Импорт приходов из EDI

Если поставщик передал вам электронный УПД или счёт-фактуру, приходную накладную можно создать непосредственно из XML-файла. Меркурий-ИИ прочитает документ, определит поставщика и товарные позиции, проверит возможные дубликаты и подготовит черновики приходных накладных. Вам не придётся вручную переносить данные из электронного документа в программу.

Где открыть импорт

Импорт из EDI доступен в двух местах:

Главная → Приходы → Импорт из EDI.
Главная → Интеграции → Импорт приходов из EDI.

Для работы необходимо выбрать склад в шапке программы. Все созданные документы будут относиться к выбранному складу. Если склад не выбран, программа сообщит об этом и не позволит начать импорт.

Отдельной кнопки импорта EDI в журнале приходов нет.

Выбор XML-файлов

В окне Импорт приходов из EDI выберите один или несколько XML-файлов, полученных от поставщиков.

Поддерживаются электронные документы в формате ФНС:

УПД — универсальные передаточные документы;
Счета-фактуры.

Можно загрузить сразу несколько файлов. Программа обработает их и покажет найденные документы перед созданием приходных накладных.

Импорт приходов из EDI: выбор XML-файлов — Выбор XML для импорта EDI

После выбора файлов программа прочитает их содержимое и подготовит предварительный просмотр. На этом этапе документы ещё не создаются.

Предварительный просмотр документов

После обработки файлов программа покажет список найденных электронных документов. Перед импортом можно проверить основные реквизиты каждой накладной.

В верхней части окна отображается сводная информация:

Количество файлов — сколько XML-файлов было загружено.
Склад — склад, на который будут оформлены приходы.
Документов — общее количество найденных документов.
Новых — документы, которые можно импортировать.
Дубликатов — документы, которые программа распознала как уже существующие.

Если при чтении отдельных файлов возникли ошибки, они отображаются отдельно. Это позволяет понять, какие документы не удалось обработать.

Список документов

Для каждого найденного документа отображаются:

Статус — новый документ или дубликат. Для дубликатов может быть указана причина обнаружения.
Тип — тип электронного документа, указанный в XML.
Номер — номер документа поставщика.
Дата — дата документа.
Поставщик — наименование контрагента. Рядом может отображаться информация о том, будет ли он создан или найден по ИНН либо названию.
ИНН — идентификационный номер поставщика.
Строк — количество товарных позиций в документе.
Сумма — общая сумма документа.
Файл — имя исходного XML-файла.

Если после обработки в файлах не найдено подходящих документов, программа сообщит об этом в окне предварительного просмотра.

Предпросмотр EDI: список документов перед импортом — Предварительный просмотр документов перед импортом

Как программа находит поставщиков и товары

При подготовке документов программа пытается сопоставить сведения из XML с данными вашего справочника.

Поставщик

Сначала программа ищет контрагента по ИНН. Если найти его таким способом не удалось, используется наименование поставщика.

Если подходящего контрагента в справочнике нет, программа может создать его при импорте. В предварительном просмотре отображается, будет ли поставщик найден или добавлен как новый.

Товары

Товарные позиции из электронного документа сопоставляются с вашим справочником по штрихкоду или наименованию.

На этапе предварительного просмотра отдельной таблицы с товарными строками нет: здесь показывается только сводная информация по каждому документу — количество строк и общая сумма. Сопоставление товаров выполняется при обработке документа.

Запуск импорта и результат

Когда предварительный просмотр готов, нажмите Импортировать.

Программа создаст черновики приходных накладных для всех документов со статусом Новый в загруженном пакете. Документы, отмеченные как дубликаты, повторно импортироваться не будут.

Во время выполнения отображается индикатор прогресса и текущий статус операции. После завершения программа показывает результат импорта. Если возникнут ошибки, они будут отображены в окне.

Созданные документы появятся в журнале приходов выбранного склада.

Важно: импорт создаёт именно черновики. Они ещё не изменяют складские остатки. Чтобы отразить поступление товара в учёте, откройте накладную, проверьте её и нажмите Провести.

Кнопка Закрыть возвращает к программе. Во время выполнения импорта закрытие окна временно недоступно.