Журнал расходов

Где открыть журнал

Откройте раздел «Расходы» на главной панели программы и выберите «Журнал расходов».

Журнал открывается для того склада, который сейчас выбран в верхней части программы. Если в программе несколько складов, перед началом работы проверьте, что выбран нужный: расходные документы относятся к конкретному складу.

Чтобы открыть эту справочную страницу непосредственно из программы, нажмите кнопку «?» в углу вкладки журнала.

Склад и период отображения

• Заголовок «Журнал расходов» — название открытого списка документов.
• Склад: — склад, по которому отображаются расходные накладные. Это информационное поле: изменить склад непосредственно в журнале нельзя. Чтобы работать с другим складом, выберите его в верхней части программы.
• Период: — по умолчанию журнал показывает документы за последние 7 дней. Это сделано для того, чтобы список не загружался целиком за всё время работы.

Если вам нужна накладная, оформленная раньше, измените период в фильтре. Черновики — документы, которые ещё не проведены, — обычно отображаются независимо от выбранного периода. Поэтому незавершённая накладная не должна пропасть из журнала только из-за того, что её создали давно.

Кнопки управления журналом

Над таблицей находится панель кнопок. С её помощью можно создавать документы, открывать существующие, проводить их, печатать и управлять списком.

• Колонки — настройка отображения таблицы. Если вам не нужны некоторые сведения, например дата внешней накладной или доход, соответствующую колонку можно скрыть. Настройки сохраняются в браузере и применяются при следующем открытии журнала. Колонки «✓» и «№» остаются видимыми всегда.
• Нов. расход — создание новой расходной накладной. Программа откроет пустой документ-черновик для текущего склада. В него можно внести контрагента, товары, количество и цены. Пока документ не проведён, он не считается завершённой складской операцией.
• Изменить — открытие карточки выбранной накладной. Сначала выделите нужную строку в таблице. Если документ ещё не проведён, его можно отредактировать.
• Печать — печать выбранной расходной накладной. Кнопка становится доступна после выбора документа.
• Экспорт EDI — выгрузка выбранного документа в формате УПД XML 5.03 для электронного документооборота. Используйте эту команду, когда требуется передать документ через систему EDI.
• Провести — проведение выбранной накладной, если она ещё является черновиком. После проведения документ учитывается как состоявшаяся операция, а количество товара на складе изменяется в соответствии с его строками.
• Удалить — удаление выбранной накладной. Удалить можно только непроведённый документ. Если накладная уже проведена, сначала необходимо отменить её проведение.
• Фильтр — показать или скрыть панель отбора документов. Фильтр нужен, когда требуется найти накладные за определённый период, по конкретному контрагенту или с определённым состоянием проведения.
• Обновить — повторно загрузить список с сервера. Пригодится, если другой сотрудник создал или изменил документы, а вы хотите увидеть актуальные данные.
• Действия — меню групповых операций. Оно применяется не к одной выделенной строке, а ко всем документам, отмеченным галочками в первом столбце таблицы. Пока ни один документ не отмечен, меню недоступно.
• Счётчик отмеченных — показывает, сколько документов выбрано для групповых операций.
• Поиск — поле с подсказкой «Поиск: контрагент, № накладной…». Введите часть названия контрагента или номер накладной и нажмите кнопку с изображением лупы. Поиск помогает быстро отобрать нужные документы в уже загруженном списке.

Фильтр документов

Если в журнале много накладных, не обязательно просматривать их все подряд. С помощью фильтра можно оставить в списке только документы, которые соответствуют нужным условиям.

Нажмите «Фильтр», чтобы открыть панель с полями отбора.

• Дата расхода с — начальная дата периода. Учитывается дата расхода, указанная в программе для проведения складской операции. Для проведённых документов именно по этой дате определяется попадание в период.
• Дата расхода по — конечная дата периода. Например, если указать период с 1 по 31 октября, журнал покажет проведённые расходы за октябрь.
• Контрагент — позволяет показать документы по всем контрагентам или выбрать одного конкретного. В зависимости от вида операции контрагентом может быть покупатель или склад, на который передаётся товар.
• Проведение — отбор по состоянию документа:
  • Все — показывать и проведённые накладные, и черновики.
  • Проведённые — только документы, которые уже учтены как складские операции.
  • Не проведённые — только черновики, которые ещё не изменили складские остатки.
• Производство — позволяет управлять отображением расходов, связанных с производством. Выберите «Скрыть», чтобы не показывать такие документы в обычном списке, или «Показать», чтобы включить их в журнал. Подробнее о производственных операциях — в разделе «Производство».

После настройки условий нажмите одну из кнопок:

• Применить — загрузить журнал с учётом выбранных условий. Если вы изменили несколько полей, именно эта кнопка применяет их одновременно.
• Сбросить период — вернуть стандартный период отображения — последние 7 дней — и обновить список.

Если нужная накладная не находится, проверьте даты, выбранного контрагента и состояние проведения. Например, старый черновик может не попасть в обычную выборку проведённых документов за период, поэтому при поиске стоит выбрать состояние «Все» или «Не проведённые».

Колонки таблицы

Каждая строка таблицы соответствует одной расходной накладной. Колонки показывают основные сведения о документе, его сумме и состоянии. Ненужные колонки можно скрыть через меню «Колонки».

Нажатие на заголовок колонки сортирует список по соответствующему значению. Повторное нажатие меняет направление сортировки. Это удобно, например, чтобы расположить накладные по датам или найти документы с наибольшей суммой. Для колонки с галочками сортировка не применяется.

• ✓ — отметка для выбора документа в групповых операциях. Нажмите на галочку в строке, чтобы включить или снять отметку. Нажатие на заголовок этой колонки отмечает все отображаемые строки или снимает все отметки.
• № — внутренний номер расходной накладной в программе. Это номер самого документа в учётной системе, а не обязательно номер бумажной накладной.
• Дата — дата расхода в учёте. По ней определяется, к какому дню относится складская операция.
• № накладной — номер внешнего документа, если он указан при оформлении расхода. Например, это может быть номер документа, переданного покупателю.
• Дата накладной — дата внешнего документа. Она может отличаться от даты расхода, по которой операция учитывается в программе.
• Контрагент — покупатель или склад назначения, указанный в расходной накладной. По этому полю можно понять, кому или куда передан товар.
• Сумма — общая сумма расходной накладной.
• Долг — задолженность по накладной. Если покупатель ещё не оплатил всю сумму, здесь может отображаться непогашенный остаток.
• Доход — доход по проведённому документу. Этот показатель помогает оценить финансовый результат операции.
• Проведен — состояние документа. Зелёная галочка ✓ означает, что накладная проведена. Крестик ✕ означает, что документ пока остаётся черновиком.

Под таблицей расположены элементы перехода между страницами списка. Если документов много, они могут отображаться не все сразу. Используйте эти элементы, чтобы перейти к следующим или предыдущим страницам журнала.

Выбор документов и клавиши

В таблице есть два разных способа выбора накладной. Их важно не путать:

• Выделение строки — обычный выбор документа для открытия, изменения или печати. Для этого достаточно один раз щёлкнуть по строке.
• Отметка галочкой — включение документа в группу для массовых операций из меню «Действия». Отметка ставится в первом столбце таблицы.

Чтобы открыть карточку накладной, дважды щёлкните по её строке. Также можно выделить строку одним щелчком и нажать «Изменить» на панели над таблицей.

Если фокус находится в таблице, можно пользоваться клавиатурой:

• ↑ и ↓ — перемещение по строкам вверх и вниз.
• Ins — поставить отметку на текущей строке и перейти к следующей.
• + — отметить все отображаемые строки.
• − — снять все отметки.
• Ctrl + щелчок — переключить отметку только у одной строки, не меняя отметки остальных документов.

Групповые действия

Меню «Действия» предназначено для операций сразу с несколькими накладными. Сначала отметьте нужные документы галочками в первом столбце таблицы. В счётчике рядом с меню можно проверить, сколько документов выбрано.

• Провести отмеченные — провести все отмеченные черновики. Это удобно, когда нужно обработать сразу несколько подготовленных накладных. После проведения товары по этим документам будут списаны с соответствующих складских остатков. Перед запуском проверьте, что среди отмеченных документов нет накладных, которые ещё нужно исправить.
• Отменить проведение отмеченных — отменить проведение выбранных документов. При распроведении складские изменения, внесённые этими накладными, отменяются: списанные количества возвращаются в остатки. Используйте эту команду, если проведённый документ нужно исправить или операция была оформлена ошибочно.
• Сумма отмеченных — открыть окно с общей суммой по выбранным накладным. Эта команда помогает быстро подсчитать итог по группе документов, не открывая каждую накладную отдельно.

Подробное описание полей и работы с отдельным документом находится на странице «Расходная накладная». Общий обзор возможностей раздела — на странице «Расходы».