Заказы поставщикам

Откуда открыть

Откройте раздел «Приходы» и выберите пункт «Заказы поставщикам».

Откроется журнал заказов для склада, который сейчас выбран в шапке программы. Если вы работаете с несколькими складами, перед созданием или просмотром заказов убедитесь, что выбран нужный склад.

Чтобы открыть эту справку непосредственно из программы, нажмите кнопку «?» в углу вкладки.

Устройство экрана

Основная часть раздела — журнал заказов поставщикам. В нём каждая строка соответствует одному заказу. По строкам можно определить, кому и когда был сделан заказ, на какую дату ожидается доставка, какова его сумма и что произошло с заказом дальше.

Экран состоит из нескольких частей:

• Панель инструментов — создание, редактирование, удаление и другие действия с заказами.
• Панель фильтров — отбор заказов по периоду, поставщику и состоянию.
• Таблица — список заказов с их основными реквизитами и отметками о состоянии.
• Навигация по страницам — если заказов много, список разбивается на страницы. На одной странице показывается по 15 строк.

Какие заказы показываются при открытии

По умолчанию журнал показывает заказы за последние 7 дней. Это сделано для того, чтобы в первую очередь видеть актуальные закупки, а не просматривать весь список заказов за всё время работы.

Если нужный заказ был создан раньше, он не удалён и не потерян — просто не попадает в установленный период. Чтобы найти его, откройте «Фильтр», измените дату начала периода и нажмите «Применить».

Например, если вы хотите посмотреть заказы за прошлый месяц, установите в поле «Дата с» первое число прошлого месяца, а в поле «Дата по» — последнее число. После применения фильтра журнал покажет заказы за указанный период.

Панель инструментов

Панель инструментов расположена над таблицей. В ней находятся команды для работы с заказами.

Создание и редактирование

• Нов. заказ — создать новый заказ поставщику. Программа откроет карточку заказа, где можно указать поставщика, даты и состав заказа. После заполнения карточки заказ появится в журнале.
• Изменить — открыть выбранный заказ и посмотреть или изменить его данные. Сначала выделите нужную строку в таблице, затем нажмите эту кнопку. Если строка не выбрана, кнопка недоступна.

Открыть карточку можно и быстрее: дважды щёлкните мышью по строке заказа в таблице. Результат будет таким же, как при нажатии кнопки «Изменить».

Удаление

• Удалить — удалить заказ из журнала. Можно удалить один выбранный заказ или несколько отмеченных. Однако удалить можно не любой заказ: ограничения зависят от того, был ли он отправлен поставщику и оформлен ли по нему приход. Подробности приведены в разделе «Удаление заказов».

Обновление списка и фильтры

• Фильтр — показать или скрыть панель фильтров. С её помощью можно выбрать период, поставщика и состояние заказов. Например, посмотреть только заказы, которые ещё не отправлены, или найти заказы, по которым уже оформлен приход.
• Обновить — заново загрузить список заказов с учётом выбранного склада и условий фильтрации. Используйте эту команду, если хотите получить актуальный список.

Действия с несколькими заказами

• Действия — меню дополнительных операций над отмеченными строками. Если ни одного заказа не отмечено, меню недоступно.
• Сумма отмеченных — показать общую сумму всех отмеченных заказов. Это удобно, когда нужно быстро подсчитать стоимость нескольких закупок, не открывая каждую карточку отдельно.
• Счётчик отмеченных — показывает, сколько строк сейчас выбрано в таблице. По нему можно проверить, все ли нужные заказы отмечены перед выполнением действия.

Настройка таблицы

• Колонки — выбрать, какие сведения показывать в таблице. Если какая-то колонка вам не нужна, её можно скрыть. Если, наоборот, требуется видеть определённый реквизит, включите соответствующую колонку.

Настройка колонок нужна только для удобства просмотра. Она не изменяет сами заказы и не влияет на их данные.

Поиск заказов

Над таблицей находится поле «Поиск: поставщик, №…». С его помощью можно быстро найти заказ, если вы знаете название поставщика или номер заказа.

Как выполнить поиск

1. Щёлкните по полю поиска.
2. Введите название поставщика или номер заказа.
3. Нажмите кнопку с изображением лупы.

Программа проверит уже загруженные в журнал строки. Поиск выполняется по названию поставщика и внутреннему номеру заказа.

Если заказ не найден

В первую очередь проверьте период в фильтре. По умолчанию журнал показывает только заказы за последние 7 дней. Если заказ старше, он не попадёт в список, даже если вы правильно ввели его номер или название поставщика.

В таком случае:

1. Нажмите «Фильтр».
2. Установите более раннюю дату в поле «Дата с».
3. При необходимости укажите дату окончания в поле «Дата по».
4. Нажмите «Применить».
5. Повторите поиск.

Также убедитесь, что в шапке программы выбран тот склад, на котором создавался заказ.

Фильтры

Фильтры помогают оставить в журнале только те заказы, которые соответствуют заданным условиям. Это особенно полезно, если заказов много и нужно найти конкретную закупку или разобраться, какие заказы ещё требуют внимания.

Чтобы открыть фильтры, нажмите «Фильтр» на панели инструментов. Появится панель с несколькими полями.

Период заказа

• Дата с — дата начала периода. По умолчанию установлена дата за 7 дней до текущей.
• Дата по — дата окончания периода. По умолчанию поле пустое.

Если нужно найти заказ за определённый день, укажите одну и ту же дату в обоих полях. Если требуется посмотреть все заказы начиная с определённой даты, заполните только «Дата с».

Поставщик

Поставщик позволяет ограничить список заказами конкретного контрагента. Выберите нужного поставщика из списка. Если хотите видеть заказы всех поставщиков, оставьте значение «Все поставщики».

Состояние отправки

Поле «Отправлен» позволяет отобрать заказы по факту отправки поставщику:

• Все — показывать и отправленные, и неотправленные заказы.
• Отправленные — показывать только заказы, отмеченные как отправленные.
• Не отправленные — показывать только заказы, которые ещё не отмечены как отправленные.

Например, чтобы проверить, какие заказы ещё не отправлены, выберите «Не отправленные».

Состояние оформления прихода

Поле «В приходе» позволяет разделить заказы в зависимости от того, оформлена ли по ним приходная накладная:

• Все — показывать все заказы независимо от оформления прихода.
• Проведённые в приход — показывать заказы, по которым уже оформлен приход.
• Без прихода — показывать заказы, по которым приход ещё не оформлен.

Этот фильтр помогает, например, найти заказы, по которым товары уже заказаны, но приходная накладная ещё не появилась.

Применение и сброс фильтров

После того как вы выбрали нужные условия, нажмите «Применить». Программа обновит журнал и оставит в нём только подходящие заказы.

Кнопка «Сбросить» возвращает настройки фильтра к исходным значениям: период снова будет установлен на последние 7 дней, а остальные ограничения будут сброшены.

Если после применения фильтра заказ исчез из таблицы, проверьте все условия: дату, поставщика, состояние отправки и наличие прихода. Возможно, заказ существует, но не соответствует одному из выбранных условий.

Колонки таблицы

Каждая строка таблицы содержит основные сведения об одном заказе. По ним можно понять, какой заказ перед вами и на каком этапе он находится.

• ✓ — отметка выбора. Используется для выделения одного или нескольких заказов, чтобы затем выполнить над ними действие. Эта колонка закреплена и остаётся на месте.
• № — внутренний номер заказа в программе. По нему удобно находить документ и отличать его от других заказов. Колонка закреплена.
• Дата — дата самого заказа.
• Дата доставки — дата, на которую запланирована доставка товаров.
• Поставщик — контрагент, которому предназначен заказ.
• Сумма — общая сумма заказа.
• Отправлен — показывает, отмечен ли заказ как отправленный поставщику. Галочка означает, что заказ отправлен; крестик — что не отправлен.
• В приходе — показывает, оформлен ли по заказу приход. Галочка означает, что заказ связан с приходной накладной. При наведении на неё можно увидеть номер прихода. Крестик означает, что связанного прихода нет.

Колонки «Отправлен» и «В приходе» помогают быстро оценить состояние закупки, не открывая карточку каждого заказа.

Например, если в колонке «Отправлен» стоит крестик, заказ ещё не отмечен как отправленный. Если в колонке «В приходе» тоже крестик, по нему ещё не оформлен приход.

Какие именно колонки отображаются в таблице, можно настроить через кнопку «Колонки». Это позволяет оставить на экране только нужные сведения.

Выбор заказов и работа с клавиатуры

В таблице можно выбирать заказы как мышью, так и клавиатурой. Отметки нужны для групповых действий, например для просмотра общей суммы нескольких заказов.

Перемещение по строкам

• ↑ — перейти к предыдущей строке.
• ↓ — перейти к следующей строке.

Эти клавиши позволяют перемещаться по списку без мыши.

Отметка заказов

• Ins — отметить текущую строку и перейти к следующей. Так можно последовательно выбрать несколько заказов.
• Ctrl+клик по строке — отметить её, сохранив выбор остальных строк. Повторный Ctrl+клик позволяет изменить отметку.
• + — отметить все строки.
• − — снять отметки со всех строк.
• Клик по ✓ в заголовке колонки — переключить отметки у строк, которые сейчас видны в таблице.

После выбора заказов проверьте счётчик отмеченных строк на панели инструментов. Он показывает количество выбранных заказов.

Важно: отметка строки и открытие карточки — разные действия. Отметка нужна для групповой работы со списком, а для просмотра или изменения самого заказа откройте его двойным щелчком или кнопкой «Изменить».

Удаление заказов

Удалить заказ можно кнопкой «Удалить» на панели инструментов. Программа проверяет состояние документа перед удалением: некоторые заказы удалять нельзя.

Удаление одного заказа

Выберите нужную строку и нажмите «Удалить». Программа покажет запрос на подтверждение с номером заказа: «Удалить заказ №…?». Внимательно проверьте номер, прежде чем подтверждать действие.

Удаление нескольких заказов

Если нужно удалить несколько заказов:

1. Отметьте нужные строки в таблице.
2. Нажмите «Удалить».
3. Программа покажет запрос на подтверждение с количеством выбранных заказов.

При массовом удалении программа не удаляет без разбора все отмеченные документы. Заказы, которые уже отправлены поставщику или по которым оформлен приход, будут пропущены. Остальные подходящие для удаления заказы будут обработаны.

Почему заказ нельзя удалить

Удаление запрещено в двух случаях:

• Заказ уже отправлен поставщику. Такой документ нельзя удалить непосредственно из журнала.
• По заказу уже оформлен приход. Заказ связан с приходной накладной, поэтому удалить его нельзя.

Таким образом, если при массовом удалении часть заказов осталась в журнале, проверьте их состояние в колонках «Отправлен» и «В приходе». Возможно, именно эти ограничения не позволили удалить документы.

Как создать заказ

Заказ поставщику можно создать вручную или получить из других разделов программы. Это позволяет оформлять закупки как самостоятельно, так и на основании потребности в товарах.

1. Создание вручную

Откройте журнал заказов и нажмите «Нов. заказ». Программа откроет карточку заказа. В ней можно заполнить сведения о поставщике, датах и товарах.

Этот способ подходит, когда вы сами решили, что и у какого поставщика нужно заказать.

2. Создание из норм остатков

В разделе «Нормы остатков» можно использовать кнопку «Заказать». Такой способ удобен, когда закупка связана с необходимостью пополнить складские запасы.

3. Создание с помощью автозаказа

В карточке заказа доступен автозаказ. Он предназначен для автоматического подбора товаров в заказ. Подробнее о его настройке и работе читайте в справке «Автозаказ».

Как заказ связан с приходом

Заказ поставщику и приходная накладная — связанные, но разные документы.

Заказ поставщику фиксирует закупку: какие товары вы собираетесь получить от поставщика и на какую дату запланирована доставка.

Приходная накладная оформляет поступление товаров на склад. Именно с ней связан фактический учёт поступивших товаров.

Когда по заказу оформлен приход, в журнале заказов появляется отметка в колонке «В приходе». Если навести указатель мыши на галочку, программа покажет номер связанной приходной накладной.

Если в этой колонке стоит крестик, связанный приход ещё не оформлен.

Для поиска таких заказов используйте фильтр «В приходе» → «Без прихода». Он оставит в журнале заказы, по которым приходная накладная ещё не создана.

Чтобы разобраться с оформлением поступления товаров, смотрите справку «Приходная накладная».

Смежные справки

Приходы, Карточка заказа, Автозаказ, Нормы остатков, Приходная накладная.