Заявки покупателей

Для чего нужны заявки

Заявки покупателей помогают учитывать заказы, которые нужно выполнить. Это промежуточный этап между получением заказа и оформлением отгрузки.

Заявки могут появляться несколькими способами:

• Вручную. Сотрудник принимает заказ от покупателя по телефону, электронной почте или непосредственно в магазине и самостоятельно заносит его в программу.
• Из интернет-витрины. Покупатель выбирает товары на сайте и оформляет заказ. Заявка поступает в программу автоматически.
• Из ботов. Заказ может поступить через подключённого бота, например из мессенджера.
• Из Excel. Если заказы уже собраны в таблице, их можно загрузить с помощью функции «Импорт Excel».

Все такие заказы попадают в общий журнал. Неважно, откуда пришла заявка: сотрудник может открыть её, посмотреть состав заказа, проверить покупателя и затем оформить расход.

Важно различать заявку и расход. Заявка сама по себе не списывает товары со склада. Она только фиксирует, что покупатель заказал определённые товары. Складской остаток изменится после проведения документа расхода.

Как работать с заявкой

Обычная последовательность работы выглядит так:

1. Получите заявку. Она может быть создана сотрудником вручную или поступить автоматически из интернет-витрины либо бота.
2. Откройте заявку. Проверьте покупателя, товары, количество, цены и дату доставки, если она указана.
3. Подготовьте заказ. При необходимости уточните информацию и организуйте сборку или подготовку товаров.
4. Создайте расход. На основании заявки сформируйте документ расхода. В нём будут использованы данные заказа, поэтому не придётся заново добавлять каждую товарную позицию.
5. Проведите расход. После проведения документа товары будут списаны с выбранного склада.

Создание расхода и выполнение заказа — не одно и то же. В журнале отдельно отображается, создан ли расход по заявке и выполнен ли сам заказ. Это позволяет видеть, какие заказы ещё ожидают обработки, а какие уже оформлены и выданы или доставлены.

Если заказ поступил через интернет-витрину или бота, он также может иметь информацию об оплате и имени клиента, указанном при оформлении. Эти сведения отображаются в журнале, если они переданы источником заказа.

Где открыть

• Расходы → Заявки покупателей — открыть общий журнал заказов.
• «Нов. заявка» — создать заявку вручную.
• «?» в углу вкладки — открыть эту справочную страницу.
• Двойной щелчок по строке или кнопка «Изменить» — открыть карточку выбранной заявки.

Подробнее о карточке: Карточка заявки покупателя.

Шапка вкладки

• Заголовок «Заявки покупателей» — название открытого журнала.
• Склад — текущий склад, с которым вы работаете. Заявки в этом журнале относятся к выбранному складу.
• Фильтр по клиенту лояльности — дополнительная строка, которая появляется, если журнал открыт из CRM или раздела лояльности. В этом случае список ограничивается заявками соответствующего клиента.
• Период — при обычном открытии журнала показываются заявки за последние 7 дней. Если нужна более ранняя заявка, укажите период в фильтре.

Панель инструментов

В верхней части журнала находятся кнопки для создания и обработки заявок.

• Колонки — позволяет выбрать, какие столбцы показывать в таблице. Если вам не нужны некоторые сведения, их можно скрыть, чтобы список было удобнее просматривать.
• Нов. заявка — создаёт новую заявку покупателя. Используйте эту кнопку, если заказ приняли самостоятельно, например по телефону или при личном обращении клиента.
• Изменить — открывает карточку выделенной заявки. Здесь можно посмотреть и изменить сведения о покупателе, заказе и товарах.
• Удалить — удаляет выделенную заявку в соответствии с правилами программы. Перед удалением убедитесь, что выбрана именно та заявка, которая больше не нужна.
• Импорт Excel — позволяет загрузить заявки из файла Excel. Подробности приведены в разделе «Импорт Excel».
• Фильтр — показывает или скрывает панель условий отбора. С её помощью можно найти заявки за нужный период, по конкретному покупателю или по состоянию обработки.
• Обновить — заново загружает список заявок с сервера. Используйте эту кнопку, если ожидаете новые заказы или хотите увидеть изменения, внесённые другими сотрудниками.
• Действия — меню операций с несколькими отмеченными заявками. Сейчас доступна команда «Сумма отмеченных».
• Счётчик отмеченных — показывает, сколько строк отмечено для групповой операции.
• Поиск: покупатель, №… — быстрый поиск по покупателю или номеру заявки. Введите часть имени, названия или номера и нажмите значок лупы.

Фильтр

Фильтр помогает быстро найти нужные заказы, когда в журнале накопилось много заявок. Можно задать сразу несколько условий и получить список, соответствующий всем выбранным параметрам.

• Дата с / Дата по — ограничивает список заявками, созданными в указанном периоде. Например, если нужно проверить заказы за прошлый месяц, задайте его начало и конец.
• Покупатель — позволяет показать заявки всех покупателей или выбрать одного конкретного контрагента. Удобно, если нужно посмотреть историю заказов определённого клиента.
• В расходе — отбор по наличию документа расхода:
  • Все — показывать заявки независимо от того, оформлен по ним расход или нет.
  • Проведённые в расход — показывать заявки, по которым расход уже создан и проведён.
  • Без расхода — показывать заявки, по которым расход ещё не оформлен.
• Выполнение — отбор по состоянию выполнения заказа:
  • Все — показывать как выполненные, так и невыполненные заявки.
  • Выполненные — заказы, которые отмечены как выданные через KDS или как «Доставлен» на интернет-витрине.
  • Не выполненные — заказы, которые ещё не отмечены выполненными.
• Показывать закрытые — включает в список закрытые заявки. По умолчанию они скрыты. Если включить этот параметр, закрытые заявки также появятся в таблице, но будут визуально затенены.

Применить — применяет заданные условия и обновляет список.

Сбросить — сбрасывает условия фильтра, чтобы вернуться к обычному просмотру заявок.

Что означает закрытая заявка? Закрытие используется для заказов, дальнейшая обработка которых завершена. Заявку можно закрыть в её карточке или она может закрыться автоматически после обработки через KDS/MES. Закрытые заявки не включаются в напоминания ИИ-ассистента о новых заказах из интернет-витрины. Поэтому закрытие помогает отделить актуальные заказы, требующие внимания, от уже завершённых.

Колонки таблицы

Каждая строка таблицы соответствует одной заявке. По столбцам можно быстро понять, кто сделал заказ, на какую дату он запланирован, оплачен ли он и оформлен ли расход.

• ✓ — отметка строки для групповых действий. Отметьте несколько заявок, чтобы выполнить доступную операцию сразу для всех.
• № — внутренний номер заявки в программе. По нему удобно находить конкретный заказ.
• Дата — дата создания заявки.
• Дата доставки — дата, на которую запланирована доставка заказа, если она указана.
• Покупатель — контрагент, связанный с заявкой в программе. Это покупатель из справочника контрагентов ERP.
• Клиент (интернет) — имя, которое клиент указал при оформлении заказа через интернет-витрину или бота. Оно может отличаться от названия контрагента в справочнике.
• Сумма — общая сумма заявки.
• Оплата — состояние оплаты интернет-заказа. Эта колонка полезна для контроля заказов, поступивших из интернет-витрины.
• Выполнен — показывает, завершена ли выдача или доставка заказа. Галочка означает, что заказ выдан или доставлен; крестик — что он ещё не отмечен выполненным.
• В расходе — показывает, оформлен ли по заявке документ расхода. По этому столбцу можно быстро найти заказы, для которых ещё нужно подготовить отгрузку.

Под таблицей находятся элементы перехода между страницами списка. Если заявок много, используйте их, чтобы просматривать следующие или предыдущие записи.

Таблица и клавиши

Для работы с заявками можно пользоваться мышью или клавиатурой.

• Один щелчок по строке — выделяет заявку. После этого её можно открыть кнопкой «Изменить» или выполнить доступное действие.
• Двойной щелчок — открывает карточку заявки.
• ↑ и ↓ — перемещают выделение по строкам таблицы.
• Ins — отмечает текущую строку для группового действия и перемещает выделение вниз.
• Ctrl + щелчок — переключает отметку отдельной строки, не снимая отметки с остальных.
• + — отмечает все строки списка.
• − — снимает отметки со всех строк.
• Щелчок по ✓ в заголовке таблицы — также позволяет отметить все строки или снять отметки.

Выделение и отметка — разные вещи. Выделенная строка — это заявка, с которой вы сейчас работаете. Отмеченные строки — набор заявок для групповой операции через меню «Действия». Например, можно выделить одну заявку для просмотра, а несколько других оставить отмеченными.

Импорт Excel

Если заказы уже находятся в таблице Excel, их не обязательно заносить в программу по одному. Используйте кнопку «Импорт Excel», чтобы загрузить данные из файла и создать заявки автоматически.

Поддерживается файл формата .xlsx размером до 25 МБ. Если в файле несколько товарных строк относятся к одному заказу, программа может объединить их в одну заявку. Для этого должны совпадать покупатель, даты и ключ заявки.

Шаг 1. Выбор файла

• Файл — нажмите «Выбрать файл» и укажите Excel-файл на компьютере. После выбора будет показано его имя.

Перед загрузкой проверьте, что в таблице есть сведения о покупателях и заказанных товарах, а количество указано для каждой товарной строки.

Шаг 2. Настройка импорта

После выбора файла программа прочитает его содержимое. На следующем шаге нужно указать, где находятся данные и в какие поля заявки их записывать.

• Лист — выберите лист Excel, из которого нужно загрузить данные. Если в книге несколько листов, проверьте, что выбран именно тот, где находятся заказы.
• Строка заголовков — укажите строку, в которой расположены названия столбцов. Это помогает программе правильно показать содержимое файла и сопоставить его с полями заявки.
• Группа для новых покупателей — выберите группу справочника контрагентов, в которую будут помещаться покупатели, если программа создаст их в процессе импорта.
• Создавать покупателей — если флажок установлен, программа сможет создать нового покупателя, когда не найдёт подходящего контрагента. Если флажок снять, новые записи создаваться не будут. В таком случае важно, чтобы покупатели из файла уже были заведены в справочнике.

Сопоставление столбцов

В таблице «Столбцы в файле» отображаются столбцы исходного Excel-файла. В блоке «Куда писать данные» для каждого поля заявки нужно выбрать соответствующий столбец файла.

Например, если в Excel столбец называется «Наименование клиента», сопоставьте его с полем «Покупатель». Если товары записаны в столбце «Артикул» или «Наименование», выберите подходящее поле для передачи этой информации.

Основные поля для сопоставления:

• Покупатель — обязателен. По этому значению программа определяет, кому принадлежит заказ.
• Дата — дата заявки. Если в файле есть такая информация, сопоставьте её с этим полем.
• Дата доставки — планируемая дата доставки заказа, если она присутствует в таблице.
• Ключ заявки — значение, по которому программа определяет, какие товарные строки относятся к одному заказу. Если в Excel один заказ занимает несколько строк, используйте общий ключ для этих строк.
• Товар — наименование товара. Можно использовать его для определения товарной позиции.
• Штрихкод — альтернативный способ указать товар. Нужно сопоставить хотя бы одно из двух полей: «Товар» или «Штрихкод».
• Количество — обязательно. Укажите столбец, в котором записано заказанное количество товара.
• Цена — цена товара, если она есть в исходной таблице.

Проверка перед импортом

Перед загрузкой программа показывает предварительный просмотр первых строк файла. Внимательно проверьте, правильно ли распознаны покупатели, товары, количества и другие данные.

Особенно важно проверить сопоставление столбцов: если перепутать покупателя, товар или количество, в заявках окажутся неверные сведения.

• Импортировать — запускает загрузку данных и создание заявок.
• Закрыть — закрывает окно импорта.
• Индикатор прогресса — показывает ход выполнения загрузки.

После завершения импорта обновите журнал и проверьте созданные заявки. При необходимости откройте их карточки и уточните данные. Когда заказ будет готов к отгрузке, создайте на его основании документ расхода.

Связанные разделы

• Карточка заявки покупателя — создание и редактирование заявки, работа с её товарами.
• Журнал расходов — просмотр документов расхода, созданных по заявкам.
• Документ расхода — оформление отгрузки и списание товаров со склада.