Привязки к накладным

Зачем нужны привязки

В программе отдельно учитываются два вида операций:

• Складские документы показывают движение товара: например, вы получили товар от поставщика или отгрузили его покупателю.
• Платежи показывают движение денег: например, вы заплатили поставщику или получили оплату от покупателя.

Но сам по себе факт получения товара ещё не означает, что вы за него заплатили. И наоборот, поступление денег от покупателя ещё не говорит программе, за какую именно отгрузку он рассчитался.

Привязка соединяет эти две стороны учёта: конкретный платёж и конкретную накладную. Благодаря этому программа может определить, какая часть складского документа оплачена и какая сумма долга остаётся.

Какие документы связываются между собой

Иными словами:

• покупатель получил от вас товар — у него возникает долг перед вами; поступившая оплата связывается с расходной накладной и уменьшает этот долг;
• вы получили товар от поставщика — возникает долг перед ним; исходящая оплата связывается с приходной накладной и уменьшает этот долг.

Если платёж не связан с нужной накладной, программа не сможет правильно отнести эту оплату к конкретному складскому документу. Поэтому для корректного учёта задолженности важно выполнять разноску платежей.

Нераспределённая сумма

В карточке платежа есть поле «Не распределено». Оно показывает, какая часть суммы платежа пока не связана ни с одной накладной.

Например, покупатель перечислил 15 000 ₽, а привязки к расходным накладным созданы только на 10 000 ₽. В таком случае оставшиеся 5 000 ₽ будут не распределены.

Нераспределённая сумма может означать аванс или переплату. Например:

• покупатель перечислил аванс до отгрузки товара;
• покупатель заплатил больше, чем составляет сумма имеющихся накладных;
• часть платежа ещё не распределена между документами.

Поле заполняется программой автоматически и доступно только для просмотра. После проведения платежа и выполнения разноски оно показывает остаток, который ещё не отнесён на накладные.

Если вся сумма платежа распределена по документам, нераспределённого остатка не будет.

Кнопки управления привязками

Кнопки находятся в панели над таблицей привязок. Они позволяют автоматически распределить платёж, добавить связь вручную, изменить её или удалить.

«Пересчитать»

Запускает автоматическую разноску платежа по неоплаченным накладным указанного в платеже контрагента.

Программа учитывает направление движения денег:

• для входящего платежа подбираются расходные накладные — документы отгрузки товара покупателю;
• для исходящего платежа подбираются приходные накладные — документы получения товара от поставщика.

Таким образом, программа пытается самостоятельно связать оплату с теми складскими документами, по которым ещё есть задолженность.

«Добавить»

Открывает форму ручного создания привязки. Используйте эту кнопку, если нужно самостоятельно выбрать накладную и указать сумму платежа, которая относится к ней.

«Изменить»

Позволяет изменить сумму существующей привязки. Сначала выделите нужную строку таблицы, затем нажмите «Изменить».

«Удалить»

Удаляет выбранную привязку. Сам платёж и складская накладная остаются на месте — удаляется только связь между ними.

Если привязка была ошибочной, её можно удалить и создать заново с правильным документом и суммой.

Таблица привязок

В таблице отображаются все накладные, с которыми связан текущий платёж. Каждая строка — отдельная привязка.

• Документ — тип и название складского документа, с которым связан платёж.
• № — номер накладной. Помогает отличить один документ от другого.
• Сумма — часть платежа, отнесённая на эту накладную.
• Авто — признак автоматической привязки. Если он установлен, связь была создана командой «Пересчитать».

По таблице можно проверить, на какие именно накладные распределена оплата и какими суммами.

Если один платёж относится к нескольким накладным, в таблице будет несколько строк. Если одна накладная оплачивается несколькими платежами, с ней могут быть связаны разные платежные документы.

Добавление привязки

Чтобы связать платёж с конкретной накладной вручную, нажмите «Добавить». Под таблицей откроется форма, в которой нужно выбрать тип документа, саму накладную и сумму привязки.

Тип

Выберите тип складского документа:

• Приход — накладная, по которой вы получили товар от поставщика. Используется для привязки исходящих платежей поставщикам.
• Расход — накладная, по которой вы отгрузили товар покупателю. Используется для привязки входящих платежей от покупателей.

Выбирайте тип в соответствии с направлением платежа и тем, какой долг вы хотите погасить.

Документ

Список накладных выбранного типа, доступных для привязки. Выберите конкретную накладную, к которой относится оплата.

Пока документ не выбран, отображается подсказка «— выберите документ —».

Сумма (+/−)

Укажите сумму платежа, которую нужно отнести на выбранную накладную. В поле допускаются значения со знаком плюс или минус.

Если один платёж покрывает несколько накладных, не обязательно привязывать к каждой из них всю сумму платежа. Укажите, какая часть оплаты относится к каждому документу.

Например, покупатель перечислил 20 000 ₽ за две отгрузки. Вы можете создать две привязки: на 12 000 ₽ к одной расходной накладной и на 8 000 ₽ к другой.

«OK»

Сохраняет новую привязку. После этого связь с выбранной накладной появится в таблице.

«Отмена»

Закрывает форму без сохранения новой привязки.

Изменение привязки

Если платёж был распределён по накладным неправильно или сумму нужно скорректировать, выберите соответствующую строку таблицы и нажмите «Изменить».

Подпись выбранной привязки

Серым текстом отображается информация о выбранной связи. Проверьте её, чтобы убедиться, что редактируете нужную накладную.

Сумма (+/−)

Введите новое значение суммы привязки. Это итоговая сумма, которая должна быть установлена для выбранной связи, а не величина изменения относительно прежнего значения.

«OK»

Сохраняет новое значение суммы.

«Отмена»

Закрывает форму без изменений. Прежняя сумма привязки остаётся прежней.

Связь с накладными

Привязки видны не только в карточке платежа. В самой приходной или расходной накладной есть вкладка платежей, на которой отображаются связанные с ней платежные проводки.

Это позволяет смотреть на расчёты с обеих сторон:

• открыв платёж, вы видите, к каким накладным он отнесён;
• открыв накладную, вы видите, какими платежами она оплачена.

Если в списке платежей накладной дважды щёлкнуть по нужной проводке, откроется соответствующая карточка платежа.

Автоматическая разноска

Если у контрагента есть неоплаченные накладные, не обязательно связывать платёж с каждой из них вручную. Для этого предусмотрена кнопка «Пересчитать».

Программа подбирает неоплаченные документы нужного типа:

• для поступивших от покупателя денег — расходные накладные, по которым товар был отгружен этому покупателю;
• для перечисленных поставщику денег — приходные накладные, по которым товар был получен от этого поставщика.

Автоматическая разноска помогает распределить оплату и учесть её при расчёте задолженности. После выполнения операции проверьте таблицу привязок и поле «Не распределено».

Если программа связала платёж не с теми документами или распределение нужно изменить, используйте команды «Изменить», «Удалить» и «Добавить».

Примеры работы

Покупатель оплатил отгруженный товар

1. Вы оформляете расходную накладную — товар отгружен покупателю.
2. У покупателя возникает задолженность за полученный товар.
3. Покупатель перечисляет деньги. Вы создаёте входящий платёж и указываете этого контрагента.
4. Проводите платёж.
5. В блоке привязок выбираете расходную накладную и указываете сумму оплаты, относящуюся к ней.

Теперь программа знает, что поступившие деньги относятся к конкретной отгрузке. Это учитывается при расчёте долга покупателя.

Вы оплатили товар поставщику

1. Вы оформляете приходную накладную — товар получен от поставщика.
2. У вас возникает задолженность перед поставщиком за полученный товар.
3. Вы перечисляете деньги поставщику и создаёте исходящий платёж.
4. Проводите платёж.
5. В блоке привязок выбираете приходную накладную и указываете сумму оплаты, относящуюся к ней.

Теперь программа знает, что перечисленные деньги относятся к конкретной поставке. Это учитывается при расчёте вашей задолженности перед поставщиком.

Покупатель перечислил аванс

Если деньги поступили до оформления расходной накладной, привязать их пока не к чему. Платёж остаётся с нераспределённой суммой. Когда появится соответствующая отгрузка, сумму можно будет связать с её накладной.