Карточка платежа

Где открыть карточку

Карточку платежа можно открыть несколькими способами:

• Из журнала платежей: нажмите «Новый», чтобы создать платёж, или выделите существующую строку и нажмите «Изменить». Также можно дважды щёлкнуть по строке платежа.
• Из отчёта «Долги»: кнопка «Платёж» создаёт черновик платежа на сумму долга. Это позволяет перейти от просмотра задолженности к оформлению соответствующего платежа.

Подробнее о списке документов — в разделе «Журнал платежей».

Чтобы открыть эту справочную страницу непосредственно из карточки, нажмите кнопку «?» в углу вкладки.

Как устроен экран

Карточка состоит из трёх основных частей:

• Верхняя часть — название документа и склад, к которому он относится.
• Форма платежа — поля с датой, суммой, направлением движения денег, контрагентом и другими сведениями.
• Привязки к документам — таблица, в которой платёж связывается с накладными. Этот блок доступен только после проведения платежа.

В нижней части карточки расположены строка состояния и кнопки управления документом: проведение, сохранение и закрытие.

При создании нового платежа блок привязок скрыт. Сначала нужно заполнить и сохранить документ, а затем провести его. После проведения становится доступна работа с привязками.

Верхняя часть карточки

• Платёж — заголовок карточки нового документа.
• Платёж №… — заголовок сохранённого документа с его номером.
• Склад — склад, к которому относится платёж. При создании нового документа сюда подставляется текущий склад, выбранный в верхней части программы.

Проверяйте склад при создании платежа: документ относится именно к указанному складу.

Поля платежа

В этой части карточки указываются сведения, необходимые для регистрации движения денег. Заполняйте поля внимательно: направление, способ оплаты и статья определяют, как операция будет отражаться в финансовом учёте.

Дата

Дата, которой оформляется платёж. Она используется как дата финансовой операции.

Указывайте дату, соответствующую самому платежу, а не обязательно сегодняшнее число. Например, если вы заносите в программу платёж, который фактически состоялся ранее, в этом поле должна быть дата этого платежа.

Сумма, ₽

Денежная сумма платежа в рублях.

В поле можно вводить десятичную часть через точку или запятую. Подсказка «0,00» показывает формат суммы с двумя знаками после запятой.

Указывайте сумму, которая фактически поступила или была израсходована. Если платёж относится к нескольким накладным, его можно будет распределить между ними в блоке привязок.

Направление

Определяет, в какую сторону движутся деньги относительно кошелька склада.

• Входящий (приход) — деньги поступают на кошелёк склада.
• Исходящий (расход) — деньги списываются с кошелька склада.

От выбранного направления зависит список доступных статей финансовых операций: для поступлений предлагаются доходные статьи, для расходов — расходные.

Поэтому сначала определите, что именно отражает документ: получение денег или их выплату. После этого выбирайте подходящую статью.

Контрагент

Организация или человек, с которым связан платёж.

Чтобы выбрать контрагента, начните вводить его наименование в поле «Начните вводить наименование…». Программа покажет список подходящих вариантов. Выберите нужную запись из выпадающего списка.

Не ограничивайтесь вводом текста: важно выбрать контрагента из предложенных вариантов, чтобы платёж был связан с соответствующей записью в справочнике.

Если платёж относится к расчётам с конкретным поставщиком или покупателем, указывайте именно этого контрагента. Это важно для последующего анализа долгов и привязки платежа к накладным.

Нал / безнал

Определяет, какой кошелёк склада будет участвовать в операции:

• Наличные — движение наличных денег.
• Безналичные — движение безналичных денег.

Выбирайте вариант в соответствии с тем, где фактически происходило движение средств. Например, поступление наличных и поступление на банковский счёт — это разные операции с точки зрения кошельков.

Статья (код финансовой операции)

Статья показывает, к какому виду доходов или расходов относится платёж. Для выбора используется справочник кодов финансовых операций.

Начните вводить название или код статьи, а затем выберите подходящий вариант из списка. Доступные статьи зависят от направления платежа: для входящего платежа используются доходные статьи, для исходящего — расходные.

Статья нужна не только для заполнения документа. По ней можно группировать и анализировать финансовые операции. Поэтому выбирайте её по экономическому смыслу платежа, а не просто по похожему названию.

Подробнее — в разделе «Коды финансовых операций».

Наше юрлицо

Юридическое лицо вашей компании, к которому относится платёж. Выберите нужную запись из списка.

Это поле особенно важно, если в программе учитывается несколько юридических лиц. Оно позволяет указать, от имени какого из них оформляется операция.

Сделка

Позволяет связать платёж со сделкой в CRM.

Выберите нужную сделку из списка. Если платёж не относится к конкретной сделке, оставьте значение «— не привязана —».

Рядом с полем находится небольшая кнопка «?» с дополнительной справкой о привязке документов к сделке.

Комментарий

Текстовое поле для дополнительной информации о платеже. Здесь можно указать пояснение, которое поможет понять назначение операции при последующем просмотре документа.

Максимальная длина комментария — 500 символов. Старайтесь писать коротко и по существу: например, уточнять основание платежа или его особенности.

Не распределено

Это информационное поле, которое программа рассчитывает самостоятельно. В нём показывается часть суммы платежа, ещё не привязанная к накладным.

Поле предназначено для контроля распределения денег между документами. Например, если платёж больше суммы привязанных к нему накладных, оставшаяся часть будет отражаться как нераспределённая.

Значение доступно только для просмотра — вручную вводить его не нужно. Оно заполняется после проведения платежа и выполнения разноски.

Нераспределённая сумма может соответствовать авансу или переплате. Чтобы подробнее разобраться с распределением платежей, смотрите раздел «Разноска платежа».

Привязки к документам

Блок «Привязки к документам» появляется после проведения платежа. Он предназначен для связи платежа с накладными и распределения суммы между ними.

Это нужно, когда один платёж относится не просто к контрагенту в целом, а к конкретным документам. Например, одна оплата может покрывать несколько накладных, а одна накладная может быть оплачена несколькими платежами.

Если платёж ещё не проведён, блок привязок не отображается. Сначала сохраните и проведите документ.

Кнопки управления привязками

«Пересчитать»

Запускает автоматическую разноску платежа по неоплаченным накладным выбранного контрагента.

Программа подбирает документы в зависимости от направления платежа:

• для исходящего платежа — накладные прихода;
• для входящего платежа — накладные расхода.

Таким образом, автоматическая разноска помогает распределить оплату по документам контрагента, не выбирая каждую накладную вручную.

«Добавить»

Открывает форму ручного создания привязки. Используйте эту команду, если нужно самостоятельно выбрать конкретную накладную и указать, какую сумму платежа к ней отнести.

«Изменить»

Позволяет изменить сумму существующей привязки. Сначала выделите нужную строку в таблице, затем нажмите «Изменить».

Если строка не выбрана, изменить привязку не получится.

«Удалить»

Удаляет выбранную привязку между платежом и документом. Сам платёж при этом не удаляется — убирается только связь с соответствующей накладной.

Колонки таблицы привязок

• Документ — тип и описание накладной, к которой относится привязка.
• № — номер накладной.
• Сумма — сумма платежа, отнесённая на этот документ.
• Авто — признак того, что привязка была создана автоматически, а не вручную.

Просматривая таблицу, можно понять, какие документы связаны с платежом, какая сумма отнесена на каждый из них и каким способом была создана привязка.

Добавление привязки

Чтобы вручную связать платёж с накладной, нажмите «Добавить» в панели привязок. Под таблицей откроется форма добавления. Пока вы не нажали эту кнопку, форма скрыта.

Тип

Выберите тип документа, с которым нужно связать платёж:

• Приход — накладная прихода.
• Расход — накладная расхода.

Выбор типа определяет, какие документы будут доступны для выбора в следующем поле.

Документ

Список накладных выбранного типа, доступных для привязки. Выберите конкретный документ, к которому относится платёж.

Пока документ не выбран, в поле отображается подсказка «— выберите документ —».

Сумма (+/−)

Сумма, которую нужно отнести на выбранную накладную. В этом поле допускаются значения со знаком плюс или минус.

Указывайте сумму привязки, а не обязательно всю сумму платежа. Если платёж распределяется между несколькими накладными, для каждой из них можно создать отдельную привязку.

Возможность указать отрицательное значение позволяет корректировать распределение суммы в нужную сторону. Используйте знак в соответствии с характером корректировки.

«OK»

Сохраняет введённую привязку. После сохранения связь с выбранной накладной появится в таблице.

«Отмена»

Закрывает форму без сохранения новой привязки. Используйте эту кнопку, если передумали добавлять связь или открыли форму по ошибке.

Изменение суммы привязки

Если нужно скорректировать сумму, уже отнесённую на накладную, выделите соответствующую строку таблицы и нажмите «Изменить».

Откроется форма изменения суммы. В ней отображаются сведения о выбранной привязке и поле для ввода нового значения.

Подпись выбранной привязки

Серым текстом показывается информация о привязке, которую вы редактируете. Это помогает проверить, к какой накладной относится изменение.

Сумма (+/−)

Введите новую сумму привязки. Это именно новое значение, которое должно использоваться вместо прежнего, а не величина изменения, которую нужно прибавить к старой сумме.

«OK»

Сохраняет новое значение суммы.

«Отмена»

Закрывает форму без изменения привязки. Ранее сохранённая сумма остаётся прежней.

Статус и кнопки внизу карточки

В нижней части карточки расположена строка состояния документа и основные кнопки управления.

Строка статуса

Показывает текущее состояние платежа:

• Платёж проведён — документ проведён и участвует в финансовом учёте.
• Не проведён — документ сохранён, но ещё не проведён.
• Пустая строка — новый документ, который ещё не сохранён.

«Провести» и «Распровести»

Кнопка меняется в зависимости от состояния документа:

• Провести — подтверждает черновик и включает платёж в финансовый учёт.
• Распровести — отменяет проведение ранее проведённого платежа.

После проведения платёж начинает влиять на остаток соответствующего кошелька. Кроме того, становится доступен блок привязок к документам.

«Сохранить»

Записывает заполненные поля платежа. Сохранение и проведение — разные операции: документ можно сохранить, не проводя его сразу.

Это удобно, если вы хотите сначала подготовить платёж, проверить сведения или вернуться к его оформлению позже. Пока документ не проведён, он не изменяет остатки кошельков.

«Закрыть»

Закрывает вкладку карточки платежа.

Перед закрытием убедитесь, что необходимые изменения сохранены.

Что меняется после проведения

Проведение — важный этап оформления платежа:

• платёж начинает влиять на остаток наличного или безналичного кошелька в соответствии с выбранным способом оплаты;
• документ учитывается при работе с долгами и привязками;
• в карточке становится доступна панель «Привязки к документам».

Если требуется изменить распределение платежа по накладным, используйте блок привязок или раздел «Разноска платежа».

Типовые статьи 96 и 98

В программе предусмотрены типовые статьи финансовых операций, которые могут подставляться при создании платежей.

• 96 — типовая доходная статья для поступлений. Часто используется по умолчанию для входящих платежей.
• 98 — типовая расходная статья для оплаты поставщикам. Часто используется по умолчанию для исходящих платежей.

Это типовые варианты, а не универсальное правило для всех операций. Перед сохранением проверяйте, соответствует ли выбранная статья реальному назначению платежа.

Если нужна другая статья, выберите её из списка. Полный перечень и назначение статей описаны в разделе «Коды финансовых операций».

Типовые сценарии работы

Оформить поступление денег

1. Откройте журнал платежей и нажмите «Новый».
2. Укажите дату и сумму поступления.
3. В поле «Направление» выберите «Входящий (приход)».
4. Укажите контрагента, если платёж связан с конкретной организацией или человеком.
5. Выберите «Наличные» или «Безналичные» в зависимости от того, куда поступили деньги.
6. Укажите подходящую доходную статью.
7. При необходимости выберите наше юрлицо, сделку и заполните комментарий.
8. Сохраните документ и проведите его, чтобы поступление отразилось в остатках кошельков.

Оформить оплату поставщику

1. Создайте новый платёж.
2. Укажите дату и сумму оплаты.
3. Выберите «Исходящий (расход)».
4. Укажите поставщика в поле «Контрагент».
5. Выберите кошелёк: наличные или безналичные.
6. Укажите подходящую расходную статью.
7. Заполните остальные поля, если они нужны для учёта операции.
8. Сохраните и проведите платёж.
9. После проведения при необходимости распределите сумму по накладным в блоке привязок.

Распределить один платёж между несколькими накладными

1. Откройте карточку проведённого платежа.
2. В блоке «Привязки к документам» нажмите «Добавить».
3. Выберите тип накладной — приход или расход.
4. Выберите нужный документ.
5. Укажите сумму, которую нужно отнести на эту накладную.
6. Нажмите «OK».
7. Повторите действия для остальных накладных, если платёж относится к нескольким документам.

Нераспределённая часть суммы будет показываться в поле «Не распределено».

Выполнить автоматическую разноску

1. Откройте карточку проведённого платежа.
2. Убедитесь, что указан правильный контрагент.
3. В блоке привязок нажмите «Пересчитать».
4. Программа выполнит автоматическую разноску по неоплаченным накладным контрагента с учётом направления платежа.

Для исходящего платежа подбираются накладные прихода, для входящего — накладные расхода.

См. также

• Журнал платежей — список платежей и операции с документами.
• Разноска платежа — распределение суммы по накладным.
• Долги контрагентов — просмотр задолженностей и создание платежей на сумму долга.
• Коды финансовых операций — справочник статей доходов и расходов.