Расходы

Как устроен раздел

В основе раздела лежит расходная накладная. Она фиксирует, какие товары, в каком количестве и кому передаются. В зависимости от выбранного контрагента и настроек документ может оформлять обычную продажу, перемещение на другой склад или другую операцию выбытия.

У расходной накладной есть два состояния:

• Черновик — не проведённый документ. Его можно создавать, заполнять, проверять и исправлять. Само сохранение черновика не меняет складские остатки.
• Проведённый документ. После проведения товары списываются с текущего склада. Документ участвует в учёте и расчётах с контрагентом.

Кроме самих накладных, в разделе есть инструменты для подготовки будущих отгрузок и повторяющихся операций:

• Заявки покупателей — предварительные заказы. Они могут поступать вручную, из интернет-витрины или через ботов. На основании заявки можно создать расходную накладную.
• Периодические платежи — шаблоны расходных документов. Они позволяют быстро создавать накладные с заранее заполненными контрагентами и товарными строками, например для ежемесячного выставления счетов за обслуживание.
• Действия с отмеченными документами — позволяют выполнять некоторые операции сразу над несколькими расходными накладными.
• ИИ-ассистент — помогает находить документы, получать сводную информацию и подготавливать расходы с помощью текстовых запросов.

Текущий склад имеет значение. Журналы, новые документы и складские остатки относятся к складу, который выбран в шапке программы. Перед оформлением расхода убедитесь, что работаете с нужным складом.

Формы и функции раздела

Ниже перечислены основные экраны и операции раздела. Каждая ссылка ведёт на отдельную справку с подробным описанием соответствующей формы.

• Журнал расходов — список расходных накладных. Здесь можно создавать, открывать, искать, печатать, проводить и удалять документы.
• Действия с отмеченными расходами — массовое проведение, отмена проведения и подсчёт суммы выбранных документов.
• Периодические платежи — список шаблонов для повторяющихся расходов и создание накладных на их основании.
• Карточка периодического платежа — создание и редактирование шаблона с контрагентом, товарами, количеством и ценами.
• Карточка расходной накладной — оформление отгрузки, заполнение реквизитов, добавление товаров, печать и проведение.
• Добавление строки — подробное описание полей товарной позиции: товар, количество, цена, НДС, сумма и себестоимость.
• Перемещение между складами — оформление внутреннего перемещения с помощью расхода на складе-отправителе и автоматического прихода на складе-получателе.
• Заявки покупателей — список заказов, поступивших вручную, из интернет-витрины или через ботов.
• Карточка заявки покупателя — просмотр состава заказа, информации о доставке, файлов и создание расхода на основании заявки.
• Розничный расход — связь расходных документов с продажами через Mercury-POS и с операциями CRM.
• ИИ в расходах — примеры запросов к ассистенту для поиска документов, получения показателей и подготовки расходных накладных.

Кнопка «?» на экране формы открывает справку по соответствующему экрану.

Основные рабочие сценарии

Обычная продажа покупателю

1. Откройте «Журнал расходов» и создайте новую накладную.
2. Выберите покупателя в поле «Контрагент».
3. Добавьте товары, укажите количество и проверьте цены.
4. Сохраните документ. На этом этапе он ещё не списывает товары со склада.
5. Проверьте накладную и нажмите «Провести».

После проведения количество товаров на текущем складе уменьшится. Если покупатель ещё не оплатил покупку полностью, информация о задолженности будет отражаться в учёте.

Отгрузка по заявке покупателя

1. Откройте «Заявки покупателей».
2. Найдите нужную заявку и проверьте её состав.
3. Создайте расход на основании заявки.
4. Откройте полученную накладную, проверьте реквизиты и проведите её.

Заявка сама по себе не списывает товар. Складской учёт изменится только после проведения созданной расходной накладной.

Перемещение между своими складами

Для внутреннего перемещения не требуется отдельная форма. Создайте обычный расход на складе-отправителе, а в поле «Контрагент» выберите другой свой склад. После проведения расхода товары спишутся со склада-отправителя, а на складе-получателе автоматически появится связанный приход.

Расход является главным документом, а автоматически созданный приход — подчинённым. Изменять приход отдельно нельзя: он изменяется вслед за расходом. Подробнее: Перемещение между складами.

Ежемесячное выставление повторяющихся счетов

Если вы регулярно выставляете одинаковые или похожие счета одним и тем же клиентам, заведите для каждого клиента шаблон в разделе «Периодические платежи». Укажите контрагента, услуги, количество и сумму. Когда придёт время выставлять счета, отметьте нужные шаблоны и одной командой создайте на их основании расходные документы.

Созданные накладные останутся черновиками. Их можно проверить, при необходимости исправить и затем провести обычным способом. Автоматического создания по календарному расписанию эта операция не подразумевает.

Панель раздела

На главной панели навигации откройте раздел «Расходы». Здесь собраны переходы к журналам и шаблонам, справочникам, а также сводные показатели по расходным документам и заявкам.

• В верхней части панели находится заголовок «Расходы».
• Кнопка «?» рядом с заголовком открывает эту справочную страницу.
• Все документы и показатели раздела связаны с текущим складом, выбранным в шапке программы.

Кнопки и переходы

В панели раздела находятся основные кнопки для перехода к рабочим спискам и создания новых документов.

• Журнал расходов — открывает список расходных накладных. В журнале можно найти существующий документ, создать новый, изменить или провести его.
• «+» рядом с журналом расходов — создаёт новую расходную накладную на текущем складе.
• Периодические платежи — открывает список шаблонов повторяющихся расходов. Шаблоны удобно использовать для регулярных услуг, обслуживания и других платежей с повторяющимся составом.
• «+» рядом с периодическими платежами — открывает создание нового шаблона.
• Заявки покупателей — открывает журнал предварительных заказов. Здесь собраны заявки, введённые вручную или полученные из внешних каналов.

Справочники

В блоке «Справочники» находятся переходы к данным, которые используются при заполнении расходных накладных.

• Ассортимент — список товаров и товарных групп. Здесь можно найти нужную позицию, посмотреть её карточку и характеристики.
• Единицы измерения — справочник единиц, в которых учитываются товары: например, штуки, килограммы, литры и другие единицы.
• Контрагенты — покупатели, поставщики и другие организации или лица, с которыми оформляются документы.

Эти справочники используются не только в разделе «Расходы», но и в других частях программы. Если при оформлении накладной не удаётся найти товар или контрагента, проверьте, заведён ли он в соответствующем справочнике.

Показатели и виджеты

На панели раздела расположены сводные виджеты. Они позволяют быстро оценить суммы расходных накладных, заявки покупателей и доход за выбранную дату, не открывая каждый документ отдельно.

Верхний ряд

• Накладные сегодня, ₽ — показывает суммы расходных накладных за выбранную дату в разрезе контрагентов.
• Заявки сегодня, ₽ — показывает суммы заявок покупателей за выбранную дату. Это суммы заказов, а не проведённых расходных накладных.
• Доход сегодня, ₽ — показывает доход по проведённым расходам за выбранную дату.

Нижний ряд

• Накладные за вчера, ₽ — виджет с историей сумм расходных накладных.
• Доход вчера, ₽ — виджет с историей дохода.

Управление виджетами

В виджетах используются следующие элементы:

• Заголовок — название показателя, который отображается в виджете.
• Метка даты — дата, за которую показаны данные.
• Выбрать дату — кнопка с календарём для выбора другого дня.
• Обновить — повторно загружает данные виджета.
• Таблица сумм — показывает значения показателя в разрезе контрагентов или других предусмотренных виджетом строк.
• Строка статуса — отображает состояние загрузки или результат обновления.

Нижние виджеты можно раскрывать. Для перемещения между страницами истории используются кнопки ‹ и › и подпись текущей страницы. Кнопка «Развернуть» открывает расширенный просмотр данных.

Если виджет показывает не ту дату, выберите нужную с помощью календаря и нажмите «Обновить».

Журнал расходов

Журнал — основное место для работы с расходными накладными. В нём собраны документы текущего склада: продажи покупателям, перемещения на другие склады, возвраты поставщикам и другие операции выбытия.

При открытии журнала обычно отображаются документы за последние семь дней. Чтобы найти более старую накладную, воспользуйтесь фильтром или поиском.

В журнале есть несколько основных частей:

• Заголовок и склад — показывают, с каким складом сейчас работает журнал.
• Панель кнопок — создание, изменение, печать, проведение и другие действия с документами.
• Фильтр — позволяет ограничить список по датам, контрагенту, состоянию проведения и признаку производства.
• Таблица — список накладных с их номерами, датами, контрагентами и суммами.
• Навигация под таблицей — переход между страницами списка, если документов много.

Подробное описание всех элементов: Журнал расходов.

Кнопки журнала

В верхней части журнала находится панель действий. Часть команд работает с текущей выбранной накладной, а часть — с несколькими отмеченными документами.

• Колонки — позволяет выбрать, какие столбцы показывать в таблице. Настройка видимости сохраняется в браузере. Колонки с отметкой и внутренним номером документа остаются на месте.
• Нов. расход — создаёт новую пустую расходную накладную для текущего склада.
• Изменить — открывает карточку выбранного документа.
• Печать — открывает печатные формы выбранной накладной.
• Экспорт EDI — выгружает выбранный документ в формате УПД XML 5.03.
• Провести — проводит выбранный черновик. После проведения товары списываются со склада.
• Удалить — удаляет выбранный непроведённый документ. Проведённые документы нельзя удалять этой командой.
• Фильтр — показывает или скрывает область фильтра.
• Обновить — заново загружает список документов.
• Действия — открывает меню массовых операций с отмеченными строками.
• Счётчик отмеченных — показывает, сколько документов отмечено для массовой обработки.
• Поиск — ищет по контрагенту или номеру накладной среди загруженных документов. Для запуска поиска используется кнопка с изображением лупы.

Важно различать выделение строки и отметку документа флажком. Выделение нужно, чтобы открыть или обработать один выбранный документ. Отметки используются для массовых команд в меню «Действия».

Подробно о массовых операциях: Действия с отмеченными расходами.

Фильтр журнала

Фильтр помогает быстро найти нужные документы и убрать из списка накладные, которые не относятся к текущей задаче.

• Дата расхода с / по — задаёт начало и конец периода. По этим датам отбираются расходные документы.
• Контрагент — позволяет показать документы по всем контрагентам или выбрать одного конкретного покупателя либо склад-получатель.
• Проведение — ограничивает список по состоянию документа:
  • «Все» — показывать и проведённые, и черновики.
  • «Проведённые» — показывать только документы, которые уже повлияли на складской учёт.
  • «Не проведённые» — показывать только черновики, которые ещё не списали товары.
• Производство — управляет отображением расходов, связанных с производственными операциями. Можно скрыть такие документы или включить их в список.
• Применить — применяет выбранные условия и обновляет список.
• Сбросить период — возвращает стандартный период просмотра — последние семь дней.

Если нужной накладной нет в таблице, проверьте период и выбранного контрагента. Возможно, документ находится за пределами текущего диапазона дат.

Колонки журнала

Таблица показывает основные сведения о каждой расходной накладной.

• ✓ — отметка для массовых операций. Флажок в заголовке столбца позволяет отметить или снять отметки со всех видимых строк.
• № — внутренний номер документа в программе.
• Дата — дата расхода, используемая в учёте.
• № накладной — номер внешнего документа, если он указан.
• Дата накладной — дата внешнего документа.
• Контрагент — покупатель, поставщик или другой склад, указанный в документе.
• Сумма — общая сумма расходной накладной.
• Долг — неоплаченная сумма по документу.
• Доход — доход, рассчитанный по документу.
• Проведен — состояние документа. Галочка означает, что накладная проведена; крестик — что она остаётся черновиком.

Один щелчок по строке выбирает документ. Двойной щелчок открывает его карточку. Если список не помещается на одну страницу, используйте навигацию под таблицей.

Карточка расхода

Карточка расходной накладной предназначена для оформления конкретной операции выбытия товаров. В ней указываются дата, контрагент, реквизиты документа, товары, количества, цены и другие условия операции.

Открыть карточку можно несколькими способами:

• Нажать «Нов. расход» в журнале, чтобы создать новый документ.
• Выбрать накладную в журнале и нажать «Изменить».
• Дважды щёлкнуть по строке нужного документа.
• Нажать кнопку «+» рядом с журналом расходов на панели раздела.

Карточка состоит из нескольких областей:

• Шапка — реквизиты документа, контрагент, дата, сделка и дополнительные условия.
• Панель товарных строк — добавление и редактирование товаров, количества, цен и НДС.
• Таблица строк — перечень товаров, включённых в накладную.
• Блок платежей — сведения о платежах, связанных с накладной, если они есть.
• Нижняя панель — печать, экспорт, проведение, сохранение и закрытие карточки.

Подробное описание: Карточка расходной накладной.

Поля документа

В верхней части карточки находятся реквизиты расходной накладной. Они описывают саму операцию и её участников.

• № расхода — внутренний номер документа в программе. Присваивается при сохранении и предназначен для идентификации накладной.
• Дата — дата расходной операции. Используется в учёте и при отборе документов в журнале.
• № накл. — номер накладной или другого внешнего документа. Его можно заполнить, если требуется сохранить номер первичного документа.
• Дата накладной — дата внешнего документа.
• Контрагент — покупатель или другой участник операции. При внутреннем перемещении здесь выбирается склад-получатель. Поле позволяет найти существующего контрагента; знак «!» указывает на нового контрагента, которого программа предложит создать при сохранении. Кнопка открытия справочника позволяет перейти к карточке контрагента.
• Комментарий — дополнительная информация к документу. Максимальная длина — 200 символов. Комментарий может выводиться в печатных формах.
• Сделка — необязательная связь с CRM-сделкой. Она помогает связать расходную накладную с работой по конкретному клиенту или заказу.
• Рабочий центр — выбор рабочего центра, если расход связан с производственным процессом.
• Возврат — признак возврата товара покупателем. Используется для оформления соответствующей операции.
• Отсрочка платежа — включает работу с отсроченной оплатой. После включения становятся доступны дополнительные параметры.
• Режим — при отсрочке позволяет выбрать «Консигнация» или «Реализация». В режиме реализации учитывается количество товара, фактически реализованного покупателем.
• Дата оплаты — дата, на которую запланирована оплата при использовании соответствующего режима отсрочки.
• В приходных ценах — переключает цены добавляемых товаров с розничных на приходные. Это может быть полезно для внутренних или учётных операций, когда нужно использовать закупочную стоимость.
• Долг — неоплаченная сумма по накладной. Поле информационное, вручную в карточке не редактируется.

Не все дополнительные поля нужны при каждой продаже. Для обычной отгрузки достаточно указать контрагента и товарные строки. Остальные реквизиты заполняются, когда этого требует конкретная операция.

Подробнее о связи расходных документов со сделками и розничными продажами: Розничный расход и CRM.

Товарные строки и расчёты

В товарных строках указывается, какие именно товары и в каком количестве передаются контрагенту. Каждая строка содержит отдельную позицию, её количество, цену и сумму.

Управление строками

• Добавить — добавить новую товарную позицию.
• Изменить — открыть выбранную строку для редактирования.
• Удалить — удалить выбранную строку из документа.
• Обновить — обновить отображение строк.
• Товар — дополнительное меню для перехода к карточке товара, серийным номерам на складе и аналитике товара.

Поля товарной строки

• Товар — выбор позиции из ассортимента. Товар можно искать по названию или штрихкоду. Если позиция новая, программа показывает соответствующий знак.
• Кол-во — количество товара, которое включается в расходную накладную. При проведении оно списывается с текущего склада.
• Реализовано — дополнительное поле, которое появляется в режиме «Реализация» при отсрочке платежа. В нём указывается количество, фактически реализованное покупателем.
• Цена — цена за единицу товара. По умолчанию используется розничная цена из прайс-листа текущего склада. Если включён режим «В приходных ценах», применяется приходная цена.
• НДС, % — ставка НДС для строки. Доступные значения: 0, 5, 7, 10 и 22 процента.
• Сумма — стоимость строки. Рассчитывается как количество, умноженное на цену. При ручном изменении суммы программа пересчитывает цену за единицу.
• Приходная цена — закупочная стоимость единицы товара.
• Себестоимость — стоимость количества товара по приходной цене.
• Доход — разница между стоимостью продажи и себестоимостью.
• Наценка — показатель наценки относительно приходной цены.
• Серийные номера — поле для указания серийных номеров товаров, если для позиции ведётся такой учёт. Номера вводятся по одному в строке; их количество должно соответствовать количеству товара.

Таблица строк

После добавления позиции она появляется в таблице товарных строк. В ней отображаются:

• № — номер строки в документе.
• Товар — название позиции.
• Ед. — единица измерения товара.
• Кол-во — количество в расходе.
• Реализ. — фактически реализованное количество, если используется соответствующий режим.
• Цена — цена за единицу.
• НДС % — ставка НДС.
• Сумма — стоимость строки.
• Себест. — себестоимость строки.
• Доход — доход по строке после проведения документа.

Под таблицей находится строка «Итого», в которой суммируются количества и стоимость товарных строк. Перед проведением проверьте, что в документ попали все нужные позиции и указаны правильные количества.

Платежи по накладной

Если с расходной накладной связаны платежи, в карточке отображается блок «Платежи по накладной». В нём можно посмотреть:

• Платёж № — номер связанного платежа.
• Дата — дата платежа.
• Сумма — сумма платежа.
• Авто — признак автоматической связи или формирования платежа.

Этот блок предназначен для просмотра информации о платежах, связанных с накладной.

Подробная справка по добавлению и заполнению товарной позиции: Добавление строки в расход.

Кнопки внизу карточки

В нижней части карточки находятся команды для завершения работы с документом.

• Статус документа — показывает, сохранён ли документ и проведён ли он.
• Акт производства — открывает связанный акт производства, если он есть у расходной накладной.
• Печать — открывает доступные печатные формы документа: накладную, «Счёт + Акт», счёт-фактуру и УПД. Для подходящих форм также доступна отправка через факс-панель.
• Экспорт EDI — выгружает документ в формате УПД XML 5.03 для электронного документооборота.
• Провести — проводит расходную накладную. После проведения товары списываются с текущего склада, а документ начинает участвовать в складском и финансовом учёте.
• Отменить проведение — возвращает документ в состояние черновика. Складское списание отменяется, товары возвращаются в остатки. Для связанного внутреннего перемещения также отменяется подчинённый приход на складе-получателе.
• Сохранить — сохраняет реквизиты и товарные строки без проведения. Сохранённый черновик можно открыть позднее и продолжить редактирование.
• Выход — закрывает карточку и возвращает к предыдущему экрану.

Не путайте «Сохранить» и «Провести». Сохранение фиксирует введённые данные, но не списывает товары. Проведение выполняет саму учётную операцию. Если вы только готовите документ, сначала сохраните его как черновик, проверьте данные и проведите тогда, когда накладная действительно должна повлиять на остатки.