Расходная накладная

Расходная накладная оформляет выбытие товаров с выбранного склада. Её используют при продаже покупателю, перемещении товара на другой склад, возврате поставщику и в других случаях, когда товар должен покинуть склад. Пока документ сохранён как черновик, складские остатки не меняются. После проведения количество товаров уменьшается, а программа фиксирует финансовые показатели документа.

Где открыть

Создать или открыть расходную накладную можно несколькими способами:

Из журнала расходов. Нажмите «Нов. расход», чтобы создать новый документ. Чтобы открыть существующий, выделите его и нажмите «Изменить» либо дважды щёлкните по строке журнала.
С панели «Расходы». Нажмите кнопку «+» рядом с журналом. Программа откроет новую расходную накладную.
Из других разделов программы. В зависимости от рабочего процесса расходный документ может открываться из связанных операций.
Справка. Нажмите «?» в углу вкладки, чтобы открыть эту инструкцию.

Новая накладная сначала создаётся как черновик. Вы можете заполнить её, сохранить, вернуться к ней позднее, исправить состав товаров и только после проверки провести документ.

Шапка — заголовок и склад

В верхней части карточки находятся общие сведения о документе. Они относятся ко всей накладной, а не к отдельному товару.

Заголовок «Расход» — название открытого документа. После присвоения номера рядом с названием может отображаться его номер.
Склад — склад, с которого оформляется выбытие товаров. Он определяется текущим складом, выбранным в программе. Поле доступно только для просмотра.

Почему склад важен: остатки товаров учитываются отдельно по каждому складу. Если вы оформляете продажу или передачу товара, проверьте, что в шапке указан именно тот склад, с которого товар должен быть списан. Документ, созданный не на том складе, приведёт к изменению остатков не в том месте.

Шапка — номера и даты

В накладной предусмотрены два разных номера и две даты. Они нужны для разделения внутреннего учёта программы и реквизитов внешнего документа.

№ расхода — внутренний номер документа в программе. Он присваивается после сохранения и предназначен для поиска и идентификации накладной внутри системы. Это поле только для чтения.
Дата — дата расхода в учёте. По ней программа относит операцию к определённому периоду. Именно эта дата важна при анализе движения товаров и финансовых результатов.
№ накл. — номер внешней накладной, если вы используете собственную нумерацию документов. Можно указать номер бумажного документа или номер, который будет фигурировать в печатной форме. Максимальная длина — 64 символа.
Дата накл. — дата внешней накладной. Она может отличаться от даты учётной операции, например если документ оформляется позднее или вводится в программу задним числом.

Пример: товар фактически отгрузили 28 октября, а бумажную накладную оформили 29 октября. В таком случае в поле «Дата» можно указать дату учётной операции, а в поле «Дата накл.» — дату внешнего документа.

Если вы не ведёте отдельную нумерацию бумажных накладных, внешний номер и дату можно использовать в соответствии с принятым у вас порядком оформления документов.

Шапка — контрагент и комментарий

Контрагент — покупатель или другой склад, куда передаётся товар.
Начните вводить название в поле «Покупатель или склад…». Программа поможет найти нужную запись в справочнике. Выберите найденного контрагента из списка.

Если товар передаётся между собственными складами, в качестве контрагента указывается склад-получатель. Такая операция оформляет перемещение: товар списывается с текущего склада и передаётся на другой. Подробнее — в разделе «Перемещение товаров между складами».

Если рядом с введённым названием отображается знак !, программа сообщает, что такого контрагента ещё нет в справочнике и при сохранении он будет создан. Перед сохранением проверьте название, чтобы случайно не завести повторную запись.

Кнопка с иконкой справочника открывает карточку выбранного контрагента. Это удобно, если нужно посмотреть или уточнить его данные.
Комментарий — дополнительное пояснение к накладной, длиной до 200 символов.
Здесь можно указать назначение отгрузки, номер заказа, особые условия или другую информацию, которую важно сохранить вместе с документом. Комментарий попадает в печатные формы накладной, поэтому его могут увидеть и сотрудники, и получатель документа.

Контрагент особенно важен для финансового учёта: программа использует его при расчёте задолженности и отображении взаиморасчётов.

Шапка — сделка, отсрочка и долг

В этой части карточки находятся дополнительные настройки, которые связывают расходную накладную с другими процессами: CRM, производством и финансовыми расчётами.

Сделка — необязательная связь с записью в CRM.
Если расход оформляется в рамках конкретной сделки, выберите её в этом поле. Это позволяет связать отгрузку с работой по клиенту и видеть документ среди материалов соответствующей сделки.

Если накладная не относится к сделке, оставьте значение «— не привязана —». Значок «?» рядом с полем ведёт к инструкции «Документы сделки».
Рабочий центр — выбор рабочего центра из MES. Если документ относится к определённому рабочему центру, укажите его здесь. Если связь не требуется, оставьте значение «— не указан —».
Возврат — флажок, который обозначает, что документ оформляет возврат товара от покупателя.
Это не обычная продажа: товар возвращается на склад, поэтому назначение операции отличается от стандартного расхода. Используйте флажок именно для оформления возврата от покупателя, а не для произвольной отгрузки.
Отсрочка платежа — включает специальный порядок расчёта с покупателем, при котором оплата не обязательно поступает одновременно с передачей товара.
После включения флажка появляются дополнительные настройки:
- Режим отсрочки — определяет, как учитывать переданный товар. Доступны варианты «Консигнация» и «Реализация».
- Дата оплаты — используется для режима «Консигнация». По умолчанию программа рассчитывает её как дату документа плюс срок отсрочки, установленный для контрагента. Значок ⓘ рядом с полем помогает разобраться с этой датой.
Выбирайте режим в соответствии с реальными условиями работы с покупателем. Эти варианты по-разному влияют на учёт задолженности.
Режим «Реализация» — при его выборе в таблице товаров появляется дополнительная колонка «Реализ.». В ней указывается количество товара, которое покупатель фактически реализовал. Долг рассчитывается с учётом реализованного количества, а не всего количества, переданного по накладной.
Этот вариант подходит для работы, когда товар передаётся покупателю для последующей продажи, а расчёт производится по мере реализации.
В приходных ценах — настройка, которая определяет, какую цену программа будет подставлять при добавлении товара в накладную. Если флажок включён, вместо розничной цены подставляется закупочная, то есть приходная цена товара.
Это удобно в тех случаях, когда расход оформляется не как обычная розничная продажа и цену нужно брать из закупочного учёта. Перед сохранением строк проверяйте подставленные значения: от выбранного режима зависит сумма документа.
Долг — сумма задолженности по накладной, то есть неоплаченная часть документа. Поле рассчитывается программой и доступно только для просмотра.
Данные о долге связаны с разделом «Финансы». По мере поступления и распределения платежей задолженность может изменяться. Поэтому сумма долга не обязательно совпадает с полной суммой накладной.

Важно различать сумму накладной и долг. Сумма показывает стоимость товаров по документу. Долг показывает, сколько по этому документу ещё не оплачено с учётом связанных платежей и выбранных условий расчёта.

Панель управления строками

Строки накладной — это перечень товаров, которые вы собираетесь списать со склада. Для каждого товара указываются количество, цена и другие параметры. Кнопки над таблицей позволяют управлять этим перечнем.

Добавить — открыть панель ввода новой товарной строки. После заполнения и сохранения строка появится в таблице накладной.
Изменить — открыть выделенную строку для редактирования. Используйте эту кнопку, если нужно исправить количество, цену, НДС или другие параметры уже добавленного товара.
Удалить — удалить выделенную строку из накладной. Удаление строки изменяет состав документа, но само по себе не списывает товар со склада. Для редактирования и удаления строк документ должен оставаться в состоянии, допускающем такие изменения.
Обновить — повторно загрузить строки с сервера. Это полезно, если данные могли измениться в другой вкладке или другим пользователем.
Товар — меню дополнительных действий для текущей строки:
- Редактировать карточку — открыть карточку товара в справочнике «Ассортимент». Здесь можно перейти к сведениям о самом товаре.
- Серийные номера на складе — посмотреть серийные номера выбранного товара, числящиеся на складе.
- Аналитика — открыть аналитическую информацию по выбранному товару.

Подпись «Строки накладной» обозначает таблицу товаров, включённых в текущий документ. Если накладная новая, таблица сначала будет пустой — добавьте в неё необходимые позиции.

Добавление и редактирование строки

При нажатии «Добавить» открывается панель ввода товара. При редактировании существующей строки используется та же панель, но поля уже заполнены данными выбранной позиции.

В заголовке отображается режим работы — добавление или изменение товара. Подсказка напоминает, что в поле «Товар» можно вводить как название, так и штрихкод. Подробная инструкция по поиску и добавлению позиции приведена в разделе «Добавление строки в расходную накладную».

Товар — поле поиска товара из справочника ассортимента.
Начните вводить название или отсканируйте штрихкод. Выберите нужную позицию из предложенных вариантов. После выбора программа подставит связанные с товаром сведения, в том числе единицу измерения и доступные ценовые данные.

Если рядом с названием отображается знак !, программа сообщает, что товар ещё не найден в справочнике и предполагается его создание. Перед сохранением проверьте название и убедитесь, что вы не создаёте дубликат уже существующего товара.

Рядом может отображаться бейдж с остатком. Он помогает оценить, сколько товара числится на складе. Кнопка «Показать товар на остатках» позволяет перейти к просмотру складских остатков выбранной позиции.
Кол-во — количество товара, которое включается в расходную накладную. Указывайте его в единицах измерения, заданных для товара.
Именно это количество будет участвовать в списании при проведении документа. Перед проведением проверьте, что указано нужное количество и оно соответствует фактической отгрузке.
Реализовано — дополнительное поле, которое отображается при использовании режима отсрочки «Реализация».
Здесь указывается количество товара, которое покупатель уже реализовал. Это значение используется при расчёте долга в данном режиме. Оно может быть меньше общего количества, переданного покупателю.
Цена продажи — стоимость одной единицы товара в этой накладной.
Цена подставляется программой на основании выбранных данных о товаре и настроек документа. При необходимости её можно изменить. Учитывайте, что изменение цены влияет на сумму строки и общую сумму накладной.
НДС, % — ставка налога на добавленную стоимость для этой строки. Доступны значения 0, 5, 7, 10 и 22 процента.
По умолчанию ставка берётся из карточки товара, но в самой строке её можно изменить. Если в одной накладной продаются товары с разными ставками, у каждой позиции может быть своё значение. Выбирайте ставку в соответствии с условиями учёта конкретного товара.
Сумма — стоимость всей строки. Обычно рассчитывается как количество, умноженное на цену за единицу.
Например, если указано 3 штуки по 500 рублей, сумма строки составит 1 500 рублей. Поле позволяет задать сумму вручную: в этом случае программа пересчитает цену за единицу. Это удобно, если вы сначала согласовали общую стоимость позиции, а цену одной единицы нужно получить расчётным путём.
Блок экономики — информационные показатели по товару:
- Приходная цена — цена, по которой товар поступил на склад.
- Себестоимость — расчётная стоимость товара с учётом данных учёта.
- Доход — разница между стоимостью продажи и себестоимостью в рамках расчёта программы.
- Наценка — показатель разницы между ценой продажи и затратами на товар, выраженный в процентах.
Эти показатели помогают оценить экономику продажи: не только на какую сумму оформляется отгрузка, но и какой финансовый результат она может дать. Показатели блока предназначены для просмотра, а не для ввода вручную.
Серийные номера — поле для ввода серийных номеров товара, если для выбранной позиции ведётся серийный учёт.
Вводите номера по одному на строку. Количество указанных серийных номеров должно соответствовать количеству товара в строке. Например, если вы списываете три устройства с серийным учётом, укажите три соответствующих номера.

Проверяйте номера внимательно: они позволяют отличать конкретные экземпляры товара друг от друга и важны для дальнейшего учёта.
Сохранить строку — сохранить введённые данные и оставить панель открытой. Это удобно, если нужно подряд добавить несколько товаров.
Готово — завершить работу с панелью и закрыть режим добавления или редактирования.

Рекомендуемый порядок работы: выберите товар, проверьте остаток, укажите количество и цену, проверьте НДС и сумму, при необходимости заполните реализованное количество и серийные номера, затем сохраните строку. Повторите действия для остальных товаров.

Таблица товаров и итог

После сохранения строк они отображаются в таблице накладной. Здесь можно проверить состав документа целиком и сравнить количество, цены и суммы по отдельным позициям.

№ — порядковый номер строки в накладной.
Товар — название добавленной позиции.
Ед. — единица измерения товара: например, штуки, килограммы или метры, в зависимости от карточки ассортимента.
Кол-во — количество товара, включённое в расход.
Реализ. — количество реализованного товара. Колонка отображается только при использовании режима отсрочки «Реализация».
Цена — цена продажи одной единицы.
НДС, % — применённая к строке ставка НДС.
Сумма — общая стоимость строки.
Себест. — себестоимость товара. Колонка заполняется после проведения документа.
Доход — доход по строке. Также отображается после проведения.

В нижней строке «Итого» программа показывает общие значения по накладной: суммарное количество, сумму и доход. Это позволяет быстро проверить документ перед сохранением или проведением.

На что обратить внимание перед проведением:

Все ли товары добавлены в накладную.
Правильно ли указано количество каждой позиции.
Соответствуют ли цены и ставки НДС условиям продажи.
Не превышает ли количество доступный остаток товара на выбранном складе.
Если используется режим «Реализация», правильно ли указано реализованное количество.
Для серийных товаров указаны ли все необходимые серийные номера.

Пока документ не проведён, строки можно проверять и исправлять. После проведения программа использует их для изменения складских остатков и расчёта финансовых показателей.

Платежи по накладной

Под таблицей товаров может отображаться блок с платежами, связанными с этой накладной. Он нужен для просмотра поступивших и распределённых оплат по конкретному документу.

Если платежи из раздела финансов были разнесены на эту накладную, здесь можно увидеть их список. Если связанных платежей пока нет, блок может быть пустым.

Платёж № — номер финансового документа, которым оформлена оплата.
Дата — дата платежа.
Сумма — сумма, отнесённая на эту накладную.
Авто — признак автоматической разноски платежа.

Этот блок помогает понять, из каких оплат складывается погашение задолженности по документу. Если сумма накладной больше суммы связанных платежей, оставшаяся часть может отражаться как долг.

Для общего контроля взаиморасчётов используйте раздел «Финансы».

Статус и кнопки внизу

В нижней части карточки отображается состояние документа и находятся основные команды. Здесь вы завершаете оформление накладной: сохраняете черновик, печатаете документ или проводите его.

Статус — показывает текущее состояние накладной: например, черновик или проведена.
Это важный ориентир. Сохранённый черновик ещё не изменяет складские остатки. Проведённая накладная уже отражена в учёте.
Акт производства — дополнительная команда, которая доступна, если документ связан с производством. Она позволяет перейти к связанному акту производства.
Печать — открывает доступные печатные формы документа:
- накладная;
- «Счёт + Акт»;
- счёт-фактура;
- УПД.
Выберите нужный вариант в зависимости от того, какой документ требуется передать покупателю или сохранить для учёта. Для подходящих печатных форм доступна панель факсимиле.
Экспорт EDI — формирует файл УПД в формате XML версии 5.03 для передачи через электронный документооборот.
Провести / распровести — переключает состояние документа. Название команды меняется в зависимости от текущего статуса.
При проведении программа фиксирует расходную операцию: количество товаров по строкам списывается с выбранного склада, а также рассчитываются и фиксируются финансовые показатели документа.

При отмене проведения документ возвращается в состояние черновика, а списанные им остатки восстанавливаются. Это позволяет исправить ошибочно оформленную накладную и провести её заново.

Перед проведением обязательно проверьте склад, контрагента, товары, количество, цены и дополнительные параметры отсрочки. Проведение — это не просто сохранение: оно отражает операцию в складском учёте.
Сохранить — записывает шапку и строки накладной без проведения. Используйте эту кнопку, если документ ещё не готов к списанию товара или вы хотите продолжить работу с ним позднее.
Выход — закрывает вкладку с документом. Перед выходом сохраните внесённые изменения, если хотите их оставить.