Меркурий-ИИ

Приходы

Карточка заказа поставщику

Карточка заказа поставщику предназначена для оформления закупки товаров. В ней указывают поставщика, дату заказа, предполагаемую дату доставки и перечень товаров с количеством и ценами. Подготовленный заказ можно сохранить, отправить поставщику по электронной почте, а после согласования и получения товаров создать на его основании приходную накладную. Заказ оформляется для текущего склада, выбранного в шапке программы.

Откуда открыть карточку

Карточка заказа открывается из журнала заказов поставщикам несколькими способами:

В этой карточке вы заполняете сведения о закупке и добавляете товары, которые планируете заказать у поставщика.

Заказ поставщику в статусе «Черновик» со строками и кнопкой «Провести в приход»
Черновик заказа: товары, сумма, кнопка «Провести в приход» активна.

Панель инструментов товаров

В центральной части карточки находится список товаров, включённых в заказ. Над таблицей расположена панель инструментов для добавления, изменения и удаления строк.

Для изменения или удаления товара сначала нужно выбрать соответствующую строку. Если строка не выбрана, программа не сможет определить, с каким именно товаром вы хотите работать.

Добавление и редактирование товара

При нажатии кнопки «Добавить» открывается панель ввода новой строки. Если нажать «Изменить» для уже существующей строки, откроется такая же панель, но с данными выбранного товара.

Таким образом, добавление нового товара и изменение существующего выполняются практически одинаково: нужно указать товар, количество и цену.

Товар

В поле «Товар» найдите нужную позицию по названию или штрихкоду. Начните вводить текст или цифры — программа предложит варианты из каталога.

При ручном создании заказа поиск выполняется по всему ассортименту товаров, а не только по товарам, которые ранее закупались у выбранного поставщика. Поэтому вы можете добавить в заказ любую позицию из каталога.

Если нужного товара в каталоге нет, его можно указать как новый. В этом случае рядом с полем появится знак «!». Он предупреждает, что при сохранении строки программа создаст новую товарную позицию.

Перед сохранением проверьте выбранный товар. Особенно внимательно отнеситесь к похожим наименованиям: важно добавить именно ту позицию, которую вы собираетесь заказать.

Количество

Кол-во — сколько единиц товара вы хотите заказать у поставщика.

Введите нужное количество. Например, если требуется заказать 12 единиц товара, укажите 12.

Цена

Цена — цена одной единицы товара, по которой вы планируете приобрести её у поставщика.

Укажите закупочную цену. Если поставщик предлагает товар по цене 150 рублей за штуку, в поле нужно ввести 150.

Сумма

Сумма рассчитывается автоматически как произведение количества на цену одной единицы товара.

Например:

Поле суммы предназначено для просмотра результата расчёта. Вручную изменить его нельзя. Если сумма получилась неправильной, проверьте количество и цену.

Сохранение строки

После нажатия «Сохранить строку» товар появится в таблице заказа. Если нужно добавить ещё несколько позиций, можно продолжить работу с формой добавления. Когда закончите, нажмите «Готово».

Не забывайте проверять количество и цену каждой позиции: именно из этих значений рассчитывается сумма заказа.

Таблица товаров и итоговая сумма

Все добавленные товары отображаются в таблице в центральной части карточки. Каждая строка — отдельная позиция заказа.

В таблице предусмотрены следующие колонки:

Например, если в заказе три строки, в таблице будут показаны три товара с их количеством, ценой и суммой по каждой позиции.

Итоги по заказу

Под таблицей отображаются общие итоги:

Общая сумма получается сложением сумм всех строк. Если вы изменили количество или цену товара, проверьте итог: он должен соответствовать обновлённому составу заказа.

Перед отправкой заказа поставщику полезно ещё раз просмотреть таблицу целиком: убедиться, что все нужные товары добавлены, количество указано правильно, а цены соответствуют договорённостям с поставщиком.

Отправка заказа и оформление прихода

При работе с заказом важно различать три состояния: подготовка документа, отправка поставщику и оформление поступления товаров.

Этап 1. Подготовьте заказ

  1. Откройте карточку нового заказа.
  2. Проверьте, что выбран нужный склад.
  3. Укажите дату заказа и поставщика.
  4. Заполните предполагаемую дату доставки.
  5. Добавьте товары, их количество и закупочные цены.
  6. Проверьте строки и общую сумму.
  7. Нажмите «Сохранить».

После этого заказ сохранён в программе. Пока он не отправлен и по нему не оформлен приход, его можно редактировать.

Этап 2. Отправьте заказ поставщику

Если вы хотите отправить заказ непосредственно из программы, нажмите «Отправить заказ». Программа отправит его по электронной почте на адрес, указанный у поставщика.

После отправки статус изменится на «Отправлен». Это важный момент: отправленный заказ нельзя продолжить редактировать в обычном режиме. Поэтому до отправки внимательно проверьте состав заказа, количество, цены и адрес электронной почты получателя.

Этап 3. Создайте приходную накладную

Когда требуется оформить поступление товаров, откройте заказ и нажмите «Провести в приход». Программа создаст связанную с заказом черновую приходную накладную.

Далее откройте её кнопкой «Открыть приход» и завершите оформление по правилам учёта приходных накладных.

Пока приходная накладная остаётся черновиком, поступление ещё не проведено. Чтобы товары были учтены на складе, необходимо провести саму приходную накладную.

Подробно о работе с приходной накладной читайте в справке «Приходная накладная».

Почему заказ нельзя редактировать

Карточка заказа может открыться в режиме только чтения. В этом режиме вы можете просматривать сведения и список товаров, но не можете менять шапку документа или его строки.

Режим просмотра включается в двух случаях:

В обоих случаях кнопка «Автозаказ» тоже недоступна.

Это сделано для того, чтобы после отправки заказа или создания связанного приходного документа состав закупки не менялся незаметно. Вы можете открыть карточку и проверить, что именно было заказано, но изменить её содержимое уже нельзя.

Автозаказ

Кнопка «Автозаказ» открывает инструмент расчёта потребности в товарах. Вместо того чтобы вручную просматривать весь ассортимент и определять количество для закупки, можно поручить программе рассчитать рекомендуемый заказ на основании среднего расхода товаров и установленных норм остатков.

В окне автозаказа задаются параметры расчёта:

После задания параметров программа формирует предварительный список товаров. В нём предусмотрена колонка «К заказу», по которой можно посмотреть рассчитанное количество и подготовить состав закупки.

Результат расчёта можно сохранить в текущий заказ поставщику. Это позволяет быстро заполнить заказ товарами, которые требуется пополнить, вместо ручного добавления каждой позиции.

Автозаказ — отдельный инструмент со своими параметрами и правилами расчёта. Подробное описание его работы приведено в справке «Автозаказ».