Ревизии (инвентаризация)

Где открыть журнал ревизий

Перейдите в раздел Остатки и нажмите Журнал ревизий.

Журнал показывает документы по текущему складу. Перед началом работы проверьте, какой склад выбран в шапке программы: ревизия проводится отдельно для каждого склада.

При открытии журнала отображаются ревизии за последние 7 дней. Чтобы посмотреть более ранние документы, измените период в Фильтре.

На главной странице раздела Остатки также есть виджет Ревизии, ₽. В нём отображается краткая сводка по последним проведённым ревизиям и суммам выявленных расхождений.

Создание новой ревизии

В журнале нажмите Нов. ревизия. Программа предложит выбрать, чем заполнить колонку Факт — количеством товара, которое вы обнаружили при пересчёте.

• Учётными остатками — в колонку «Факт» автоматически подставятся текущие остатки из программы. Этот вариант удобен, если вы пересчитываете не весь ассортимент, а только отдельные товары. Вам останется изменить количество в тех строках, которые действительно пересчитали.
• Нулями — все фактические количества будут изначально равны нулю. Вы будете вводить результаты пересчёта самостоятельно. Этот вариант подходит, если планируете последовательно пересчитать весь ассортимент.

После выбора откроется карточка ревизии. В ней будет представлен весь ассортимент склада с учётными остатками. Если товара на складе нет, его учётное количество будет равно нулю.

Карточка ревизии

В карточке выполняется основной пересчёт. Здесь можно сравнить данные программы с фактическим количеством товаров, исправить расхождения и подготовить документ к проведению.

Подробное описание полей и команд карточки приведено в отдельной справке: Документ ревизии.

• Учёт — количество товара по данным программы на момент создания ревизии. Это значение нельзя редактировать.
• Факт — количество, которое вы получили при реальном пересчёте. Внесите обнаруженное количество и нажмите Сохранить внизу карточки. Сохраняются как изменения в строках, так и данные документа.
• Дерево групп слева — позволяет отфильтровать список товаров по товарным группам.
• Добавить — включить товар в список ревизии.
• Удалить — убрать строку из ревизии.
• Печать — подготовить документы для работы и проверки результатов. Доступны бланк пересчёта, полный отчёт, отчёт по расхождениям, недостачам или излишкам. Нужный вариант выбирается на странице печати.

Как провести ревизию

Когда пересчёт закончен и фактические количества внесены, нажмите Провести ревизию.

Программа сравнит значения в колонках Учёт и Факт и автоматически оформит обнаруженные расхождения двумя документами:

• Расход — на количество недостающего товара. Недостача возникает, когда по программе товара больше, чем обнаружено при пересчёте.
• Приход — на количество излишков. Излишек возникает, когда фактически товара оказалось больше, чем числится в программе.

Оба документа оформляются на контрагента «Ревизия» и проводятся автоматически.

После проведения остатки склада приводятся в соответствие с фактическими количествами, указанными в ревизии. Если по непересчитанной позиции в программе был отрицательный остаток, он закрывается приходом до нуля. Для пересчитанных товаров остаток устанавливается по введённому фактическому количеству.

В журнале у проведённой ревизии появятся ссылки на созданные документы расхода и прихода. По ним можно посмотреть, какие именно движения были оформлены по результатам пересчёта.

Отмена проведения

Если после проведения обнаружилась ошибка, ревизию можно распровести. Она снова станет черновиком, а созданные при проведении документы расхода и прихода будут удалены.

После исправления данных ревизию можно провести повторно. Программа создаст новые документы на основании актуальных строк ревизии.

Пересчёт с помощью ТСД

Для большого склада удобно использовать терминал сбора данных (ТСД). Сотрудники могут сканировать товары и вводить фактическое количество непосредственно на терминале. Каждое сохранённое значение сразу попадает в общую ревизию.

С одной ревизией могут одновременно работать несколько ТСД. Например, сотрудники могут пересчитывать разные зоны склада, а результаты будут собираться в одном документе.

Пока идёт подсчёт на ТСД, карточка ревизии в основной программе доступна только для просмотра. В журнале у такого документа отображается пометка ТСД, а в статусе карточки — «Подсчёт на ТСД». Редактировать данные и проводить ревизию в этот момент нельзя.

Когда работа на терминалах прекращена, блокировка снимается автоматически, если в течение 10 минут не было активности. Открытие документа, сканирование товара и сохранение строки продлевают это время.

Чтобы проверить, завершился ли подсчёт и можно ли продолжить работу в основной программе, нажмите Обновить над таблицей строк ревизии.

Обратите внимание: провести ревизию можно только в основной программе. На ТСД выполняется пересчёт и сохранение фактических количеств, но не проведение документа.

Подробнее о работе с терминалом: Справка по ТСД.