Приходы

Формы и функции раздела

В разделе собраны инструменты для разных этапов работы с поступлением товаров: от получения заказа и заполнения накладной до проведения документа и обновления складских остатков.

• Журнал приходов — список приходных накладных. Здесь можно открывать документы, создавать новые, проводить и отменять проведение, удалять черновики, копировать приходы на другие склады и выполнять групповые операции.
• Карточка приходной накладной — основной экран работы с документом. В карточке указываются поставщик, даты и другие реквизиты, добавляются товары, задаются цены, прикрепляются файлы и выполняется проведение.
• Добавление строки и штрихкод — добавление товаров в накладную, поиск по названию и штрихкоду, работа с количеством, ценой и серийными номерами.
• Наценка и расходная цена — настройка наценки и расчёт розничной цены товара при поступлении.
• Импорт строк из Excel — загрузка списка товаров из таблицы, чтобы не вводить каждую позицию вручную.
• Импорт по фото — распознавание накладной по фотографии или изображению и подготовка товарных строк для прихода.
• Импорт из EDI — загрузка данных электронных документов поставщика.
• Проведение и возврат — что происходит с остатками и ценами при проведении накладной, как отменить проведение и оформить возврат поставщику.
• Заказы поставщикам — журнал заказов, которые вы формируете для поставщиков до фактического поступления товаров.
• Карточка заказа поставщику — создание заказа, добавление товаров, отправка заказа поставщику и преобразование заказа в приходную накладную.
• Автозаказ — расчёт рекомендуемого количества товаров для заказа с учётом расхода, текущих остатков и установленных норм.
• Привязка к сделке CRM — связь приходной накладной со сделкой, чтобы видеть поступление среди документов этой сделки.
• Создание прихода через API — получение журнала и создание приходных накладных из внешних программ с помощью public JSON API.

Кнопка «?» на экране соответствующей формы открывает её справочную страницу. Для некоторых элементов предусмотрены отдельные подсказки и ссылки на более узкие инструкции.

Журнал приходов — где открыть

Журнал приходов — это общий список документов, с которыми вы работаете на выбранном складе. Через него удобно находить старые накладные, проверять их состояние, открывать карточки и выполнять действия сразу с несколькими документами.

• Откройте раздел «Приходы» на главной панели разделов.
• Нажмите кнопку «Журнал приходов». Если журнал уже открывался, его вкладка может находиться среди открытых задач.
• Список относится к текущему складу, выбранному в шапке программы. Чтобы посмотреть документы другого склада, сначала переключите текущий склад.

В журнале отображаются как черновики, так и проведённые накладные. Черновик — это ещё не проведённый документ: его можно продолжить заполнять и проверить перед поступлением товара на склад. Проведённая накладная уже участвует в складском учёте.

Подробное описание работы со списком: «Журнал приходов».

Журнал — шапка вкладки

В верхней части журнала находится информация, которая помогает понять, какие документы сейчас открыты для просмотра.

• Заголовок «Журнал приходов» — показывает, что открыта таблица приходных накладных.
• Склад — название текущего склада. Это информационное поле: склад меняется не здесь, а в общей шапке программы.
• Подсказка периода — сообщает, за какой период загружены документы. По умолчанию журнал показывает проведённые накладные за последние 7 дней. Если нужен более ранний документ, измените период через фильтр. Черновики отображаются независимо от выбранного периода.
• Кнопка «?» — открывает справку по журналу приходов.

Обратите внимание на особенность периода: если вы выбрали последние 7 дней, это не означает, что старые черновики исчезнут из списка. Ограничение по датам применяется к проведённым накладным, а черновики видны независимо от даты.

Журнал — панель инструментов

Под шапкой журнала находится панель с основными командами. Одни кнопки работают с одной выбранной накладной, другие — с несколькими документами, отмеченными галочками.

• Колонки — позволяет выбрать, какие столбцы показывать в таблице. Например, если вам не нужна информация о долге, соответствующую колонку можно скрыть. Настройка сохраняется в браузере. Колонки с отметками «✓» и внутренним номером «№» остаются видимыми всегда. Ширину колонок можно менять перетаскиванием границы между заголовками.
• Нов. приход — создаёт новую приходную накладную для текущего склада и открывает её карточку. Новый документ создаётся как черновик: вы можете заполнить шапку, добавить товары и сохранить его, не изменяя складские остатки.
• Изменить — открывает карточку выбранной накладной. Для этой команды нужно предварительно выбрать одну строку в таблице. Открыть карточку также можно двойным щелчком по строке.
• Провести — проводит выбранный черновик. После проведения поступившие товары учитываются на складе. Если документ ещё не проверен, не спешите нажимать эту кнопку: сначала откройте карточку и убедитесь, что поставщик, товары, количество и цены указаны правильно. Подробнее — «Проведение и возврат».
• Удалить — удаляет непроведённые накладные. Проведённый документ сначала нужно распровести, и только после этого его можно удалить.
• Фильтр — показывает или скрывает панель фильтра. С её помощью можно ограничить список по датам, поставщику, состоянию проведения и другим условиям.
• Обновить — заново загружает список с сервера. Используйте эту кнопку, если хотите получить актуальное состояние документов после изменений.
• Действия — открывает меню групповых операций. Команды этого меню применяются к накладным, отмеченным галочками в первом столбце. Пока не отмечен ни один документ, меню недоступно. Подробнее — «Журнал — меню „Действия“».
• Счётчик отмеченных — показывает, сколько накладных выбрано для групповых операций. Появляется при наличии отметок.
• Поиск — поле «Поиск: поставщик, № накладной…» и кнопка с изображением лупы. Позволяет быстро найти документ по названию поставщика или номеру накладной поставщика среди уже загруженных строк.

Выделение строки и отметка галочкой — это разные действия. Выделенная строка нужна для команд вроде «Изменить», «Провести» и «Удалить». Галочками отмечают документы для групповых операций через меню «Действия». Поэтому перед выполнением команды проверяйте, что выбрали нужный документ или набор документов.

Журнал — фильтр

Фильтр помогает сократить список и найти нужные приходные накладные. Например, можно показать документы конкретного поставщика за месяц или отдельно посмотреть только черновики.

Чтобы открыть фильтр, нажмите «Фильтр» на панели инструментов. Под панелью появятся поля с условиями отбора.

• Дата прихода с — начало периода. Для проведённых документов учитывается дата прихода в программе, а не дата бумажной накладной поставщика.
• Дата прихода по — конец периода. Вместе с полем «Дата прихода с» задаёт диапазон дат, в котором нужно искать проведённые накладные.
• Поставщик — позволяет выбрать одного контрагента или оставить значение «Все поставщики», чтобы не ограничивать список по поставщику.
• Проведение — определяет, какие документы показывать: «Все», «Проведённые» или «Не проведённые». Если нужно найти документ, который ещё не влияет на остатки, выберите «Не проведённые».
• Производство — позволяет управлять отображением накладных, созданных из раздела «Производство». Значение «Скрыть» исключает такие документы из списка, «Показать» позволяет их отображать.

После заполнения условий нажмите одну из кнопок:

• Применить — загрузить журнал с выбранными условиями. Если вы изменили несколько полей, нажмите эту кнопку, чтобы применить их одновременно.
• Сбросить период — вернуть стандартный период последних 7 дней и обновить список.

Учитывайте, что период по датам ограничивает проведённые накладные. Черновики видны независимо от дат. Поэтому, если вы ищете старый черновик, отсутствие нужной даты в выбранном диапазоне само по себе не должно быть причиной его исчезновения из журнала.

Журнал — колонки таблицы

Каждая строка таблицы соответствует одной приходной накладной. По столбцам можно быстро оценить дату, поставщика, сумму и состояние документа.

Щелчок по заголовку большинства колонок сортирует список по этому столбцу. Повторный щелчок меняет направление сортировки. Колонка отметок «✓» для сортировки не предназначена.

• ✓ — отметка документа для групповых действий. Щелчок по ячейке включает или снимает отметку. Щелчок по заголовку позволяет отметить все видимые строки или снять отметки. Подробности — в разделе «Таблица, отметки, клавиши».
• № — внутренний номер приходной накладной в Mercury-ИИ. Это номер документа в программе, а не номер бумажной накладной поставщика.
• Дата — дата прихода, указанная в учёте.
• № накладной — номер документа, полученного от поставщика. Он может отличаться от внутреннего номера прихода в программе.
• Дата накладной — дата бумажной или электронной накладной поставщика.
• Поставщик — наименование контрагента, от которого поступил товар.
• Сумма — общая сумма приходной накладной с НДС.
• Долг — задолженность по данной накладной, если для неё ведётся учёт долгов. Подробнее — «Долги».
• Проведен — состояние документа. Зелёная галочка означает, что накладная проведена. Крестик означает, что документ пока остаётся черновиком.

Если документов много, таблица разбивается на страницы. Под ней находится постраничная навигация: с её помощью можно переходить к следующим и предыдущим частям списка.

Журнал — таблица, отметки, клавиши

Для работы с журналом используются два вида выбора документов: обычное выделение строки и отметка галочкой.

• Один щелчок по строке — выделяет документ. Выделенная накладная используется командами «Изменить», «Провести» и «Удалить».
• Двойной щелчок по строке — открывает карточку приходной накладной.
• Щелчок по ячейке «✓» — отмечает или снимает отметку с конкретного документа. Отмеченные накладные можно обрабатывать вместе через меню «Действия».
• Ctrl + щелчок по строке — переключает отметку документа, не требуя отдельного щелчка по ячейке с галочкой.

Если фокус находится в области таблицы, можно использовать клавиатуру:

• ↑ / ↓ — переместить выделение на предыдущую или следующую строку.
• Ins — отметить текущую строку и перейти к следующей.
• + — отметить все отфильтрованные строки.
• − — снять отметки со всех строк.

Также можно щёлкнуть по заголовку колонки «✓», чтобы переключить отметки у видимых строк. Это удобно, когда нужно выполнить групповую операцию сразу со всеми документами, которые сейчас отображаются в таблице.

Перед использованием групповых команд проверьте счётчик отмеченных документов. Он показывает, сколько накладных попадёт под действие выбранной команды.

Журнал — меню «Действия»

Меню «Действия» предназначено для операций сразу с несколькими приходными накладными. Сначала отметьте нужные документы галочками в первом столбце таблицы. После этого меню станет доступно.

• Провести отмеченные — провести все отмеченные черновики. После успешного проведения поступившие товары учитываются на соответствующих складах. Подробнее о последствиях проведения — «Проведение и возврат».
• Отменить проведение отмеченных — распровести отмеченные документы. При отмене проведения изменения, внесённые накладными в складские остатки и цены, откатываются.
• Копировать на другой склад… — создать черновики-копии отмеченных накладных на выбранном складе. Исходные документы при этом не изменяются. Важно: копирование не означает автоматического списания товара с исходного склада. Если требуется перемещение товара между складами, одного копирования приходной накладной недостаточно — учитывайте это при организации складской операции. Подробнее — «Журнал приходов».
• Экспорт отмеченных в Excel — выгрузить отмеченные накладные в файл для дальнейшей работы с данными в Excel или другой программе, поддерживающей табличные файлы.
• Сумма отмеченных — показать сводные суммы по выбранным документам. В расчёте отображаются сумма с НДС, сумма без НДС, сумма НДС и сумма в расходных ценах товарных строк. Для расходной цены учитывается значение строки; при проведении пустая расходная цена может быть заполнена из прайса.

Если вы хотите выполнить операцию только с одной накладной, обычно удобнее выделить её строку и воспользоваться обычными кнопками панели журнала. Меню «Действия» предназначено именно для групповой работы.

Карточка накладной — устройство

Карточка приходной накладной — основной экран, в котором оформляется поступление товара. Здесь указываются реквизиты документа, выбирается поставщик, добавляются товарные позиции, задаются цены и при необходимости прикрепляются файлы.

Открыть карточку можно несколькими способами:

• Нажать «Нов. приход» в журнале, чтобы создать новый документ.
• Выделить существующую накладную и нажать «Изменить».
• Дважды щёлкнуть по строке накладной в журнале.
• Открыть карточку с панели раздела «Приходы».

Каждый открытый документ появляется на отдельной вкладке задач. В заголовке вкладки отображается номер прихода, поэтому при работе с несколькими накладными можно переключаться между ними.

Кнопка «?» в карточке открывает отдельную справку «Карточка приходной накладной».

При открытии нового документа программа показывает вкладку «Шапка», чтобы сначала можно было заполнить основные реквизиты. У уже существующей накладной по умолчанию открывается вкладка «Строки», где продолжается работа с товарами.

Карточка — вкладки

Карточка разделена на три вкладки. Каждая отвечает за свою часть приходной накладной.

• Шапка — основные реквизиты документа: даты, поставщик, номер накладной поставщика, привязка к сделке CRM, признаки возврата и отсрочки платежа. Здесь же отображается информация о задолженности.
• Строки — список поступающих товаров. На этой вкладке добавляют и редактируют позиции, указывают количество и цены, импортируют строки из Excel и просматривают итоговые суммы. Здесь же может отображаться информация о платежах по накладной.
• Файлы — вложения, относящиеся к документу: фотографии, сканы и PDF-файлы. Например, сюда можно прикрепить изображение бумажной накладной поставщика.

Обычно работа с новым приходом начинается с заполнения шапки, затем добавляются товарные строки. После проверки документа его можно сохранить как черновик или провести. При необходимости к накладной прикрепляют подтверждающие файлы.

Карточка — поля шапки

В верхней части карточки на всех вкладках отображаются название «Приход» и информация о складе. Это помогает не перепутать документы, если вы одновременно работаете с несколькими накладными.

Поле «Склад» доступно только для просмотра. Оно показывает склад, к которому относится текущая накладная. Сам склад выбирается в общей шапке программы и не меняется непосредственно в карточке документа.

На вкладке «Шапка» находятся следующие поля:

• № прихода — внутренний номер документа в Mercury-ИИ. Он присваивается при первом сохранении и доступен только для просмотра. Не путайте его с номером накладной поставщика: это разные номера.
• Дата — дата прихода в учёте. Именно она используется как дата поступления документа в программе. В API это поле соответствует date_prih.
• № накл. — номер накладной, полученной от поставщика. Это внешний номер документа, который удобно сверять с бумажным оригиналом или электронным документом. Максимальная длина — 64 символа.
• Дата накл. — дата, указанная в документе поставщика. Она может отличаться от даты прихода, если товар фактически поступил на склад в другой день.
• Поставщик — контрагент, от которого поступает товар. Начните вводить название, чтобы найти поставщика в справочнике контрагентов. Если рядом с названием отображается восклицательный знак, такого имени пока нет в базе: при сохранении будет создан новый контрагент. Кнопка с иконкой справочника открывает карточку выбранного поставщика, если для него уже известен внутренний идентификатор.
• Сделка — необязательная связь приходной накладной со сделкой CRM. Она позволяет видеть приход среди документов соответствующей сделки. Если привязка не нужна, оставьте значение «— не привязана —». Кнопка «?» рядом с полем открывает справку «Привязка к сделке CRM». Подробнее о документах внутри сделки — «Документы сделки».
• Возврат — флажок, который обозначает возврат товара поставщику. Это не обычное поступление товара: при проведении возврата розничный прайс не пересчитывается. Подробности — в справке «Проведение и возврат».
• Отсрочка платежа — признак работы с отсрочкой или консигнацией. При его использовании учитывается срок оплаты, а задолженность по накладной может рассчитываться с учётом установленной отсрочки. Подробнее о поведении этого режима — в карточке прихода и справке по учёту долгов.
• Дата оплаты — появляется при включённой отсрочке. По умолчанию рассчитывается как дата прихода плюс значение «Срок отсрочки» из карточки контрагента. Рядом находится значок ⓘ с подсказкой.
• Долг — текущая задолженность по данной накладной. Поле доступно только для просмотра. Подробности — в справке по модулю «Долги».

Важно: после проведения накладной поля шапки блокируются для редактирования. Если необходимо исправить проведённый документ, сначала нужно разобраться с его состоянием и при необходимости отменить проведение. Для приходов, созданных из производства, действуют отдельные ограничения: изменения выполняются через акт производства.

Карточка — панель инструментов строк

На вкладке «Строки» находится таблица товаров и панель команд для работы с ней. С её помощью можно добавлять позиции, изменять уже внесённые товары, загружать список из Excel и печатать ценники.

• Колонки — настройка видимости столбцов таблицы. Если вам не нужны некоторые сведения, например розничная цена или НДС, соответствующие колонки можно скрыть. Настройка сохраняется в браузере.
• Добавить — открыть панель ввода новой товарной строки. После нажатия под панелью инструментов появятся поля для выбора товара, количества и цен. Повторное нажатие сворачивает режим добавления. Подробнее — «Добавление строки и штрихкод».
• Изменить — открыть выбранную строку для редактирования. Используется та же панель, что и при добавлении новой позиции. Сначала выделите нужный товар в таблице.
• Удалить — удалить выделенную товарную строку. Удаление доступно только для черновика. Если накладная уже проведена, сначала необходимо отменить проведение.
• Обновить — повторно загрузить строки документа с сервера.
• Импорт — открыть мастер загрузки товарных строк из Excel. Это удобно, если поставщик прислал большой список товаров и вручную добавлять каждую позицию слишком долго. Подробности — «Импорт строк из Excel».
• Ценник — напечатать по одному ценнику на каждую товарную позицию. Например, если в строке указано 20 единиц товара, будет подготовлен один ценник для этой позиции.
• Ценник*Х — напечатать столько ценников, сколько единиц указано в количестве строки. Например, если поступило 12 единиц товара, будет подготовлено 12 ценников.
• Товар — меню действий с товаром, выбранным в таблице:
  • Редактировать карточку — открыть карточку товара в разделе «Ассортимент». Это удобно, если во время оформления прихода нужно проверить или изменить сведения о товаре.
  • Серийные номера на складе — открыть сведения о серийных номерах выбранного товара, учитываемых на складе.
  • Аналитика — перейти к аналитике по товару.

Подпись «Строки накладной» служит ориентиром и обозначает область работы с товарными позициями.

Карточка — добавление и редактирование строки

Панель ввода строки появляется под панелью инструментов после нажатия «Добавить» или «Изменить». В первом случае вы создаёте новую товарную позицию, во втором — исправляете уже существующую.

Основные поля панели:

• Товар — поиск товара по названию или штрихкоду. Выберите нужную позицию из предложенных вариантов. Если рядом с введённым названием отображается восклицательный знак, это означает, что такого товара пока нет в каталоге и при сохранении будет создана новая карточка товара. Рядом также может отображаться подсказка по наценке.
• Кол-во — количество поступившего товара. Единица измерения определяется карточкой товара: это могут быть штуки, килограммы, метры и другие единицы.
• Цена — закупочная цена за одну единицу товара. Она используется для расчёта стоимости строки и общей суммы накладной.
• Наценка, % — процент наценки, который используется для расчёта расходной цены. Значение может быть получено из карточки товара или его группы, но его можно изменить вручную.
• Расх. цена — розничная цена товара на складе после проведения прихода. Её можно скорректировать вручную. Подробнее о взаимосвязи закупочной цены, наценки и расходной цены — «Наценка и расходная цена».
• НДС, % — ставка НДС для товарной строки. Используется значение из карточки товара, но при необходимости его можно изменить. Доступные ставки: 0, 5, 7, 10 и 22.
• Сумма — стоимость всей строки. Рассчитывается как количество, умноженное на закупочную цену. Если вы вручную измените сумму, программа пересчитает цену за единицу товара.
• НДС, ₽ — сумма налога по строке. При необходимости её можно скорректировать на небольшую величину, в том числе на ±1 ₽, чтобы итог совпал с бумажной накладной поставщика.
• Серийные номера — поле для ввода серийных номеров, если у товара включён посерийный учёт. Каждый номер вводится с новой строки. Количество номеров должно совпадать с количеством товара в поле «Кол-во».

После заполнения полей используйте кнопки панели:

• Сохранить строку — записать текущую позицию в приходную накладную. Панель ввода остаётся открытой, поэтому можно сразу перейти к добавлению следующего товара.
• Готово — завершить ввод и закрыть панель.

Если в накладной много позиций, удобнее добавлять их последовательно, сохраняя каждую строку. Если список уже подготовлен в таблице, вместо ручного ввода можно воспользоваться командой «Импорт» и загрузить строки из Excel.

Подробные инструкции: «Добавление строки и штрихкод», «Наценка и расходная цена».

Карточка — колонки строк и итог

После добавления товары отображаются в таблице на вкладке «Строки». Каждая строка таблицы соответствует одной позиции приходной накладной.

В таблице предусмотрены следующие колонки:

• № — порядковый номер строки в таблице.
• Товар — наименование поступившего товара.
• Ед. — единица измерения товара.
• Кол-во — количество товара в данной строке.
• Цена — закупочная цена за одну единицу.
• Расх. цена — розничная цена, которая будет использоваться на складе после проведения.
• НДС, % — ставка НДС для строки.
• НДС, ₽ — сумма НДС в рублях.
• Сумма — общая стоимость строки с НДС.

Щелчок по заголовку колонки сортирует товарные строки по соответствующему значению. Это помогает, например, быстро сгруппировать позиции по названию или проверить цены.

Внизу таблицы находится строка «Итого». В ней отображаются суммарные значения по количеству (там, где оно применимо), НДС и стоимости накладной. Если для товаров указаны расходные цены, может также отображаться их общая сумма.

Чтобы выбрать строку, щёлкните по ней один раз. Двойной щелчок переводит выбранную позицию в режим редактирования. Изменить строку также можно кнопкой «Изменить» на панели инструментов.

Карточка — платежи по накладной

Под таблицей товарных строк может отображаться блок «Платежи по накладной». Он предназначен для просмотра платежей, которые были отнесены к данной приходной накладной в финансовом учёте.

Блок отображается у проведённого документа, если по нему существуют соответствующие платёжные записи. Если платежей ещё нет или они не связаны с накладной, этот блок может отсутствовать.

В таблице платежей отображаются:

• Платёж № — идентификатор платежа в финансовом учёте.
• Дата — дата платежа.
• Сумма — часть платежа, отнесённая именно на эту накладную.
• Авто — галочка, если связь платежа с накладной была создана автоматически.

Если нужно посмотреть подробности конкретной операции, дважды щёлкните по строке платежа. Откроется карточка платежа.

Сам блок предназначен для просмотра связей между приходной накладной и платежами. Работа с финансовыми операциями выполняется в разделе «Платежи».

Карточка — вкладка «Файлы»

На вкладке «Файлы» можно хранить вложения, относящиеся к конкретной приходной накладной. Например, можно прикрепить фотографию бумажного документа, скан накладной или PDF-файл от поставщика.

Поддерживаются следующие форматы:

• JPEG;
• PNG;
• WebP;
• GIF;
• PDF.

Размер одного файла не должен превышать 10 МБ.

• Добавить файл — выбрать один или несколько файлов на компьютере и прикрепить их к текущей накладной.
• Сетка превью — область, в которой отображаются уже загруженные вложения. Для работы с конкретным файлом используйте доступные рядом с ним команды просмотра и удаления.
• Нет вложений — сообщение, которое показывается, если к документу ещё не прикрепляли файлы.

Если у вас есть фотография накладной поставщика и вы хотите не просто сохранить её, а распознать товарные позиции, воспользуйтесь отдельной функцией «Импорт по фото». Она предназначена для подготовки прихода по изображению документа.

Карточка — статус и кнопки внизу

В нижней части карточки находятся текущий статус документа и основные команды. Именно здесь можно сохранить накладную, провести её или закрыть карточку.

• Статус слева — показывает текущее состояние накладной. Возможны варианты:
  • Черновик — документ сохранён, но ещё не проведён. Он не изменяет складские остатки.
  • Проведена — документ проведён и участвует в складском учёте.
  • Проведена · производство (изменение в акте производства) — приход создан в результате производства. Его изменение выполняется через соответствующий акт производства.
• Акт производства — появляется, если накладная связана с документом производства. Кнопка открывает соответствующий акт.
• Провести / Отменить проведение — одна кнопка, название которой зависит от состояния документа. Для черновика доступно проведение, а для проведённой накладной — отмена проведения. Приходы из производства имеют отдельные ограничения: у проведённого производственного прихода кнопка проведения может быть скрыта.
• Сохранить — записать изменения шапки и товарных строк, не проводя документ. Это позволяет подготовить накладную и оставить её черновиком, чтобы вернуться к проверке позднее.
• Выход — закрыть вкладку карточки. Если вы внесли изменения, перед выходом убедитесь, что сохранили их.

Главное различие между сохранением и проведением: сохранение записывает данные накладной, но само по себе не означает, что товары поступили на склад. Для отражения поступления в складском учёте документ нужно провести. Перед проведением проверьте поставщика, даты, товарные позиции, количество и цены.

Подробнее о том, что меняется при проведении и отмене проведения, читайте в разделе «Проведение и возврат».