Контактные лица
В справочнике Контакты хранятся люди, связанные с вашими контрагентами. У одной организации может быть несколько контактных лиц: директор, бухгалтер, закупщик, менеджер или другой сотрудник. Для каждого человека можно указать должность, телефон, личную электронную почту, мессенджеры и заметки. Контакты помогают понимать, с кем именно вы общаетесь внутри компании.
Где найти контакты
Общий список контактных лиц находится в разделе CRM → Справочники → Контакты (или Справочники → Контакты). Здесь собраны люди из всех организаций, с которыми вы работаете.
В списке отображаются ФИО, должность и название организации, к которой относится человек. Над таблицей находятся кнопки управления, поиск и фильтр.
Контактное лицо всегда связано с определённым контрагентом. Поэтому при создании контакта нужно выбрать организацию, к которой относится этот человек.
Если вы работаете с конкретной компанией, открывать общий справочник необязательно. Её контактные лица доступны прямо в карточке контрагента на вкладке «Сотрудники». Это те же самые контакты, которые отображаются в общем списке.
Кнопки над списком
- Колонки — выбрать, какие столбцы показывать в таблице. Настройки сохраняются в браузере.
- Добавить — создать новое контактное лицо. Карточка откроется поверх списка.
- Изменить — открыть карточку выбранного человека. Сначала нужно выделить его строку.
- Удалить — удалить выбранный контакт.
- Фильтр — показать или скрыть панель отбора контактов по организации.
- Обновить — заново загрузить список с сервера.
Чтобы открыть карточку, также можно дважды щёлкнуть по строке в таблице.
Поиск
Поле поиска позволяет найти человека по ФИО, телефону, электронной почте или тексту заметок.
Введите нужные слова в поле «Поиск по ФИО, телефону, email, заметкам…» и нажмите кнопку с лупой. В таблице останутся контакты, соответствующие запросу.
Отбор по контрагенту
Если нужно посмотреть контактных лиц только одной организации, воспользуйтесь фильтром «Контрагент».
- Откройте панель «Фильтр».
- Начните вводить название организации в поле «Контрагент».
- Выберите нужную компанию из предложенного списка.
- Нажмите «Применить».
В таблице останутся контакты выбранной организации. Чтобы вернуться к общему списку, нажмите «Сбросить».
Колонки таблицы
- № — внутренний номер контактного лица.
- ФИО — имя и фамилия человека.
- Должность — должность или роль в организации, например директор, бухгалтер или закупщик.
- Контрагент — организация, к которой привязан контакт.
Двойной щелчок по строке или кнопка «Изменить» открывает карточку контактного лица.
Карточка контактного лица
В карточке хранятся сведения о конкретном человеке и его связи с организацией.
- Контрагент — организация, к которой относится контакт. Поле обязательное. Начните вводить название и выберите нужную компанию из списка.
- ФИО — фамилия, имя и отчество человека. Обязательное поле, не более 150 символов.
- Должность — должность или роль человека в организации. Например: директор, главный бухгалтер, менеджер по закупкам, кладовщик. Необязательное поле, до 150 символов.
- Телефон — номер телефона контактного лица.
- Личный email — личный адрес электронной почты человека. Кнопка «Отправить письмо» открывает форму письма с этим адресом. Подробнее — в справке «Письма».
- Мессенджеры — сведения о том, как связаться с человеком через мессенджеры. Например, можно указать Telegram, WhatsApp или Skype.
- Заметки — дополнительная информация о человеке: особенности работы, предпочтительный способ связи, время для звонков и другие полезные сведения.
Кнопка «Сохранить» записывает изменения, а «Отмена» закрывает карточку без сохранения.
Заметки и история общения
Помимо обычных заметок в карточке контакта есть отдельный блок CRM. Он предназначен для записей о взаимодействии с конкретным человеком.
Сначала сохраните контакт. После этого станут доступны следующие возможности:
- Новая заметка — добавить запись о разговоре, договорённости или другом событии, связанном с этим человеком.
- Список заметок — посмотреть ранее добавленные записи. У каждой заметки указаны дата и автор. При необходимости её можно удалить.
- Лента активности — посмотреть историю событий, связанных с контактом. Подробнее — в справке «Лента».
Важно различать два вида заметок:
- Заметки в карточке контакта — постоянная справочная информация о человеке.
- CRM-заметки — записи о конкретных разговорах, договорённостях и событиях в ходе работы с ним.
Контакты в карточке контрагента
Удобнее всего работать с контактными лицами непосредственно из карточки организации. Для этого откройте контрагента и перейдите на вкладку «Сотрудники».
Здесь отображаются все контакты, привязанные к этой организации. Например, у поставщика можно хранить отдельно директора, менеджера по продажам, бухгалтера и сотрудника, отвечающего за закупки.
- Добавить — создать новое контактное лицо и сразу привязать его к открытой организации.
- Открыть — перейти к карточке выбранного человека.
- Обновить — заново загрузить список контактов.
- ? — открыть эту справку.
В таблице отображаются ФИО, должность и телефон. Двойной щелчок по строке также открывает карточку контакта.
Если карточка организации ещё не сохранена, сначала сохраните её. После этого можно будет добавлять контактных лиц.
Важно: контакт, созданный на вкладке «Сотрудники», появляется и в общем справочнике «Контакты». Если изменить его данные в одном месте, они изменятся и при просмотре из другого места.
