Действия с отмеченными накладными

Как отметить накладные

Групповые операции выполняются над документами, которые вы предварительно отметили в журнале расходов. Для этого слева от каждой строки таблицы есть столбец с галочкой.

1. Найдите в журнале нужные расходные накладные. Если документов много, сначала воспользуйтесь поиском или фильтром.
2. Поставьте галочки напротив тех накладных, с которыми хотите выполнить одну и ту же операцию.
3. Проверьте счётчик «Отмечено: N». Он показывает количество выбранных документов.
4. Нажмите «Действия» и выберите нужную команду.

Обратите внимание: выделение строки и отметка галочкой — это разные вещи. Выделенная строка нужна для работы с одним документом: например, чтобы открыть его или распечатать. Галочка включает накладную в группу для массовой обработки.

Чтобы отметить все отображаемые в таблице документы, нажмите на галочку в заголовке первого столбца. Повторное нажатие снимает отметки. Если нужно выбрать только несколько документов, отмечайте их по одному.

Кнопка «Действия» становится доступной, когда отмечен хотя бы один документ. Если отметок нет, выполнять групповые операции не над чем.

Команды меню «Действия»

В меню находятся три команды. Выбирайте их в зависимости от того, что требуется сделать с отмеченными накладными.

Провести отмеченные

Команда проводит отмеченные расходные накладные, которые ещё не были проведены и находятся в состоянии черновика.

При проведении расход становится учтённой складской операцией: товары, указанные в строках накладной, списываются с остатков соответствующего склада. Иными словами, программа фиксирует, что это количество товара больше не числится на данном складе.

Для успешного проведения документы должны быть заполнены по правилам расходной накладной. В частности, в документе должны быть заполненные строки с товарами и указан контрагент. Если какой-либо черновик не проходит проверку, его проведение может не состояться.

Перед массовым проведением проверьте отмеченные документы. Убедитесь, что выбраны именно те накладные, по которым товар действительно должен выбыть со склада.

Отменить проведение отмеченных

Команда отменяет проведение выбранных накладных и возвращает их в состояние черновика.

При отмене проведения складские изменения, внесённые документом, также отменяются. Например, если расходная накладная списала со склада 10 единиц товара, после её распроведения эти 10 единиц снова будут учтены в остатках.

Эта операция полезна, когда в уже проведённом документе обнаружили ошибку и требуется внести исправления. Сначала отмените проведение, затем откройте накладную, исправьте необходимые сведения и проведите её заново.

При массовой отмене проведения особенно внимательно проверяйте отметки: команда затронет все выбранные документы, а не только строку, на которой сейчас находится курсор.

Сумма отмеченных

Команда открывает отдельное окно с итоговой суммой по выбранным расходным накладным.

Это удобно, когда нужно быстро подсчитать общий объём нескольких документов, например проверить сумму группы отгрузок за день или сопоставить несколько расходов. Вместо того чтобы открывать каждую накладную и складывать значения вручную, можно отметить нужные строки и получить общий итог.

Если результат получился неожиданным, проверьте, какие именно документы отмечены: в расчёт попадают выбранные накладные, поэтому лишняя отметка повлияет на итог.

В каких случаях использовать групповые действия

Групповые операции особенно полезны, когда за день создаётся много расходных документов и их удобнее обрабатывать не по одному, а целой группой.

• Проведение нескольких подготовленных расходов. Например, сотрудники создали несколько черновиков по отгрузкам покупателям. Когда документы проверены, их можно отметить и провести одной командой.
• Обработка документов после загрузки чеков с кассы. Если в результате загрузки появились несколько расходных черновиков, их можно выбрать в журнале и провести вместе. Перед этим убедитесь, что документы заполнены правильно.
• Обработка заявок покупателей. Когда по нескольким заявкам уже подготовлены расходные накладные, их можно отметить и выполнить массовое проведение.
• Исправление ошибок. Если требуется внести изменения сразу в несколько уже проведённых накладных, можно отметить их и отменить проведение. После этого документы станут черновиками, которые можно исправлять.
• Подсчёт итогов. Если нужно узнать общую сумму по нескольким расходам, отметьте соответствующие документы и воспользуйтесь командой «Сумма отмеченных».

Главное правило: перед выполнением групповой операции проверяйте состав отмеченных документов. Команда применяется ко всей выбранной группе, поэтому случайно отмеченная накладная тоже попадёт в обработку.

Связанные страницы справки

• Журнал расходов — поиск накладных, фильтры, колонки и основные кнопки журнала.
• Карточка расхода — создание и редактирование отдельной расходной накладной, заполнение её реквизитов и товарных строк.
• Розница и CRM — оформление розничных операций и работа с расходами, связанными с CRM.