Запись клиентов

Как открыть отчёт

Перейдите в раздел «Аналитика» и нажмите кнопку «Запись клиентов».

Откроется вкладка «Аналитика записи клиентов» с выбором периода, общей сводкой и таблицей по рабочим центрам.

Отчёт предназначен для предприятий, которые используют систему записи клиентов: шиномонтажных мастерских, автомоек, салонов красоты, сервисных центров и других организаций, работающих по предварительной записи.

Например, владелец шиномонтажной мастерской может посмотреть, сколько автомобилей обслужил каждый пост, сколько клиентов не приехало и какую выручку принесли выполненные работы.

Кнопка «?» в углу вкладки открывает подробную справку по аналитике записи.

Выбор периода

В верхней части вкладки расположены два поля с датами и кнопка формирования отчёта.

Период с

Дата начала периода, за который необходимо получить статистику записей.

При первом открытии, если дата ещё не задана, программа устанавливает начало периода за 29 дней до сегодняшнего дня.

По

Дата окончания периода.

Если поле не заполнено, по умолчанию устанавливается сегодняшняя дата.

Таким образом, при первоначальном открытии отчёт предлагает период в 30 календарных дней, включая сегодняшний.

Показать

Нажмите «Показать», чтобы сформировать отчёт за выбранные даты.

Программа рассчитает общие показатели и выведет результаты по каждому рабочему центру.

После изменения дат нажмите кнопку повторно.

Общая сводка

Над таблицей расположены показатели, позволяющие быстро оценить результаты работы за выбранный период.

Записей

Общее количество записанных визитов за период.

Например, если за месяц было создано 150 записей клиентов, показатель составит 150.

Готово

Количество визитов со статусом «Готово».

Это записи, для которых работа с клиентом отмечена как выполненная.

Не явился

Количество записей, по которым клиент не пришёл в назначенное время.

Показатель помогает оценить, сколько времени в расписании было зарезервировано под несостоявшиеся визиты.

Отмена

Количество отменённых записей.

Отменённые визиты учитываются отдельно от тех, по которым клиент не явился.

Выполнение

Доля выполненных записей среди всех записей за вычетом отменённых.

Формула:

Выполнение = Готово / (Записей − Отмена) × 100%

Например, за месяц было 100 записей:

• 75 визитов завершены;
• 10 записей отменены;
• 15 клиентов не пришли.

Процент выполнения составит:

75 / (100 − 10) × 100% = 83,3%.

Отменённые записи исключаются из знаменателя, поскольку по ним уже не ожидалось выполнение услуги.

Если за период есть записи, которые ещё ожидают выполнения, они также входят в общее количество записей и могут влиять на текущий процент выполнения.

Выручка

Общая выручка в рублях по проведённым расходным накладным с указанным рабочим центром.

Например, если по рабочему центру проведены расходные накладные на услуги и товары общей стоимостью 120 000 рублей, эта сумма учитывается в выручке отчёта.

Сам факт завершения записи ещё не увеличивает выручку. Для финансового учёта необходима проведённая расходная накладная.

Доход

Доход по тем же проведённым расходным накладным, которые участвуют в расчёте выручки.

Показатель позволяет оценить финансовый результат работы с учётом себестоимости реализованных товаров и услуг, отражённой в учёте.

Это не обязательно чистая прибыль предприятия: общие расходы на аренду, зарплату и другие затраты могут учитываться отдельно.

Важно: показатели выручки и дохода рассчитываются по расходным накладным, а не по количеству завершённых записей. Поэтому они не обязаны изменяться одновременно со статусами визитов.

Результаты по рабочим центрам

Под общей сводкой расположена таблица с результатами каждого рабочего центра.

Рабочий центр — это мастер, пост обслуживания или другое место выполнения работ, предусмотренное настройками системы записи.

Например, в шиномонтажной мастерской рабочими центрами могут быть отдельные посты, а в салоне красоты — мастера.

Рабочий центр

Наименование рабочего центра.

Если название недоступно, программа отображает его идентификатор в виде «РЦ #123», где 123 — номер рабочего центра.

Записей

Общее количество записей, относящихся к данному рабочему центру за выбранный период.

Готово

Количество завершённых визитов со статусом «Готово».

Не явился

Количество записей, по которым клиент не пришёл.

Отмена

Количество отменённых записей.

Выполнение

Процент выполненных записей конкретного рабочего центра.

Рассчитывается по той же формуле, что и в общей сводке:

Готово / (Записей − Отмена) × 100%

Это позволяет сравнивать выполнение записей между рабочими центрами, даже если количество визитов у них различается.

Выручка, ₽

Выручка по проведённым расходным накладным, в которых указан данный рабочий центр.

В показатель входят все подходящие расходные накладные рабочего центра, а не только документы, созданные непосредственно из записей клиентов.

Доход, ₽

Доход по проведённым расходным накладным рабочего центра.

Позволяет сравнить финансовые результаты разных мастеров или постов.

Из записей, ₽

Часть выручки, полученная по расходным накладным, созданным непосредственно из визитов клиентов.

К таким документам относятся расходные накладные, созданные из карточки записи через команды «Выполнить», «Расходная» или через планшетный интерфейс.

Например, по рабочему центру за месяц оформлены расходные накладные на 200 000 рублей. Из них на 150 000 рублей документы были созданы непосредственно из записей клиентов.

В отчёте будет показано:

• Выручка — 200 000 ₽;
• Из записей — 150 000 ₽.

Разница означает, что часть выручки рабочего центра оформлена другими расходными накладными, не созданными непосредственно из визитов.

Если данных нет

Если за выбранный период подходящих данных не найдено, таблица покажет сообщение:

«Нет данных за период.»

Если при получении данных произошла ошибка, соответствующее сообщение появится под таблицей.

Как рассчитываются выручка и доход

Финансовые показатели отчёта основаны на расходных накладных Меркурия.

Чтобы документ участвовал в расчёте, должны выполняться два условия:

1. Расходная накладная проведена.
2. В накладной указан рабочий центр.

Если хотя бы одно условие не выполнено, документ не попадёт в финансовые показатели отчёта.

Завершённая запись без расходной

Предположим, мастер выполнил работу и запись получила статус «Готово», но расходная накладная не была оформлена.

В таком случае:

• количество завершённых записей увеличится;
• выручка и доход не изменятся.

Это позволяет отделять факт выполнения визита от его отражения в товарном и финансовом учёте.

Расходная накладная без связи с записью

Если проведена расходная накладная с указанным рабочим центром, но она создана не из записи клиента, её сумма учитывается в общей выручке этого рабочего центра.

При этом она не входит в колонку «Из записей, ₽».

Таким образом, отчёт показывает два разных финансовых среза:

• Вся выручка рабочего центра — по проведённым расходным накладным с его указанием.
• Выручка из записей — только по расходным накладным, созданным непосредственно из визитов.

Показатели на главной странице записи

На главной странице CRM → Запись расположены виджеты с результатами за сегодняшний день.

Они используют ту же логику расчёта показателей, но ограничиваются текущим днём.

В разделе аналитики можно выбрать более продолжительный период и сравнить результаты рабочих центров.

Как использовать отчёт

Контроль выполнения записей

Посмотрите количество записей, завершённых визитов и неявок.

Если доля выполнения снижается, можно проверить, связано ли это с увеличением числа клиентов, которые не приходят в назначенное время.

Сравнение мастеров и постов

Таблица позволяет сравнить загрузку рабочих центров и их финансовые результаты.

Например, один мастер может выполнять больше записей, а другой — приносить большую выручку за счёт более дорогих услуг.

При сравнении следует учитывать продолжительность работ, графики сотрудников и различия между услугами.

Проверка оформления выполненных работ

Если количество завершённых визитов растёт, а выручка остаётся неизменной, стоит проверить, оформляются ли расходные накладные и указывается ли в них рабочий центр.

Оценка продаж через систему записи

Сравните колонки «Выручка, ₽» и «Из записей, ₽».

Так можно увидеть, какая часть выручки рабочего центра оформлена непосредственно из записанных визитов, а какая — через другие расходные документы.

Главная задача отчёта «Запись клиентов» — объединить статистику посещений и финансовые результаты, чтобы оценивать работу системы записи и отдельных рабочих центров.