Карточка заявки покупателя

Где открыть

• Из журнала заявок покупателей: кнопкой «Нов. заявка» можно создать новую заявку, кнопкой «Изменить» — открыть выделенную, двойным щелчком по строке — открыть нужную карточку.
• «?» в углу карточки — открыть эту справочную страницу.

Если вы принимаете заказ от покупателя самостоятельно, создайте новую заявку и заполните её поля. Если заказ поступил из интернет-витрины или бота, программа создаст заявку с переданными данными. В таком случае часть информации уже будет заполнена — её останется проверить и при необходимости дополнить.

Шапка заявки

В верхней части карточки находятся основные сведения о заказе. Они помогают определить, кто сделал заказ, к какому складу он относится и когда покупатель ожидает получить товары.

• Заголовок «Заявка покупателя» — название открытого документа.
• Склад — текущий склад, к которому относится заявка. Это важно, поскольку заказ в дальнейшем может быть оформлен как расход именно с выбранного склада.
• Дата — дата создания заявки. По ней можно искать заказ в журнале и определять, когда он поступил.
• Покупатель — контрагент, на которого оформляется заявка. Начните вводить название и выберите нужную запись из справочника. Если покупателя ещё нет в справочнике, значок «!» указывает на возможность создать нового. Кнопка открытия карточки контрагента позволяет перейти к его данным.
• Дата доставки — дата, на которую запланирована доставка заказа. Если покупатель договорился получить товары в определённый день, укажите здесь эту дату.
• Интервал — временной интервал доставки, или слот. Для заказов из интернет-витрины он поступает из заказа и отображается для просмотра.
• Статус — текущее состояние заявки. Это информационное поле: здесь отображается, например, черновик, состояние «в расходе», закрытая заявка и другие предусмотренные программой состояния. По статусу можно быстро понять, на каком этапе находится заказ.
• Прогресс MES — появляется, если заказ связан с производством. В блоке отображаются текстовое описание текущего состояния и полоса прогресса. Это позволяет следить за выполнением производственного заказа, не переходя сразу в MES.

Не все поля обязательно заполнять для каждой заявки. Например, если покупатель забирает товар самостоятельно, дата доставки и интервал могут не понадобиться. Если заказ поступил из интернет-витрины, сведения о клиенте и доставке могут быть уже заполнены автоматически.

Вкладки карточки

Информация о заказе разделена на несколько вкладок. Это позволяет не смешивать товарные позиции, дополнительные пожелания покупателя, сведения интернет-заказа и прикреплённые документы.

• Строки — список товаров, которые заказал покупатель. Здесь указываются наименования, количество и цены. Это основной состав заказа, который затем можно перенести в расходную накладную.
• Описание — свободный текст с дополнительными подробностями. Например, здесь можно записать пожелания покупателя, особенности комплектации, требования к материалам или другую информацию, которая не помещается в обычные поля.
• Интернет-заказ — дополнительные сведения о заказе, поступившем из интернет-витрины или бота. Здесь доступны данные клиента, доставки, оплаты и переписка с покупателем.
• Файлы — вложения к заявке: фотографии, документы и другие файлы, которые могут понадобиться при обработке заказа.

Вкладка «Строки»

На этой вкладке находится перечень товаров, которые покупатель хочет приобрести. Каждая строка — отдельная товарная позиция с количеством и ценой. Например, если покупатель заказал три разных товара, в таблице будет три строки.

Кнопки над таблицей

• Добавить — добавить новую товарную позицию. Откроется панель, в которой нужно выбрать товар и указать количество и цену.
• Изменить — изменить выделенную строку. Используйте эту кнопку, если нужно исправить количество, цену или другую информацию о товаре.
• Удалить — удалить выделенную товарную позицию из заявки.
• Обновить — обновить список строк.

Добавление и редактирование товара

При добавлении или изменении строки открывается панель с полями товарной позиции.

• Товар — выберите товар из справочника. Можно искать его по названию или использовать штрихкод. Значок «!» показывает, что введённого товара ещё нет в справочнике и его может потребоваться создать.
• Остаток — рядом с товаром может отображаться информация о его наличии на текущем складе. Это помогает понять, есть ли заказанное количество в наличии.
• Показать товар на остатках — позволяет посмотреть товар в списке складских остатков. Это удобно, когда нужно проверить наличие перед подтверждением заказа.
• Кол-во — количество товара, которое заказал покупатель. Указывайте его в единицах измерения, используемых для выбранного товара.
• Цена — цена одной единицы товара для данного заказа.
• Сумма — общая стоимость строки. Рассчитывается автоматически как количество, умноженное на цену.
• Сохранить строку — сохранить введённую товарную позицию в заявке. После сохранения строка появится в таблице.
• Готово — завершить работу с панелью добавления или редактирования.

Например, покупатель заказал 5 единиц товара по цене 800 рублей. Количество будет равно 5, цена — 800 рублей, а сумма строки составит 4 000 рублей.

Таблица товаров

• № — порядковый номер строки.
• Товар — наименование заказанной позиции.
• Ед. — единица измерения товара.
• Кол-во — заказанное количество.
• Цена — цена за одну единицу.
• Сумма — стоимость всей строки.

В строке «Итого» отображается общий итог по товарным позициям заявки. По нему можно оценить стоимость заказа целиком.

Перед созданием расхода проверьте, что в таблице присутствуют все заказанные товары, а количество и цены указаны правильно. Именно эти товарные строки будут использованы при формировании расходной накладной.

Вкладка «Описание»

В поле «Детальное описание заказа» можно записать любую дополнительную информацию, которая важна для выполнения заказа, но не относится непосредственно к наименованию, количеству или цене товара.

Например, здесь можно указать:

• нужный размер, цвет или другие характеристики товара;
• требования к материалам и комплектации;
• особые пожелания покупателя;
• сроки и условия выполнения заказа;
• дополнительные инструкции для сотрудников, которые будут собирать или готовить заказ.

Это обычное текстовое поле, поэтому содержание можно записать в свободной форме. Используйте его для подробностей, которые важно не потерять при передаче заказа между сотрудниками.

Описание сохраняется кнопкой «Сохранить» в нижней части карточки. При выполнении команды «Провести в расход» текст длиной до 200 символов переносится в поле комментария расходной накладной. Поэтому наиболее важную информацию, которую нужно видеть непосредственно в расходном документе, лучше размещать в начале описания.

Вкладка «Интернет-заказ»

Эта вкладка предназначена для заявок, которые поступили из интернет-витрины или бота. Здесь собраны сведения, переданные покупателем при оформлении заказа, информация об оплате и доставке, а также инструменты для общения с клиентом.

Для обычной заявки, созданной вручную, эта вкладка может быть недоступна или не содержать данных интернет-заказа.

Подробности о логике оплаты и статусах приведены в разделе «Оплата и статусы заказа».

Источник заказа и данные покупателя

• Бейдж мессенджера — показывает, через какой мессенджер поступил заказ, например Telegram или MAX. Отображается, если заказ создан через бота.
• № заказа на витрине — номер заказа в интернет-витрине. Он помогает сопоставить заявку в ERP с заказом на сайте.
• Имя клиента — имя, которое покупатель указал при оформлении заказа.
• Телефон — номер телефона, переданный вместе с заказом. Он может понадобиться для уточнения деталей или связи с покупателем.

Эти сведения поступают из источника заказа и предназначены для просмотра.

Доставка

• Адрес доставки — адрес, который покупатель указал при оформлении заказа.
• Самовывоз — флажок, показывающий, выбрал ли покупатель самостоятельное получение товара. Поле недоступно для редактирования, поскольку значение поступает из заказа.
• Дата доставки (слот) — дата доставки, выбранная покупателем.
• Интервал доставки — выбранный временной промежуток, в который покупатель ожидает доставку.
• Город — город доставки.
• Район — район, указанный для доставки.
• Стоимость курьера (Яндекс), ₽ — стоимость курьерской доставки, если она рассчитана и передана заказом.
• Широта и Долгота — географические координаты адреса. В отличие от остальных сведений о доставке, эти значения можно редактировать. Это может понадобиться, если требуется уточнить точку, куда должен приехать курьер.

Статус заказа на витрине

Статус на витрине — состояние заказа, которое отображается покупателю на стороне интернет-витрины. Выберите нужное значение в списке и нажмите «Сохранить статус», чтобы сохранить изменение.

Не путайте статус на витрине с внутренним состоянием заявки в ERP: это связанные, но разные сведения. Внутренний статус показывает состояние обработки документа в программе, а статус на витрине предназначен для отображения состояния заказа покупателю.

Оплата и бонусы

• Отправить ссылку на оплату — отправить покупателю ссылку, по которой он сможет оплатить заказ. Подробнее — отправка ссылки на оплату.
• Вернуть оплату — команда для возврата оплаты по заказу.
• Начислить бонусы — операция начисления бонусов покупателю. Подробнее — начисление бонусов.
• Оплачено — флажок, отображающий состояние оплаты заказа.

Рядом с элементами оплаты и бонусов могут отображаться дополнительные подсказки. Они помогают понять текущее состояние операции и доступные действия.

Переписка с покупателем

Если заказ связан с ботом, в карточке доступен блок «Переписка с покупателем». Он позволяет просматривать сообщения и отвечать клиенту, не переключаясь в отдельный мессенджер.

• Лента сообщений — история переписки с покупателем. Здесь можно посмотреть, что клиент писал ранее и какие ответы ему отправлялись.
• Ответ покупателю — поле для ввода текста сообщения. Напишите ответ или уточняющий вопрос.
• Прикрепить фото — добавить изображение к сообщению. Поддерживаются JPEG, PNG и WebP.
• Превью и имя файла — после выбора изображения можно проверить, какой файл будет отправлен.
• Убрать фото — удалить выбранное изображение из сообщения до отправки.
• Отправить в бот — отправить подготовленный ответ покупателю через связанного бота.

Например, если нужно уточнить у клиента цвет или комплектацию товара, можно написать вопрос в поле ответа и отправить его прямо из карточки заявки. Ответ покупателя появится в переписке, и сотрудник сможет продолжить обработку заказа.

Вкладка «Файлы»

К заявке можно прикреплять изображения и документы, которые относятся к заказу. Это удобно, когда покупатель прислал фотографию нужного изделия, техническое задание, образец или другой материал, необходимый для выполнения заказа.

Поддерживаются следующие форматы: JPEG, PNG, WebP, GIF и PDF. Размер одного файла — до 10 МБ.

• Добавить файл — открыть выбор файлов на компьютере. Можно выбрать несколько файлов за один раз.
• Сетка превью — показывает прикреплённые файлы. Для изображений отображается предварительный просмотр, чтобы можно было быстро понять, что именно приложено к заявке.
• Нет вложений — сообщение, которое отображается, если к заявке пока ничего не прикреплено.

Перед добавлением проверьте, что выбран правильный файл и его размер не превышает установленное ограничение. Прикреплённые материалы помогут сотрудникам правильно понять заказ и выполнить его без дополнительных уточнений.

Кнопки внизу карточки

В нижней части карточки находятся команды для сохранения заявки, печати, создания расхода и передачи заказа в производство.

• Статус слева — показывает текущее состояние заявки. По нему можно понять, сохранён ли документ, связан ли он с расходом или закрыт.
• Печать — подготовить печатную форму заявки. Её можно использовать, например, чтобы передать заказ сотруднику или распечатать сведения для работы.
• Провести в расход — создать на основании заявки черновик расходной накладной. В новый документ переносятся товарные строки заявки. После создания проверьте расходную накладную и проведите её, когда отгрузка готова.
• Закрыть — отметить заявку как закрытую. Закрытые заявки по умолчанию скрыты в журнале и не попадают в напоминания ИИ-ассистента о новых заказах интернет-витрины.
• Открыть снова — вернуть закрытую заявку в работу, если её обработку необходимо продолжить.
• В производство (MES) — передать заказ в MES для производственной обработки. Если заказ требует изготовления или подготовки продукции, это позволяет организовать дальнейшую работу через производственный контур. Подробнее — раздел MES.
• Открыть MES — перейти к связанному производственному заказу, если он уже создан.
• Открыть расход — открыть расходную накладную, которая уже связана с этой заявкой.
• Сохранить — сохранить изменения в заявке. Используйте эту кнопку после добавления товаров, изменения данных покупателя или заполнения описания.
• Выход — закрыть карточку.

Как создать расход по заявке

Когда заказ готов к отгрузке, нажмите «Провести в расход». Программа создаст расходную накладную на основании заявки и перенесёт в неё товарные строки. Это избавляет от необходимости повторно искать товары и вручную вводить заказанное количество.

Созданная накладная сначала является черновиком. Само создание расхода по заявке ещё не означает списание товаров со склада. Чтобы изменить складской остаток, нужно открыть расходную накладную, проверить её и нажать «Провести».

После создания связанного расхода можно использовать кнопку «Открыть расход», чтобы перейти к документу. Если расход уже создан, ориентируйтесь на его состояние и не создавайте повторный документ без необходимости.

Передача заказа в производство

Если заказ требует изготовления или производственной обработки, вместо обычной подготовки к отгрузке можно использовать команду «В производство (MES)». Она создаёт связь с производственным процессом. Когда MES-заказ уже существует, кнопка «Открыть MES» позволяет перейти к нему.

Вопрос автоматической отгрузки относится к настройке и логике взаимодействия с MES. Подробное описание производственного процесса приведено в разделе «MES».