Меркурий-ИИ

CRM

Заметки о контрагенте

Заметки CRM позволяют сохранять информацию о клиентах и контактных лицах: результаты разговоров, достигнутые договорённости, особенности сотрудничества и другие полезные сведения. Каждая заметка сохраняется с датой и автором, а её добавление отражается в ленте CRM. Заметки доступны непосредственно в карточках контрагентов и контактов.

Для чего нужны заметки

Заметки предназначены для хранения информации, которая может пригодиться при дальнейшей работе с клиентом.

Например, после телефонного разговора можно записать:

Обсудили поставку торговых весов. Клиент заинтересован, но хочет сначала получить прайс-лист. Решение планирует принять на следующей неделе.

Когда вы снова откроете карточку клиента, не потребуется вспоминать подробности предыдущего разговора или искать переписку. Достаточно прочитать оставленную заметку.

Заметки особенно полезны, если с клиентом работают несколько сотрудников. Информация сохраняется в CRM и не зависит от личных записей конкретного менеджера.

Что содержит заметка

Каждая заметка включает:

Добавление и удаление заметок отражается в истории событий CRM. Это позволяет видеть не только сами записи, но и действия сотрудников, связанные с ними.

Когда использовать заметку, а когда задачу

Заметка фиксирует информацию, а задача — действие, которое необходимо выполнить.

Например, запись «Клиент попросил прислать каталог оборудования» можно сохранить как заметку. А чтобы не забыть выполнить просьбу, создать отдельную задачу «Отправить каталог клиенту».

Таким образом, заметки помогают сохранять историю общения, а задачи — организовывать дальнейшую работу.

Заметки в карточке контрагента

Заметки об организации или физическом лице находятся на вкладке «CRM» в карточке контрагента.

Как открыть заметки

  1. Откройте справочник контрагентов.
  2. Найдите нужного клиента и откройте его карточку.
  3. Перейдите на вкладку «CRM».
  4. В левой части вкладки найдите блок «Заметки».

Если контрагент только создаётся и ещё не сохранён, работа с CRM недоступна. Вместо содержимого вкладки отображается сообщение:

Сохраните контрагента, чтобы вести CRM.

Сначала сохраните карточку нового контрагента, после чего можно будет добавлять заметки.

Как добавить заметку

  1. В блоке «Заметки» найдите поле «Новая заметка…».
  2. Введите текст записи.
  3. Нажмите «Добавить».

Новая заметка появится в списке заметок этого контрагента. Программа сохранит текст, дату добавления и автора записи.

Одновременно в ленте CRM появится событие о добавлении заметки.

Просмотр и удаление

Все добавленные записи отображаются в списке блока «Заметки». Для каждой указаны текст, дата и автор.

Если заметка больше не нужна или была добавлена по ошибке, нажмите «Удалить» рядом с соответствующей записью.

После удаления заметка исчезнет из списка, а в ленте CRM появится событие об удалении.

Совет: старайтесь записывать конкретные сведения. Например, вместо «Поговорили с клиентом» полезнее написать «Обсудили поставку 10 сканеров, ждёт предложение с ценами до пятницы».

Подробнее об устройстве карточки читайте в разделе Вкладка CRM в карточке контрагента.

Заметки в карточке контакта

CRM-заметки можно добавлять не только к контрагенту в целом, но и к отдельному контактному лицу.

Это удобно, когда в одной организации вы общаетесь с несколькими сотрудниками и хотите сохранять сведения о взаимодействии с каждым из них отдельно.

Например, у компании могут быть директор, бухгалтер и менеджер по закупкам. Для каждого из них можно вести собственные заметки.

Где находятся заметки контакта

Откройте карточку нужного контакта. После сохранения контакта в ней становится доступен блок «CRM-заметки и лента».

Если контакт ещё не сохранён, вместо блока отображается сообщение:

Сохраните контакт, чтобы добавлять CRM-заметки и видеть ленту.

Поэтому при создании нового контактного лица сначала заполните его карточку и сохраните изменения.

Добавление заметки к контакту

  1. Откройте карточку нужного контактного лица.
  2. Найдите блок «CRM-заметки и лента».
  3. Введите текст в поле «Новая заметка…».
  4. Нажмите «Добавить».

Заметка будет сохранена для этого контакта и появится в соответствующем списке.

Рядом находится лента событий, связанных с контактным лицом. Она позволяет просматривать историю работы с ним.

Удаление заметки контакта

Для удаления записи воспользуйтесь кнопкой «Удалить» рядом с нужной заметкой.

Информация о выполненном действии также отражается в CRM.

Подробнее о контактных лицах и их карточках читайте в разделе Контакты контрагента.

Заметки в ленте CRM

Лента CRM хранит историю событий, связанных с работой с клиентами. Добавление и удаление заметок также фиксируется в этой истории.

События можно увидеть в двух местах:

Например, если сотрудник добавил заметку после разговора с клиентом, в истории появится соответствующее событие. Другой сотрудник сможет увидеть, что информация о разговоре была зафиксирована.

При этом сама заметка остаётся в списке заметок соответствующей карточки, пока её не удалят.

Лента полезна для восстановления последовательности действий: когда появилась запись, кто её добавил и какие изменения происходили при работе с клиентом.

Подробное описание событий и возможностей просмотра истории находится в разделе Лента CRM.

Отличие от поля «Заметки» в контакте

В карточке контактного лица предусмотрены два разных способа хранения текстовой информации. Их не следует путать.

CRM-заметки

Это отдельные записи в блоке «CRM-заметки и лента».

Поле «Заметки» в карточке контакта

Это обычное текстовое поле с дополнительными сведениями о человеке.

Например, здесь можно указать его должность в неформальном описании, удобное время для связи или другие постоянные особенности контакта.

В отличие от CRM-заметок, это поле:

Как выбрать: постоянную справочную информацию о человеке удобно хранить в обычном поле «Заметки». А результаты переговоров, новые договорённости и историю общения лучше записывать отдельными CRM-заметками.