнал контрагентов — кнопка «Рассылка писем» на панели инструментов открывает форму массовой отправки сообщений.
Раздел CRM — кнопка «Рассылка писем» на главном экране открывает тот же инструмент массовой рассылки.

Для обычной переписки с конкретным клиентом используйте форму «Письмо клиенту». Если необходимо последовательно отправить подготовленное сообщение нескольким контрагентам, воспользуйтесь «Рассылкой писем».

Перед началом работы необходимо настроить исходящую почту. Параметры почтового сервера задаются в разделе Настройка → Исходящая почта. Именно через этот сервер Меркурий отправляет сообщения.

Отправка письма отдельному клиенту

Форма «Письмо клиенту» предназначена для отправки электронного сообщения одному или нескольким адресатам. В ней можно указать получателей, подготовить текст, добавить файлы и посмотреть письмо перед отправкой.

Поля письма

Кому — адрес электронной почты получателя. Можно указать несколько адресов, разделяя их запятыми. Например:
```
director@example.com, manager@example.com
```
Если письмо открыто из карточки контрагента или контакта, используйте адрес соответствующего получателя.
Тема — заголовок письма, который получатель увидит в своей почтовой программе. Максимальная длина — 255 символов. Желательно, чтобы тема кратко отражала содержание сообщения.
Текст / HTML — основное содержимое письма. Здесь можно написать обычный текст или вставить HTML-код для оформления сообщения.

Предпросмотр с подстановками

Под полем текста находится область предварительного просмотра письма.

Она позволяет увидеть, как будет выглядеть сообщение после подстановки данных клиента. Это особенно полезно, если в тексте используются персональные обращения или HTML-разметка.

Предпросмотр предусматривает отображение содержимого как текста и как оформленного HTML-документа.

Перед отправкой рекомендуется проверить:

правильность имени клиента или контактного лица;
корректность темы и основного текста;
отсутствие незаполненных подстановок;
отображение HTML-оформления, если оно используется.

Вложения по умолчанию

К письму можно прикрепить один или несколько файлов. Например, коммерческое предложение, прайс-лист, каталог или другой документ.

Нажмите «Добавить файл» и выберите необходимые файлы на компьютере. Можно выбрать сразу несколько файлов.

Добавленные вложения отображаются в списке. Рядом с каждым находится кнопка «Удалить», позволяющая исключить ненужный файл из письма.

Вложения также можно использовать для размещения изображений непосредственно внутри HTML-письма. Этот способ описан ниже.

Запомнить тему и текст как шаблон

Если установить галочку «Запомнить тему и текст как шаблон», тема и содержимое письма будут сохранены для дальнейшего использования.

Это удобно, когда приходится регулярно отправлять похожие сообщения: коммерческие предложения, приглашения к сотрудничеству, уведомления и другие типовые письма.

В следующий раз не потребуется заново набирать весь текст — можно использовать сохранённый шаблон и при необходимости отредактировать его.

Кнопки управления

Отправить — отправляет подготовленное письмо указанным получателям через настроенный почтовый сервер.
Сохранить шаблон — сохраняет тему и текст для повторного использования без отправки письма.
Закрыть — закрывает форму письма.

В форме также предусмотрены сообщения о состоянии отправки и возникающих ошибках. Если отправить письмо не удалось, обратите внимание на текст ошибки.

История отправленных писем

После отправки письма в ленте CRM соответствующего контрагента появляется запись «Отправлено письмо: …».

Благодаря этому история отправки сохраняется в CRM. При следующем обращении к клиенту можно увидеть, что письмо ему уже отправлялось.

Персонализация писем и HTML

При подготовке письма можно использовать специальные подстановки. Они позволяют автоматически вставлять сведения о получателе вместо того, чтобы вручную менять текст для каждого клиента.

Доступные подстановки

{{company}} — наименование организации или контрагента.
{{contact}} — имя контактного лица.
{{company_and_contact}} — объединённое представление организации и контактного лица.
{{email}} — адрес электронной почты.
{{phone}} — телефон.

Например, можно подготовить такой текст:

Здравствуйте, {{contact}}!

Предлагаем компании {{company}} рассмотреть
возможность сотрудничества.

Если предложение вас заинтересует,
будем рады обсудить подробности.

При отправке программа подставит сведения соответствующего получателя из CRM.

Подстановки особенно удобны при массовой рассылке, когда один и тот же шаблон используется для разных организаций.

Важно: качество персонализации зависит от данных, заполненных в карточке контрагента и его контактов. Перед рассылкой рекомендуется проверить наличие необходимых сведений.

Обычный текст и HTML

В поле «Текст / HTML» можно использовать два способа подготовки сообщения.

Обычный текст — достаточно написать письмо, разделяя абзацы переносами строк. При отправке переносы сохраняются.
HTML — можно вставить HTML-разметку, чтобы использовать заголовки, ссылки, таблицы, изображения и другое оформление.

Например, простое письмо с HTML-оформлением:

<html>
<body>
  <p>Здравствуйте, {{contact}}!</p>

  <p>
    Предлагаем компании <b>{{company}}</b>
    рассмотреть наше предложение.
  </p>

  <p>
    <a href="https://example.com">
      Подробнее на нашем сайте
    </a>
  </p>
</body>
</html>

HTML-письма могут по-разному отображаться в различных почтовых программах. Поэтому перед массовой отправкой полезно проверить подготовленное оформление в предварительном просмотре и отправить пробное письмо.

Изображения внутри письма

Если необходимо разместить изображение непосредственно в тексте HTML-письма, можно использовать ссылку на вложенный файл через cid:.

Сначала добавьте изображение в список вложений, например файл logo.jpg.

Затем укажите его в HTML-коде:

<img src="cid:logo.jpg" alt="Логотип">

Имя после cid: должно совпадать с именем прикреплённого файла.

Таким образом, изображение передаётся вместе с письмом, а HTML-код ссылается на него по имени.

Используйте предварительный просмотр и пробную отправку, чтобы убедиться, что изображение отображается правильно.

Массовая рассылка писем

Вкладка «Рассылка писем» предназначена для последовательной отправки сообщений контрагентам, у которых указан адрес электронной почты.

В отличие от отправки одного письма, здесь программа самостоятельно обрабатывает очередь получателей и отправляет сообщения с заданной скоростью.

Как формируется очередь

В очередь включаются контрагенты, у которых есть email и ещё нет CRM-активности, связанной с отправленными письмами.

Таким образом, рассылка ориентирована на клиентов, которым ещё не отправлялись письма через CRM.

Если контрагенту уже отправлялось письмо и соответствующая запись существует в CRM, он не включается в такую очередь.

Это помогает избежать повторной отправки одного и того же предложения уже обработанным клиентам.

Подготовка шаблона

В верхней части вкладки находится форма подготовки письма. Она использует те же возможности, что и обычное письмо клиенту.

Тема — заголовок сообщения, который будет использоваться при рассылке.
Текст / HTML — содержимое письма. Можно использовать обычный текст, HTML и персональные подстановки.
Предпросмотр — позволяет проверить содержание и оформление подготовленного сообщения.
Вложения — файлы, которые необходимо отправлять вместе с письмами.
Сохранить шаблон — сохраняет подготовленные тему и текст для дальнейшего использования.

При использовании подстановок, например {{company}} или {{contact}}, значения берутся из данных соответствующего получателя.

Поэтому один шаблон можно использовать для отправки персонализированных сообщений разным клиентам.

Писем в час

Поле «Писем в час» определяет темп массовой рассылки.

Минимальное значение — 1 письмо в час.
Максимальное значение — 60 писем в час.
По умолчанию установлено 2 письма в час.

Программа отправляет сообщения не одновременно, а последовательно, выдерживая интервалы между ними.

При установленном темпе 2 письма в час интервалы между отправками составляют приблизительно от 15 до 45 минут. Они выбираются случайным образом, поэтому письма не отправляются строго каждые 30 минут.

Выбирайте скорость с учётом ограничений вашего почтового сервера. Некоторые почтовые службы устанавливают собственные лимиты на количество отправляемых сообщений.

Кнопки управления рассылкой

Старт — запускает рассылку по сформированной очереди получателей.
Пауза — временно приостанавливает отправку следующих писем.
Продолжить — возобновляет ранее приостановленную рассылку.
Стоп — завершает текущую рассылку.
Обновить очередь — повторно формирует или обновляет список получателей, подходящих под условия рассылки.
Сохранить темп — сохраняет установленное значение количества писем в час.

Контроль выполнения

Во время работы рассылки отображаются её текущее состояние и полоса прогресса.

Также предусмотрены два информационных списка:

Последние отправленные — сведения о недавно отправленных письмах. Позволяют контролировать выполнение рассылки.
Ошибки — информация о проблемах, возникших при отправке сообщений. Используйте этот список, если часть писем не удалось отправить.

Ошибки могут быть связаны, например, с недоступностью почтового сервера, неправильными настройками исходящей почты или отказом сервера принять сообщение.

Фоновая работа

Рассылка продолжает выполняться в фоновом режиме, даже если закрыть её вкладку.

Не требуется держать форму открытой всё время, пока отправляются письма. Можно продолжать работу с другими разделами Меркурия.

Позднее можно снова открыть вкладку «Рассылка писем» и проверить состояние задачи, прогресс и результаты отправки.