Задачи CRM
Задачи CRM помогают планировать дела и контролировать их выполнение. Можно поставить напоминание о звонке клиенту, подготовке коммерческого предложения, встрече или любом другом действии. Задачу необязательно связывать с контрагентом — она может быть личной. Для каждой задачи указываются ответственный, тема, срок и при необходимости точное время выполнения.
Журнал задач CRM
Чтобы открыть журнал задач, перейдите в раздел CRM и нажмите кнопку «Задачи» на главном экране.
В журнале можно создавать новые задачи, просматривать существующие, изменять их состояние и переходить к связанным контрагентам.
Например, менеджер может использовать задачи для следующих дел:
- позвонить клиенту и уточнить решение по коммерческому предложению;
- подготовить и отправить договор;
- связаться с поставщиком по поводу задержки поставки;
- проверить поступление оплаты;
- провести встречу или выполнить личное поручение.
Журнал состоит из панели управления, кнопок фильтрации и таблицы задач. Для создания и редактирования используется отдельная карточка задачи.
Если по выбранному фильтру нет подходящих записей, вместо таблицы отображается сообщение «Задач нет».
Задачи могут быть связаны с конкретными контрагентами, но такая связь необязательна. Например, задачу «Подготовить ежемесячный отчёт» можно создать без выбора клиента.
Кнопки управления
В верхней части журнала находится панель инструментов для работы с задачами.
Добавить
Кнопка «Добавить» открывает карточку новой задачи.
Укажите тему, срок выполнения и при необходимости контрагента и описание. После сохранения задача появится в журнале.
Выполнить
Кнопка «Выполнить» позволяет отметить выбранную открытую задачу как выполненную.
Используйте её после того, как запланированное действие действительно завершено.
Например, если задача называлась «Отправить коммерческое предложение», после отправки документа можно выделить её в журнале и нажать «Выполнить».
Статус задачи изменится на «Выполнена», и она перестанет отображаться среди открытых задач.
Важно: выполнить задачу может только назначенный ответственный. Для других пользователей кнопка недоступна.
Отменить
Кнопка «Отменить» переводит выбранную открытую задачу в состояние «Отменена».
Отмена используется, если выполнять задачу больше не требуется.
Например, клиент отказался от предложения и необходимость в повторном звонке отпала. В этом случае задачу можно отменить, а не отмечать выполненной.
Отменять задачу также может только её ответственный.
Контрагент
Кнопка «Контрагент» открывает карточку клиента, с которым связана выбранная задача.
Это удобно, если перед выполнением задачи необходимо посмотреть телефон, электронную почту, заметки или историю взаимодействий с клиентом.
Кнопка используется для задач, у которых указан контрагент. У личной задачи такой связи нет.
Обновить
Кнопка «Обновить» повторно загружает список задач.
Используйте её, если требуется получить актуальное состояние журнала, например после изменений, выполненных в другой карточке или другим сотрудником.
Фильтры задач
Над таблицей находятся кнопки фильтрации. Они позволяют быстро переключаться между текущими, просроченными и завершёнными задачами.
Активный фильтр выделяется визуально.
Открытые
Показывает все задачи, которые ещё не выполнены и не отменены.
Здесь можно увидеть как задачи на сегодня, так и дела, запланированные на будущие даты, а также задачи с уже прошедшим сроком.
Сегодня
Показывает открытые задачи, срок которых приходится на текущий календарный день.
Например, если сегодня 9 ноября, в списке будут открытые задачи со сроком 9 ноября.
Если у задачи указано точное время и оно уже прошло, задача всё равно остаётся в этом фильтре до конца дня.
Просроченные
Показывает открытые задачи, дата выполнения которых уже прошла.
Например, если сегодня 9 ноября, сюда попадут незавершённые задачи со сроком 8 ноября и ранее.
Особенность: задача, назначенная на сегодня в 10:00, не попадёт в этот список даже в 15:00. До конца текущего дня она считается задачей на сегодня, но будет выделена цветом, если указанное время уже прошло.
Выполненные
Показывает задачи со статусом «Выполнена».
Этот список позволяет посмотреть ранее завершённые дела.
Отменённые
Показывает задачи со статусом «Отменена».
Отменённые задачи не удаляются из журнала, поэтому при необходимости можно посмотреть, какие дела были запланированы, но впоследствии отменены.
Какой фильтр использовать
Для ежедневной работы удобно начинать с фильтра «Сегодня», затем проверять «Просроченные». Фильтр «Открытые» позволяет увидеть весь объём незавершённых дел, включая запланированные на будущее.
Колонки журнала
В таблице каждая строка соответствует отдельной задаче.
№
Уникальный номер задачи в системе. Он позволяет отличать задачи друг от друга, даже если у них одинаковые названия.
Колонка номера закреплена в таблице.
Тема
Краткое название задачи, описывающее необходимое действие.
Например:
- «Позвонить директору магазина»;
- «Подготовить счёт на оплату»;
- «Уточнить сроки поставки».
Для просмотра подробностей откройте карточку задачи.
Контрагент
Название организации или физического лица, с которым связана задача.
Если контрагент указан, его название является ссылкой на соответствующую карточку.
Если задача личная и ни к одному контрагенту не привязана, в колонке отображается прочерк.
Срок
Дата, к которой необходимо выполнить задачу.
Если в карточке указано точное время, оно также отображается в этой колонке.
Например:
- 12.11.2026 — выполнить в течение указанного дня;
- 12.11.2026 14:30 — выполнить к указанному времени.
Статус
Показывает текущее состояние задачи:
- Открыта — задача ещё не завершена.
- Выполнена — запланированное действие завершено.
- Отменена — выполнение больше не требуется.
Статусы выделяются специальными обозначениями, чтобы их было проще различать в таблице.
Ответственный
Пользователь, которому принадлежит задача и который отвечает за её выполнение.
Ответственный назначается при создании задачи. Изменять и закрывать задачу может только он.
Сроки, время и просроченные задачи
При создании задачи можно указать дату выполнения и дополнительно точное время.
Эти параметры используются для отображения срока, фильтрации и выделения задач, требующих внимания.
Задача без точного времени
Если указана только дата, задача считается назначенной на соответствующий календарный день.
Например, задача со сроком 9 ноября остаётся актуальной в течение всего 9 ноября.
Она станет просроченной только на следующий день, если к этому моменту не будет выполнена или отменена.
Задача с точным временем
Если указаны и дата, и время, программа может дополнительно выделить задачу, у которой назначенное время уже прошло.
Например, задача «Позвонить клиенту» назначена на сегодня, на 11:00.
Если сейчас 14:00, а задача всё ещё открыта:
- она остаётся в списке «Сегодня»;
- не появляется в списке «Просроченные»;
- её строка подсвечивается розовым, показывая, что назначенное время уже прошло.
Это позволяет отличать задачи, срок которых ещё не наступил, от дел, которые уже следовало выполнить сегодня.
Когда задача попадает в просроченные
В фильтр «Просроченные» попадают только открытые задачи, у которых дата срока раньше текущей даты.
Например, для текущей даты 9 ноября:
| Срок задачи | Результат |
|---|---|
| 8 ноября, без времени | Просроченная |
| 9 ноября, без времени | Сегодня |
| 9 ноября, 10:00, сейчас 15:00 | Сегодня, розовая подсветка |
| 9 ноября, 18:00, сейчас 15:00 | Сегодня, время ещё не наступило |
| 10 ноября | Будущая задача |
Дата и время интерпретируются в локальном часовом поясе пользователя, как и в остальных разделах программы.
Создание и редактирование задачи
Для создания задачи нажмите «Добавить» в журнале. Для просмотра или редактирования существующей задачи откройте её карточку из списка.
Контрагент
Поле позволяет связать задачу с конкретным клиентом или организацией.
Для выбора используется список контрагентов.
Если клиент не выбран, отображается подсказка «Не выбран — личная задача».
Это означает, что задача не будет привязана к определённому контрагенту.
Например, для задачи «Позвонить покупателю по поводу заказа» полезно указать контрагента. А для задачи «Подготовить ежемесячный отчёт» связь с клиентом не требуется.
Тема
Обязательное поле. Укажите краткое и понятное название задачи.
Максимальная длина — 255 символов.
Желательно формулировать тему как конкретное действие: «Отправить договор», «Уточнить оплату», «Позвонить поставщику».
Подробности можно указать в отдельном поле «Описание».
Срок
Поле для выбора даты выполнения задачи.
Укажите день, к которому необходимо выполнить запланированное действие.
Время
Необязательное поле для указания точного времени выполнения.
Время задаётся с точностью до минуты.
Например, если необходимо позвонить клиенту в 15:30, укажите соответствующую дату и время.
Если точное время не имеет значения, поле можно оставить пустым. Тогда срок будет определяться календарной датой.
Ответственный
Показывает пользователя, который отвечает за выполнение задачи.
При создании новой задачи ответственным становится текущий пользователь. В поле отображается его адрес электронной почты.
Поле доступно только для просмотра — изменить ответственного непосредственно в карточке нельзя.
Важно: только ответственный может редактировать задачу и изменять её состояние.
Описание
Поле для подробного описания задачи.
Здесь можно указать дополнительную информацию, которая поможет правильно выполнить поручение.
Например:
Позвонить менеджеру по закупкам. Уточнить, получили ли они коммерческое предложение, и согласовать сроки следующей поставки. Если потребуется, отправить обновлённый прайс-лист.
В отличие от темы, описание предназначено для развёрнутых пояснений.
Сохранить и Отмена
- Сохранить — сохраняет новую задачу или внесённые изменения.
- Отмена — закрывает карточку без сохранения текущих изменений.
Если при сохранении возникает ошибка, соответствующее сообщение отображается в карточке задачи.
Состояние сохранённой задачи
После сохранения в карточке появляется строка с текущим состоянием задачи.
Также становятся доступны кнопки управления статусом:
- Выполнить — отметить задачу как выполненную.
- Отменить — отменить задачу.
- Снова открыть — вернуть ранее завершённую или отменённую задачу в открытое состояние.
Таким образом, если задача была закрыта преждевременно или снова стала актуальной, её можно открыть повторно, не создавая новую запись.
Переход к контрагенту
Если задача связана с клиентом, в карточке предусмотрена кнопка «Контрагент →».
Она открывает карточку соответствующего контрагента, где можно посмотреть его контактные данные, заметки и другую информацию.
Создание задачи из карточки клиента
Задачу необязательно создавать через общий журнал.
Если вы уже работаете с определённым контрагентом, откройте его карточку, перейдите на вкладку «CRM» и нажмите «+ Новая задача».
Откроется форма создания задачи с привязкой к этому контрагенту.
Это удобно, когда необходимость в новом действии возникает непосредственно во время работы с клиентом.
Подробнее об устройстве карточки клиента читайте в разделе Вкладка CRM в карточке контрагента.
Виджет «Мои задачи»
На главном экране раздела CRM находится виджет «Мои задачи».
Он предназначен для быстрого просмотра текущих дел без открытия полного журнала задач.
Фильтры виджета
В верхней части виджета находятся три кнопки:
- Сегодня — открытые задачи, назначенные на текущий день.
- Просроченные — открытые задачи, дата выполнения которых уже прошла.
- Все открытые — все незавершённые задачи.
Эти фильтры позволяют быстро переключаться между делами, которые требуют внимания сегодня, просроченными задачами и общим списком текущих поручений.
Список задач
Под фильтрами отображается список подходящих задач.
Чтобы открыть задачу, нажмите на соответствующую запись. Программа откроет её карточку в журнале задач CRM.
Если подходящих задач нет, виджет показывает сообщение «Нет задач».
Переход между страницами
Если задач много, список разделяется на страницы. Для перехода между ними используются кнопки навигации в нижней части виджета.
Справка
Кнопка «?» в заголовке виджета открывает эту инструкцию.
Как использовать виджет в течение дня
В начале рабочего дня откройте CRM и посмотрите задачи на сегодня. Затем переключитесь на просроченные, чтобы проверить дела, оставшиеся с предыдущих дней.
По мере выполнения открывайте карточки задач и отмечайте их выполненными.
Для просмотра всех задач, создания новых записей и работы с завершёнными делами используйте полный журнал «Задачи CRM».