Периодические платежи

Для чего нужны периодические платежи

Этот инструмент предназначен для ситуаций, когда вы регулярно оформляете однотипные расходы для одних и тех же контрагентов. Например, ваша компания оказывает техническую поддержку нескольким организациям. У каждого клиента свой тариф и своя ежемесячная сумма. Вместо того чтобы каждый месяц заново создавать документы и вводить все данные, вы можете заранее подготовить отдельный шаблон для каждого клиента.

В шаблоне сохраняются основные сведения будущей накладной: контрагент, товарные строки, количество, цены и другие заполненные реквизиты. Когда приходит время выставлять счета, достаточно выбрать нужные шаблоны и создать из них расходные накладные.

Например, у вас есть три клиента:

• ООО «Альфа» — техническая поддержка на 5 000 рублей в месяц.
• ООО «Бета» — техническая поддержка на 8 000 рублей в месяц.
• ООО «Гамма» — техническая поддержка на 12 000 рублей в месяц.

Вы создаёте три шаблона — по одному на каждого клиента. В следующем месяце отмечаете их в журнале и нажимаете «Создать расходы из отмеченных». Программа сформирует три отдельные расходные накладные с данными из соответствующих шаблонов. Не придётся заново выбирать контрагентов, добавлять услуги и вводить суммы.

Количество шаблонов зависит только от того, сколько разных регулярных начислений вам нужно оформлять. Можно завести отдельный шаблон для каждого клиента, а если у одного клиента несколько видов регулярных услуг — подготовить несколько шаблонов.

Как организовать ежемесячную работу

Работа с периодическими платежами состоит из двух этапов: сначала вы готовите шаблоны, а затем используете их для создания обычных расходных накладных.

Первый этап — подготовить шаблоны

1. Откройте журнал «Периодические платежи» и создайте новый шаблон.
2. Укажите контрагента — клиента, которому будете выставлять счёт.
3. Добавьте товарные строки: услуги или товары, за которые выставляется оплата. Укажите количество, цены и остальные необходимые сведения.
4. Сохраните шаблон.
5. Повторите эти действия для остальных клиентов или видов регулярных платежей.

После этого шаблоны будут храниться в журнале. Их не нужно создавать заново каждый месяц. Если у клиента изменился тариф или состав услуг, откройте соответствующий шаблон и внесите изменения.

Второй этап — сформировать расходы за новый период

1. Откройте журнал периодических платежей.
2. Отметьте галочками шаблоны, по которым нужно выставить счета в этом месяце.
3. Проверьте количество отмеченных шаблонов.
4. Откройте меню «Действия» и выберите «Создать расходы из отмеченных».
5. Программа создаст отдельную расходную накладную на основании каждого отмеченного шаблона.
6. Перейдите в журнал расходов, откройте созданные черновики, проверьте их и проведите.

Таким образом, шаблон избавляет вас от повторного заполнения документов, но не отменяет проверку перед проведением. Вы можете убедиться, что суммы, контрагенты и строки указаны правильно, и только после этого завершить оформление расходов.

Где открыть

Откройте раздел «Расходы» на панели программы и выберите «Периодические платежи». Рядом с названием раздела находится кнопка «+» для создания нового шаблона.

Кнопка «?» в углу вкладки открывает эту справочную страницу. Чтобы посмотреть или изменить конкретный шаблон, выделите его в журнале и нажмите «Изменить» либо дважды щёлкните по строке.

Подробное описание полей самого шаблона приведено на странице «Шаблон периодического платежа».

Шапка журнала

• Заголовок «Периодические платежи» — название открытого списка шаблонов.
• Склад: — текущий склад, для которого открыт журнал. Создаваемые из шаблонов расходные накладные будут относиться к этому складу.

В отличие от обычных расходных накладных, записи в этом журнале являются заготовками для будущих документов. Они не проводятся и сами по себе не меняют складские остатки. Даже если шаблон хранится в программе несколько месяцев, это не означает, что по нему каждый месяц автоматически создаётся расход.

Создание расходных накладных выполняется отдельно — по вашей команде, после выбора нужных шаблонов. Это позволяет самостоятельно решать, кому и за какой период выставлять документы.

Кнопки управления журналом

Над таблицей находится панель управления шаблонами.

• Колонки — настройка видимости столбцов таблицы. Можно оставить только те сведения, которые нужны вам для повседневной работы.
• Новый — открыть карточку и создать новый шаблон периодического платежа. Заполните его реквизиты и товарные строки, затем сохраните.
• Изменить — открыть выделенный шаблон. Используйте эту команду, если нужно изменить сумму, контрагента, состав услуг или другие сведения. Для открытия сначала выберите строку в таблице.
• Удалить — удалить выделенный шаблон, который больше не нужен. Например, если клиент прекратил обслуживание и регулярные начисления по нему больше не требуются.
• Фильтр — показать или скрыть панель отбора шаблонов по контрагенту.
• Обновить — заново загрузить список с сервера, чтобы увидеть актуальные данные.
• Действия — меню групповых операций. В нём находится команда создания расходных накладных сразу по нескольким отмеченным шаблонам. Без отметок меню недоступно.
• Счётчик отмеченных — показывает, сколько шаблонов выбрано для групповой операции.
• Поиск — поле с подсказкой «Поиск: название, контрагент, №…». Позволяет найти шаблон по его названию, контрагенту или номеру. После ввода запроса нажмите кнопку с изображением лупы.

Фильтр и поиск

Если в журнале накопилось много шаблонов, можно отобрать только те, которые относятся к нужному клиенту.

Нажмите «Фильтр». В открывшейся панели доступно поле:

• Контрагент — выберите «Все контрагенты» или конкретного контрагента. Например, если вы хотите проверить или изменить регулярные начисления одного клиента, выберите его в этом поле.

После выбора контрагента нажмите «Применить», чтобы обновить список с учётом фильтра. Кнопка «Сбросить» отменяет отбор и возвращает отображение всех шаблонов.

Для быстрого поиска можно воспользоваться полем поиска над таблицей. Например, введите название организации или часть названия шаблона. Фильтр и поиск помогают найти нужные записи, когда шаблонов много.

Колонки таблицы

Каждая строка таблицы — отдельный шаблон периодического платежа. По колонкам можно быстро понять, для кого он создан и какую сумму содержит.

• ✓ — отметка для включения шаблона в групповую операцию. Именно отмеченные шаблоны будут использованы при создании расходов.
• № — внутренний номер шаблона в программе.
• Название — название шаблона. Рекомендуется давать шаблонам понятные имена, чтобы их было легко различать. Например: «Техподдержка — ООО Альфа» или «Абонентская плата — ООО Бета».
• Дата — дата, указанная в шаблоне.
• Контрагент — клиент или другая организация, на которую оформляется будущая расходная накладная.
• № накл. — номер накладной, указанный в шаблоне.
• Сумма — общая сумма товарных строк шаблона. Это позволяет оценить размер будущего начисления, не открывая карточку документа.
• Комментарий — дополнительная информация, сохранённая в шаблоне.

Под таблицей расположены элементы перехода между страницами списка. Если шаблонов много, используйте их, чтобы просматривать следующие или предыдущие страницы.

Выбор и отметка шаблонов

Для группового создания расходов важно правильно отметить шаблоны. Один щелчок по строке выделяет её, а галочка в первом столбце добавляет шаблон в группу для обработки.

• Один щелчок по строке — выделить шаблон. После этого его можно открыть кнопкой «Изменить».
• Двойной щелчок по строке — открыть карточку шаблона.
• Галочка в строке — отметить шаблон для групповой операции.
• Галочка в заголовке первого столбца — отметить все отображаемые шаблоны или снять отметки со всех.
• Ins — отметить текущую строку и перейти к следующей.
• Ctrl + щелчок — переключить отметку у отдельной строки, не снимая остальные отметки.

Перед созданием расходов проверьте счётчик отмеченных шаблонов. Если вы собираетесь выставить счета десяти клиентам, в нём должно быть указано десять отмеченных записей.

Создание расходных накладных из шаблонов

Основная команда этого журнала находится в меню «Действия» — «Создать расходы из отмеченных».

Она создаёт обычные расходные накладные на основании выбранных шаблонов. Для каждого отмеченного шаблона формируется отдельный документ. В него копируются сведения из шаблона: реквизиты документа и его товарные строки.

Дата создаваемых расходов устанавливается на текущую дату. Поэтому вам не нужно каждый раз вручную менять дату в каждом шаблоне, чтобы оформить очередной месяц.

Пример: вы ведёте техническую поддержку пяти организаций. Для каждой организации у вас есть свой шаблон с индивидуальной суммой. В начале месяца отмечаете все пять шаблонов и выбираете команду создания расходов. В журнале расходов появляются пять отдельных черновиков — по одному на каждого клиента. Остаётся проверить документы и провести их.

Что происходит с шаблонами

Шаблоны остаются в журнале и могут использоваться снова в следующем месяце. Создание расходных накладных не означает, что шаблоны удаляются или заменяются созданными документами.

Важно различать два типа записей:

• Шаблон периодического платежа — постоянная заготовка с реквизитами и строками регулярного начисления. Он не проводится и не изменяет остатки.
• Расходная накладная — отдельный документ, созданный на основании шаблона. Он появляется в журнале расходов как черновик. Его можно открыть, проверить, при необходимости исправить и провести.

Таким образом, один и тот же шаблон можно использовать для оформления расходов в следующих периодах. Если условия обслуживания клиента изменились, сначала обновите шаблон, чтобы новые документы создавались уже с актуальными данными.

Что делать после создания

1. Откройте журнал расходов.
2. Найдите созданные черновики. При необходимости отсортируйте список или воспользуйтесь поиском по контрагенту.
3. Откройте каждый документ и проверьте контрагента, дату, товарные строки и сумму.
4. Если всё правильно, проведите накладные. Если обнаружили ошибку, исправьте документ до проведения.

Если вы используете автоматическую рассылку счетов, информацию о ней смотрите в справке «Рассылка счетов».