Контрагенты и наши склады

Устройство экрана

В справочнике две основные области:

• Слева — группы контрагентов. С их помощью можно распределять организации по категориям и быстро находить нужные записи.
• Справа — список контрагентов и складов. Над таблицей расположены кнопки управления, поиск и фильтры.

В таблице можно выбирать записи, отмечать несколько строк для групповых действий, менять набор отображаемых колонок и переходить между страницами списка.

При создании или изменении записи поверх списка открывается карточка. В ней собраны основные сведения об организации или складе, реквизиты, контакты и дополнительные настройки.

Также в справочнике есть отдельные окна для создания групп и группового изменения записей.

Общий список и раздел «Склады»

Это не два отдельных справочника, а два способа просмотра одних и тех же записей.

• Контрагенты — общий список. В нём отображаются поставщики, покупатели, другие организации и собственные склады. Доступны группы, фильтры и все основные действия со справочником.
• Склады — отдельный список только собственных складов. Здесь удобнее работать с местами хранения, не отвлекаясь на остальных контрагентов. Группы и некоторые общие действия в этом режиме не отображаются.

Чтобы запись считалась собственным складом, в её карточке нужно включить признак «Это наш собственный склад» и указать юридическое лицо холдинга. После этого запись появится и в общем справочнике, и в разделе «Склады».

У склада есть дополнительные настройки, связанные с учётом товаров и работой касс. При этом его реквизиты организации берутся из выбранного нашего юридического лица. Подробнее — в разделах «Основное» и «Реквизиты».

Группы контрагентов

Группы находятся в левой части общего списка. Они помогают распределять контрагентов по категориям, например по типу организации или направлению работы.

В справочнике предусмотрен один уровень групп: создавать вложенные группы нельзя.

Кнопки управления группами

• + — создать новую группу. Программа попросит указать её название.
• Карандаш — переименовать выбранную группу. Для общей строки «Все» эта команда недоступна.
• Корзина — удалить выбранную группу. Перед удалением программа попросит подтвердить действие. Удалить строку «Все» нельзя.

Выбор группы

• Все — показать весь список.
• Название группы — показать только контрагентов, относящихся к этой группе.

Если нажать на уже выбранную группу ещё раз, отбор снимется и снова отобразятся все записи. При переключении между группами открытая карточка закрывается, а список обновляется.

Удаление группы не означает удаление самих контрагентов. Их записи остаются в справочнике.

Кнопки над списком

• Колонки — выбрать, какие столбцы показывать в таблице. Настройки сохраняются в браузере, поэтому при следующем открытии справочника выбранный набор колонок останется прежним.
• Добавить — создать новую запись. В общем списке создаётся контрагент, а в разделе «Склады» — собственный склад.
• Изменить — открыть карточку выбранной записи. Для этого сначала нужно выделить строку. Системные записи изменять нельзя.
• Удалить — удалить выбранную запись или все отмеченные записи. Подробнее — в разделе «Удаление».
• Обновить — заново загрузить список, группы и сведения о наших юридических лицах.
• Рассылка писем — перейти к автоматической рассылке писем контрагентам, с которыми ещё не было CRM-активности.
• Фильтр — показать или скрыть дополнительные условия отбора.
• Действия — меню группового изменения и экспорта отмеченных записей. Доступно в общем списке, когда отмечена хотя бы одна строка.

Рядом с меню действий отображается количество отмеченных записей.

Поиск

Поле поиска позволяет находить записи по названию, городу, телефону, электронной почте и контактным лицам. В разделе «Склады» поиск выполняется по названию склада.

Можно вводить несколько слов через пробел. Программа ищет совпадения без различия между буквами «е» и «ё». Учитываются:

• название организации или склада;
• город, телефон и email;
• ФИО, телефоны и email сотрудников, добавленных на вкладке «Сотрудники»;
• тип записи — собственный склад или внешний контрагент.

Если в запросе есть последовательность из четырёх или более цифр, программа дополнительно проверяет номера телефонов.

Для запуска поиска нажмите кнопку с лупой или клавишу Enter. После изменения запроса список начинается с первой страницы. Найденные совпадения в колонке «Наименование» подсвечиваются.

Фильтры

Дополнительные условия отбора находятся в панели «Фильтр». Можно использовать несколько фильтров одновременно — они будут применяться вместе с поиском и выбранной группой.

• Город — показать записи из выбранного города или из всех городов.
• Наше юрлицо — отобрать записи, связанные с определённым юридическим лицом холдинга.
• Склад — показать все записи, только собственные склады или только внешних контрагентов. В разделе «Склады» этот фильтр не нужен и не отображается.
• Задачи CRM — показать контрагентов, у которых есть или нет открытых задач.
• CRM активность — отобрать контрагентов, с которыми было или не было взаимодействия, например отправки письма. Простое изменение карточки активностью не считается.
• Email — показать записи с указанным адресом электронной почты или без него.
• Сайт — показать записи с указанным сайтом или без него.

Кнопка «Сбросить» очищает все фильтры.

Колонки таблицы

Набор отображаемых столбцов настраивается через меню «Колонки». Отметка и наименование всегда остаются в таблице. Ширину столбцов можно менять, перетаскивая границу в заголовке.

• ✓ — отметка записи для групповых действий.
• ID — внутренний номер записи в программе.
• Наименование — название организации или склада.
• ИНН — идентификационный номер налогоплательщика.
• Есть задачи — отметка о наличии открытых задач CRM.
• CRM активность — отметка о том, что с контрагентом было взаимодействие. Изменение карточки само по себе не считается активностью.
• Город.
• Телефон.
• Email.
• Сайт — отображается как ссылка, если адрес указан.
• Тип — системная запись, собственный склад или внешний контрагент.
• Юрлицо холдинга — наше юридическое лицо, к которому привязан склад или другая запись, либо прочерк, если привязки нет.
• Учитывать при расчёте долгов — показывает, участвует ли контрагент в расчёте задолженности. Для складов значение не отображается.

По умолчанию часть дополнительных колонок скрыта. Их можно включить в меню «Колонки».

Выбор и отметка записей

В таблице есть два способа выбора записи:

• Одинарный щелчок — выделить строку. После этого её можно открыть кнопкой «Изменить» или двойным щелчком.
• Отметка в колонке ✓ — выбрать запись для групповых действий, например массового изменения группы или экспорта.

Отметить или снять отметку можно несколькими способами:

• Щелчок по ячейке ✓ — изменить отметку у одной записи.
• Ctrl + щелчок (на Mac — Cmd + щелчок) — отметить или снять отметку с выбранной строки.
• Ins — отметить текущую строку и перейти к следующей.
• + или = — отметить все записи, попавшие в текущий список с учётом поиска и фильтров.
• − или _ — снять отметки со всех записей.
• Щелчок по заголовку колонки ✓ — отметить все записи в текущем списке или снять отметки.

Системные записи нельзя отмечать, изменять и удалять.

Создание и изменение групп

Чтобы создать группу, нажмите + над деревом групп. Чтобы изменить название существующей группы, выберите её и нажмите кнопку с карандашом.

• Название группы — обязательное поле, не более 255 символов.
• Сохранить — создать группу или сохранить новое название.
• Отмена — закрыть окно без сохранения изменений.

Группы не могут содержать другие группы: все они находятся на одном уровне.

Групповое изменение

Групповое изменение позволяет назначить одну группу сразу нескольким контрагентам.

1. Отметьте нужные записи в таблице.
2. Откройте меню «Действия» и выберите «Групповое изменение…».
3. В окне будет показано количество выбранных записей.
4. Выберите группу, которую нужно назначить всем отмеченным контрагентам.
5. Нажмите «Применить».

Если оставить вариант «Не менять», группа у записей останется прежней. Кнопка «Отмена» закрывает окно без изменений.

Экспорт в CSV

Чтобы выгрузить записи в CSV-файл, отметьте нужных контрагентов, откройте меню «Действия» и выберите «Экспорт CSV».

В файл попадут только отмеченные записи. Если ничего не отмечено, программа попросит сначала выбрать контрагентов. После подготовки файла браузер предложит сохранить его на компьютер.

Карточка контрагента или склада

Карточка используется для создания и изменения записей единого справочника. В зависимости от того, является запись обычным контрагентом или собственным складом, часть полей и вкладок может отличаться.

В карточке доступны вкладки:

• Основное — название, группа, тип записи и связь с нашим юридическим лицом.
• Реквизиты — сведения об организации и банковские реквизиты.
• Связь — телефон, email и сайт.
• Касса самообслуживания — дополнительные настройки собственного склада для работы с кассами Mercury-POS.
• Сотрудники — контактные лица организации.
• CRM — заметки, задачи, история взаимодействия и документы ERP.

В нижней части карточки находятся кнопки:

• Сохранить — записать изменения и закрыть карточку.
• Отмена — закрыть карточку без сохранения.

Если при сохранении обнаружится ошибка, программа покажет сообщение с её описанием.

Вкладка «Основное»

• Наименование — краткое название организации или склада, которое будет отображаться в списках и документах. Обязательное поле, не более 255 символов.
• Группа — группа, к которой относится контрагент. Можно оставить запись без группы.
• Это наш собственный склад — этот признак отличает собственный склад от внешнего контрагента. Если включить его, запись будет считаться складом вашей компании.
• Юридическое лицо холдинга — выбор одного из наших юридических лиц из справочника «Наши юрлица». Для собственного склада поле обязательно. Для обычного внешнего контрагента оно недоступно.
• Учитывать при расчёте долгов — определяет, участвует ли контрагент в расчёте задолженности. По умолчанию включено. Для собственных складов этот параметр не используется.
• Срок отсрочки, дней — срок отсрочки платежа по умолчанию для операций в режиме «Консигнация». Для собственных складов не применяется.
• Разрешать снижение розничной цены при автонаценке — настройка собственного склада. Позволяет учитывать ситуацию, когда на складе остался товар, закупленный дороже, чем получается по текущей автоматической наценке.
• Разрешить дисконтные карты — настройка собственного склада. Если она включена, дисконтные карты этого склада передаются на кассы при выгрузке прайс-листа. По умолчанию включена.

Когда включается признак собственного склада, программа требует выбрать наше юридическое лицо. Для склада также становятся доступны дополнительные настройки, а параметры, относящиеся к расчёту долгов, скрываются.

Вкладка «Реквизиты»

Здесь находятся реквизиты организации и банковские данные.

Для собственного склада реквизиты организации берутся из выбранного юридического лица холдинга. Поэтому ИНН, КПП, полное наименование, юридический адрес, город, ОГРН и ОКПО здесь доступны только для просмотра. Чтобы изменить эти сведения, откройте справочник «Наши юрлица».

Организация

• ИНН — идентификационный номер налогоплательщика. Для внешнего контрагента можно ввести его вручную.
• Заполнить — найти сведения об организации по ИНН и заполнить доступные реквизиты. Для этого используется сервис DaData. Уже заполненные поля не заменяются пустыми значениями из найденной записи.
• КПП — код причины постановки на учёт.
• Полное наименование — полное название организации.
• Юридический адрес — адрес организации по регистрационным документам.
• Физический адрес — фактический адрес организации.
• Город — город контрагента. Используется для поиска, фильтрации и отображения в таблице.
• ОГРН — основной государственный регистрационный номер.
• ОКПО — код организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

После запроса к DaData программа показывает, удалось ли получить сведения об организации.

Банк

• БИК — банковский идентификационный код.
• Заполнить — найти сведения о банке по БИК. Программа заполняет название банка и корреспондентский счёт.
• Наименование банка — название банка.
• Расчётный счёт — расчётный счёт организации.
• Корреспондентский счёт — корреспондентский счёт банка.

После запроса к DaData программа показывает результат заполнения банковских данных.

Вкладка «Связь»

Здесь указываются основные способы связи с контрагентом:

• Телефон — основной контактный номер.
• Email — адрес электронной почты. Кнопка «Отправить письмо» открывает форму письма в CRM. Адрес получателя и сведения о контрагенте подставляются автоматически. Подробнее — в справке «Письма клиентам».
• Сайт — адрес сайта организации. В таблице справочника он отображается как ссылка.

Вкладка «Касса самообслуживания»

Эта вкладка доступна только для собственных складов. Здесь находятся параметры, которые используются при передаче данных на кассы Mercury-POS.

• Токен API «Честный знак» — токен для работы с маркированными товарами. Если токен не указан, товары при передаче на кассы этого склада будут считаться немаркированными.
• Ключ СкидкаБот (vendor ID) — идентификатор поставщика для подключения СкидкаБот.
• Секрет СкидкаБот — секретный ключ для подключения СкидкаБот.

ЕГАИС

Параметры подключения к универсальному транспортному модулю (УТМ), установленному на этом складе.

• УТМ, хост — адрес компьютера или сервера, на котором работает УТМ. Например, 127.0.0.1, если модуль установлен на этом же компьютере.
• УТМ, порт — порт подключения к УТМ. По умолчанию предлагается 8080.
• FSRAR_ID организации — идентификатор организации в ЕГАИС.

Подробнее о настройке УТМ и FSRAR_ID — в справке «ЕГАИС: УТМ и FSRAR_ID».

Вкладка «Сотрудники»

На этой вкладке можно хранить контактные данные сотрудников и других физических лиц, связанных с организацией. Сами контакты ведутся в отдельном справочнике — «Контакты».

Сначала сохраните карточку контрагента. После этого станут доступны действия с сотрудниками:

• Добавить — создать новый контакт и сразу связать его с этим контрагентом.
• Открыть — открыть карточку выбранного сотрудника. Сначала нужно выделить его строку.
• Обновить — заново загрузить список сотрудников.
• ? — открыть справку о контактах контрагента.

В таблице отображаются ФИО, должность и телефон сотрудника. Чтобы открыть карточку, можно также дважды щёлкнуть по его строке.

Если сотрудников ещё нет, программа покажет соответствующее сообщение. Во время загрузки списка отображается надпись «Загрузка…».

Вкладка «CRM»

На этой вкладке собрана краткая история работы с контрагентом. Здесь можно вести заметки, просматривать задачи и историю взаимодействия, а также быстро переходить к документам ERP.

Сначала сохраните карточку контрагента. После этого станут доступны следующие возможности:

Заметки

• Новая заметка — введите текст и нажмите «Добавить».
• Сохранённые заметки отображаются списком с датой и автором. При необходимости каждую заметку можно удалить.

Задачи

• Отображаются до пяти открытых задач по этому контрагенту. В списке видны статус, название и срок выполнения.
• Щелчок по задаче открывает её карточку.
• + Новая задача — создать задачу, которая будет связана с этим контрагентом.

Лента

В ленте отображаются последние события CRM, связанные с контрагентом. Показывается до 30 событий.

Документы ERP

• В верхней части отображаются общие суммы по документам «Расход» и «Приход».
• Ниже показываются последние документы: тип, номер, дата и сумма. Отображается до восьми документов.
• Щелчок по документу открывает соответствующую накладную.

Подробное описание вкладки — в справке «CRM контрагента».

Удаление

• Системные записи нельзя изменять и удалять.
• Если в таблице есть отмеченные записи, кнопка «Удалить» предложит удалить все отмеченные. Перед удалением программа попросит подтвердить действие. Системные записи при этом пропускаются.
• Если ничего не отмечено, удаляется одна выделенная строка. Программа также попросит подтвердить удаление.
• Удаление группы не удаляет контрагентов, которые в неё входят. Сами записи остаются в справочнике.

Смежные разделы

Наши юрлица, Что такое склад, Контакты, Задачи CRM, Письма и рассылка, ЕГАИС: УТМ и FSRAR_ID, Вкладка CRM в карточке.