Документы, привязанные к сделке

Документы в карточке сделки

Чтобы посмотреть документы, связанные со сделкой, откройте раздел CRM → Сделки и выберите нужную сделку.

В карточке сохранённой сделки находится блок «Привязанные документы».

Здесь собраны учётные документы, в которых указана эта сделка. Не требуется отдельно искать накладные в складском учёте, а платежи — в финансовом журнале.

Таблица документов

Каждая строка таблицы соответствует одному привязанному документу.

В таблице предусмотрены следующие колонки:

• Тип — вид операции: расход, приход или платёж.
• № — номер документа.
• Дата — дата оформления документа.
• Документ — наименование или обозначение документа.
• Сумма — сумма, указанная в документе.
• ✓ — признак проведения документа.

Признак проведения помогает отличать проведённые документы от тех, которые ещё не проведены.

Как открыть документ

Выделите нужную строку в таблице и нажмите «Открыть».

Программа откроет соответствующий документ Меркурия.

Можно также дважды щёлкнуть по строке — результат будет таким же.

Если ни один документ не выбран, кнопка «Открыть» недоступна.

Если документов нет

Если к сделке пока ничего не привязано, отображается сообщение «Нет привязанных документов».

Это обычная ситуация для новой сделки, по которой ещё ведутся переговоры и хозяйственные операции не оформлялись.

Справка

Рядом с заголовком «Привязанные документы» находится кнопка «?», открывающая эту инструкцию.

Общее описание карточки сделки приведено в разделе Сделки CRM.

Какие документы можно привязать

К сделке можно привязать документы трёх основных типов.

Расходные накладные

Расход — документ, отражающий отпуск товаров покупателю.

Например, вы договорились с клиентом о поставке торгового оборудования. После согласования условий оформляется расходная накладная, которую можно связать с соответствующей сделкой CRM.

В результате информация о продаже будет доступна непосредственно из карточки сделки.

Приходные накладные

Приход — документ, отражающий поступление товаров.

Приходную накладную также можно связать со сделкой, если поступление товаров относится к этой операции.

Например, для выполнения заказа клиента потребовалось приобрести определённое оборудование у поставщика. Соответствующий приход можно привязать к сделке, чтобы учитывать связанные с ней документы.

Платежи

Платёж — финансовый документ, отражающий поступление или расход денежных средств.

К сделке можно привязать как входящие, так и исходящие платежи.

Например, клиент перечислил аванс за оборудование. При оформлении входящего платежа можно указать соответствующую сделку.

Если в рамках сделки производится оплата поставщику, исходящий платёж также можно связать с ней.

Таким образом, одна сделка может объединять несколько накладных и платежей, относящихся к одной продаже или хозяйственной операции.

Как привязать документ к сделке

Связь с CRM устанавливается непосредственно в учётном документе.

В его карточке предусмотрено поле «Сделка». С его помощью можно выбрать сделку, к которой относится документ.

Привязка расходной накладной

1. Откройте нужную расходную накладную или создайте новую.
2. В шапке документа найдите поле «Сделка».
3. Выберите из списка сделку, к которой относится продажа.
4. Сохраните документ.

После сохранения расходная накладная появится в таблице привязанных документов выбранной сделки.

Привязка приходной накладной

В приходной накладной также предусмотрено поле «Сделка».

Выберите нужную сделку и сохраните документ. После этого приходная накладная будет отображаться среди связанных документов сделки.

Периодическая расходная накладная

Поле «Сделка» имеется и в периодической расходной накладной.

Оно используется аналогичным образом: выберите сделку, с которой должен быть связан документ.

Привязка платежа

В карточке финансового платежа также есть поле «Сделка».

При оформлении входящего или исходящего платежа выберите соответствующую сделку и сохраните документ.

После этого платёж появится в таблице привязанных документов сделки.

Какие сделки доступны для выбора

Обычно в поле «Сделка» предлагаются открытые сделки, связанные с контрагентом документа.

Например, если в расходной накладной выбран покупатель ООО «Альфа», в списке будут предложены подходящие сделки этого контрагента.

Это помогает избежать случайной привязки документа к продаже другого клиента.

Если нужная сделка не отображается, проверьте, какой контрагент указан в документе и на каком этапе находится сделка.

Как убрать привязку

Если документ не должен относиться к какой-либо сделке, выберите в поле «Сделка» значение «— не привязана —», если оно предусмотрено в соответствующем документе, и сохраните изменения.

После снятия связи документ перестанет отображаться в таблице этой сделки и участвовать в расчёте её показателей.

Создание расходной непосредственно из сделки

Есть и более быстрый способ.

В журнале «Сделки» выберите нужную сделку и нажмите кнопку «Расходная».

Программа откроет создание расходной накладной, в которой соответствующая сделка уже будет выбрана.

Останется заполнить необходимые реквизиты и товары, после чего сохранить документ.

Этот способ удобен, когда переговоры с клиентом завершены и необходимо перейти к оформлению продажи.

Справка в документе

Рядом с полем «Сделка» в приходных и расходных накладных находится кнопка «?», открывающая эту страницу справки.

Как рассчитываются показатели сделки

В карточке сделки находятся три финансовых показателя:

• Сумма;
• Доход;
• Оплачено.

Эти поля доступны только для просмотра. Вручную вводить или изменять их значения нельзя.

Программа рассчитывает показатели автоматически на основании учётных документов, привязанных к сделке.

Сумма

Отражает рассчитанную сумму сделки по связанным документам.

Например, если по сделке оформлены расходные накладные, их данные используются при расчёте соответствующего показателя.

Доход

Показывает рассчитанный показатель дохода по сделке.

Его значение определяется программой на основании данных связанных документов.

Оплачено

Показывает рассчитанную сумму оплаты по сделке с учётом привязанных финансовых документов.

Это позволяет видеть сведения об оплате непосредственно в карточке сделки, не переходя каждый раз в финансовый журнал.

Когда показатели обновляются

Показатели пересчитываются по данным документов, связанных со сделкой.

Если к сделке привязать новый документ, изменить данные существующего или убрать привязку, это может повлиять на рассчитанные значения.

Важно: сами по себе создание сделки и изменение её этапа не означают оформления продажи или получения денег. Финансовые показатели формируются по данным учётных документов.

Пример работы

Предположим, вы договорились с клиентом о поставке торгового оборудования.

1. Создали сделку «Оборудование для нового магазина».
2. Провели переговоры и согласовали условия.
3. Оформили расходную накладную, указав эту сделку.
4. Получили оплату от клиента и связали входящий платёж с той же сделкой.
5. Открыли карточку сделки и посмотрели связанные документы и рассчитанные показатели.

В результате история продажи, товарные документы и финансовые операции оказываются связаны между собой.

Это особенно удобно, когда по одной сделке оформляется несколько накладных или оплата поступает частями.

Связанные разделы

• Сделки CRM — создание сделок, работа с воронкой продаж и карточкой сделки.
• CRM и ERP — взаимодействие клиентской базы с учётными документами.
• Приходные накладные — оформление поступления товаров.
• Расходные накладные — оформление отпуска товаров покупателям.
• Воронка продаж — настройка этапов сделок.
• CRM — общая справка по разделу.