Автозаказ

Как открыть автозаказ

Автозаказ открывается из карточки заказа поставщику. Для этого нажмите кнопку «Автозаказ» над таблицей товаров.

Откроется отдельное окно с двумя последовательными этапами:

1. Параметры расчёта — здесь вы задаёте период анализа расхода, количество дней, на которое нужно пополнить запасы, и ожидаемую дату поставки.
2. Результат расчёта — здесь программа показывает товары и рекомендуемое количество к заказу. Предложенные количества можно изменить перед сохранением.

Автозаказ работает с текущей карточкой заказа. Результат расчёта можно сохранить непосредственно в этот документ.

Важно: автозаказ недоступен, если карточка заказа открыта только для просмотра. Это происходит, когда заказ уже отправлен поставщику или по нему создана приходная накладная.

Как работает расчёт

Чтобы правильно настроить автозаказ и оценить полученный результат, полезно понимать общую логику расчёта.

Программа анализирует, сколько товара расходовалось за выбранный период, определяет средний расход за день и сопоставляет его с текущим остатком и нормами запасов.

1. Анализ расхода

Сначала программа смотрит на расход товара за период истории, который вы задаёте перед расчётом. Например, если выбрать 14 дней, для расчёта среднего расхода будет использоваться история за последние 14 дней.

По этим данным определяется показатель «Ср./день» — средний расход товара за день. Он помогает оценить, сколько товара обычно требуется складу.

2. Учёт ожидаемой поставки

При расчёте важно учитывать не только то, что находится на складе сейчас, но и то, что может поступить к моменту следующей поставки.

Поэтому вы указываете ожидаемую дату доставки. С учётом этой даты программа рассчитывает показатель «На приходе» — прогнозируемый остаток к моменту поставки.

3. Учёт норм остатков

Для товаров могут быть установлены минимальные и максимальные нормы остатков:

• Минимум — нижняя граница запаса, ниже которой желательно не опускаться.
• Максимум — уровень запаса, до которого можно пополнить товар.

Автозаказ учитывает эти нормы при определении количества к закупке. В результате программа предлагает не просто восполнить уже израсходованный товар, а ориентируется на установленные правила пополнения запасов.

4. Предложение по количеству

На основании расхода, прогноза остатка и норм программа рассчитывает количество, которое предлагает заказать. Это предварительная рекомендация, а не обязательное значение.

Вы можете просмотреть расчёт по каждой позиции и вручную изменить количество в колонке «К заказу». Например, увеличить его, если ожидается повышенный спрос, или уменьшить, если закупать весь предложенный объём не требуется.

Настройка параметров

При открытии автозаказа сначала появляется экран настройки расчёта. Здесь задаются три параметра, от которых зависит результат.

Дней для расчёта среднего расхода

Этот параметр определяет, за какой период программа будет анализировать расход товаров.

По умолчанию установлено 14 дней. Это означает, что программа будет использовать данные о расходе за последние 14 дней, чтобы рассчитать средний дневной расход.

Чем больше период, тем более продолжительную историю программа учитывает при расчёте. Если изменить значение, средний расход может измениться, а вместе с ним и рекомендуемое количество к заказу.

Допустимые значения — от 1 до 366 дней.

Дней торговли (на сколько заказываем)

Этот параметр задаёт, на какой период торговли нужно рассчитать запас товара.

По умолчанию установлено 7 дней. То есть программа рассчитывает предложение по закупке с учётом потребности на семь дней торговли.

Например, если вы хотите заказывать товар примерно на неделю вперёд, оставьте значение 7. Если закупаетесь реже и хотите формировать запас на более продолжительный период, увеличьте это значение.

Допустимые значения — от 1 до 366 дней.

Дата ожидаемой поставки

Здесь указывается дата, когда вы ожидаете получить заказанные товары.

По умолчанию программа подставляет дату доставки, уже указанную в карточке заказа. Если дата доставки в заказе ещё не заполнена, подставляется завтрашняя дата.

Эта дата важна для расчёта: программа учитывает время до ожидаемого поступления товара. Поэтому одно и то же количество товара может дать разное предложение к заказу в зависимости от даты доставки.

Если поставщик привезёт товар не завтра, а через несколько дней, укажите реальную предполагаемую дату. Так расчёт будет учитывать срок ожидания поставки.

При запуске расчёта указанная дата сохраняется в карточке заказа в поле «Дата доставки». Поэтому после выполнения автозаказа проверьте эту дату в шапке документа.

Запуск расчёта

Когда все параметры указаны, нажмите «Рассчитать».

Программа выполнит расчёт и покажет предварительный список товаров с текущими остатками, расходом, нормами и рекомендуемым количеством к заказу.

Если результат вас не устраивает, вы сможете вернуться к параметрам, изменить их и выполнить расчёт заново.

Результат расчёта

После нажатия «Рассчитать» откроется таблица с результатами. В ней собраны товары, для которых программа рассчитала потребность в закупке, и показатели, на основании которых получено рекомендуемое количество.

Сводка расчёта

Над таблицей отображается общая информация о выполненном расчёте:

• Количество кандидатов — сколько товаров попало в рассмотрение при расчёте.
• К заказу — количество товаров, для которых получено предложение о закупке.
• Период расхода — период истории, использованный для анализа расхода.
• Дней истории — заданное вами количество дней для расчёта среднего расхода.
• Дней торговли — заданное количество дней, на которое рассчитывается потребность.
• Lead days — количество дней до ожидаемой поставки, учитываемое в расчёте.

Эти показатели позволяют проверить, с какими параметрами программа выполнила расчёт. Если результат кажется неожиданным, сначала посмотрите на период истории, количество дней торговли и срок до поставки.

Нулевой заказ

Не каждый товар, попавший в расчёт, обязательно нужно закупать. Если по результатам расчёта количество к заказу равно нулю, это означает, что программа не предлагает заказывать эту позицию.

Такие позиции не обязательно требуют каких-либо действий. Например, текущего или ожидаемого запаса может быть достаточно для выбранного периода.

Что означает каждая колонка

В таблице результата отображается несколько показателей по каждому товару. Они нужны для того, чтобы вы могли не просто увидеть готовое количество к закупке, но и понять, почему программа предлагает именно такой объём.

• Товар — наименование товарной позиции, для которой выполнен расчёт.
• Ед. — единица измерения товара. Она помогает правильно оценить количество: штуки, килограммы и другие единицы нельзя сравнивать напрямую.
• Остаток — текущее количество товара на складе. Это запас, который имеется на момент расчёта.
• Расход — количество товара, израсходованное за выбранный период истории. По этому значению можно понять, насколько активно расходуется товар.
• Ср./день — средний расход товара за один день. Рассчитывается на основании расхода за выбранный период истории.
• На приходе — прогнозируемый остаток товара к дате ожидаемой поставки. Этот показатель позволяет оценить, какой запас будет к моменту, когда поставщик должен привезти заказ.
• Заказ (сырой) — предварительное количество, рассчитанное до учёта норм остатков. Это промежуточный результат, который используется при формировании итогового предложения.
• Мин — установленная минимальная норма остатка для товара.
• Макс — установленная максимальная норма остатка для товара.
• Норма — пояснение о состоянии запаса относительно норм. Может отображаться значение «до мин.», «до макс.» или прочерк.
• К заказу — итоговое количество товара, которое программа предлагает включить в закупку. Это поле можно редактировать вручную.

Как читать показатели вместе

Чтобы оценить предложение программы, удобно смотреть на несколько колонок одновременно.

Сначала обратите внимание на «Остаток»: сколько товара есть сейчас. Затем посмотрите на «Расход» и «Ср./день»: насколько быстро товар расходуется. После этого оцените «На приходе»: какой запас прогнозируется к моменту доставки.

Затем сравните прогнозируемый запас с колонками «Мин» и «Макс». Они показывают установленные для товара границы запаса. Колонка «Норма» помогает понять, как программа оценивает состояние остатка относительно этих границ.

В итоге ориентируйтесь на колонку «К заказу». Именно указанное в ней количество будет перенесено в заказ поставщику, если вы сохраните результат.

Как изменить количество к заказу

Предложенное программой количество не является обязательным. Перед сохранением вы можете самостоятельно скорректировать закупку.

Для этого используйте колонку «К заказу». В каждой строке находится поле, в которое можно ввести нужное количество товара.

Увеличить или уменьшить количество

Если программа предлагает заказать 10 единиц, а вам нужно только 6, замените значение на 6. Если требуется больше товара, введите большее количество.

Таким образом, вы можете учитывать обстоятельства, которые программа не знает: договорённости с поставщиком, ожидаемый спрос, ограничения по бюджету или необходимость закупить определённый объём.

Не заказывать товар

Если конкретную позицию не нужно включать в закупку, установите для неё количество 0.

Нулевое количество означает, что этот товар не попадёт в заказ при сохранении результата автозаказа.

Точность количества

Количество вводится с учётом точности единицы измерения товара. Например, для товара, который учитывается целыми штуками, нельзя произвольно задавать дробное количество. Для единиц измерения, допускающих дробные значения, можно использовать соответствующую точность.

Перед сохранением ещё раз проверьте значения в колонке «К заказу». Именно они определяют состав и количество товаров, которые попадут в документ.

Сохранение в заказ поставщику

Когда вы проверили результат и при необходимости изменили количество товаров, нажмите «Сохранить в заказ».

Программа покажет запрос на подтверждение. В нём будет указано, сколько позиций сейчас находится в заказе, и сколько позиций попадёт в него после сохранения автозаказа.

Важное предупреждение: прежние строки будут заменены

Сохранение автозаказа не добавляет рассчитанные товары к существующему списку. Оно заменяет строки заказа рассчитанным списком.

Например, вы уже вручную добавили в заказ 5 товаров. Затем запустили автозаказ, который предлагает 12 других позиций. После подтверждения в документе останется рассчитанный список из 12 позиций, а прежние 5 строк будут заменены.

Поэтому перед подтверждением обязательно проверьте запрос программы. Если в заказе уже были товары, которые нужно сохранить, учтите, что они будут заменены результатом автозаказа.

Что попадёт в заказ

В заказ переносятся товары и количества из колонки «К заказу». Позиции с нулевым количеством не включаются в закупку.

После сохранения окно автозаказа применит рассчитанный список к текущей карточке заказа. Вы сможете вернуться к карточке и проверить получившийся перечень товаров.

Возврат и закрытие окна

В окне автозаказа предусмотрены три основные команды для управления расчётом.

• Рассчитать — запускает расчёт по заданным параметрам и показывает таблицу с результатами.
• Назад — возвращает с таблицы результата к настройке параметров. Это удобно, если вы хотите изменить период истории, количество дней торговли или дату ожидаемой поставки и выполнить расчёт заново.
• Сохранить в заказ — применяет рассчитанный и скорректированный список товаров к текущему заказу. Перед сохранением программа запрашивает подтверждение, поскольку прежние строки документа будут заменены.
• Выйти — закрывает окно автозаказа без сохранения результата в заказ.

Если вы только посмотрели расчёт и решили пока не применять его, нажмите «Выйти». Если хотите пересчитать закупку с другими параметрами, нажмите «Назад».

При возникновении ошибки программа отобразит сообщение в окне автозаказа. Если расчёт не удалось выполнить, проверьте заданные параметры и попробуйте повторить действие.

Смежные справки

Карточка заказа поставщику, Журнал заказов, Нормы остатков.