ИИ-ассистент финансов

Финансовый ассистент позволяет получать сведения о платежах, денежных остатках и задолженности, анализировать финансовые показатели и создавать черновики платежей прямо в чате. Вместо поиска нужного отчёта или документа можно задать вопрос обычными словами. Ассистент найдёт подходящую информацию или подготовит операцию для дальнейшего оформления.

Что умеет ассистент

Финансовый ассистент работает в чате и понимает запросы, сформулированные обычным языком. Не обязательно знать название отчёта или точное расположение нужной операции в программе.

В зависимости от запроса ассистент может:

Проверить остатки денег — сообщить, сколько средств находится в денежных кошельках.
Найти платёж — показать информацию о платеже по его номеру.
Ответить на вопросы о задолженности — сообщить, кому должна компания и кто должен компании.
Показать движение денег — найти информацию о поступлениях и выплатах за указанный период.
Подготовить финансовую сводку — предоставить краткую информацию о выручке и прибыли за период.
Создать черновик платежа — подготовить основные реквизиты входящего или исходящего платежа для дальнейшего оформления в программе.

Ассистент предназначен прежде всего для получения информации и помощи в подготовке операций. Он не заменяет журнал платежей и другие рабочие формы ERP: окончательное оформление финансовых документов выполняется в интерфейсе программы.

Примеры вопросов и команд

Запросы можно формулировать свободно. Ниже приведены примеры того, что можно спросить у ассистента.

Остатки денежных средств

«Сколько денег на складе?»

Ассистент запросит сведения об остатках денежных средств и сообщит доступную информацию по текущему контексту программы.

Поиск платежей

«Покажи платёж №16».

Можно попросить показать конкретный платёж по его номеру, чтобы не искать документ вручную в журнале.

Задолженность контрагентов

«Кому мы должны?»
«Сколько мы должны Иванову?»
«Сколько он нам должен?»

Такие вопросы позволяют быстро проверить взаиморасчёты с контрагентами. Важно различать два направления задолженности:

Мы должны контрагенту — задолженность компании перед ним, например за полученный товар.
Контрагент должен нам — задолженность покупателя перед компанией, например за отгруженный товар.

Движение денежных средств

«Движение наличных за июнь».

Ассистент может помочь получить сведения о движении денег за указанный период. Для более подробного просмотра операций используйте отчёты и журнал платежей.

Финансовые результаты

«Выручка и прибыль за месяц».

Можно запросить краткую финансовую сводку за нужный период. Если требуется подробная помесячная аналитика и текстовое заключение модели, используйте отдельный инструмент «ИИ финанализ».

Подготовка платежа

«Создай исходящий платёж АО Оптиком 15 000».

Ассистент подготовит черновик исходящего платежа с указанным контрагентом и суммой. Затем его можно открыть в карточке платежа, проверить и заполнить при необходимости остальные реквизиты.

Обратите внимание: слово «создай» в таком запросе не означает, что деньги уже перечислены или платёж проведён. Ассистент только подготавливает документ.

Как учитывается выбранный склад

При работе с финансовыми данными важно учитывать, какой склад выбран в шапке программы.

Главная страница раздела «Финансы» и финансовый ассистент используют контекст текущего склада для соответствующих запросов. Поэтому при смене склада могут измениться и результаты, которые относятся к этому складу.

Перед тем как спрашивать об остатках или движении денег, проверьте выбранный склад. Если нужен результат по другому складу, переключите его в шапке программы и повторите запрос.

При этом расчёт задолженности по отдельному контрагенту имеет особенность: он выполняется по всем складам выбранного юридического лица, как в отчёте «Долги». Подробнее — в следующем разделе.

Долги: два контура расчёта

В программе используются два разных контекста отображения задолженности. Их важно не путать, особенно если у компании несколько складов.

Задолженность по контрагенту

Когда вы спрашиваете ассистента о долге конкретного контрагента, используется логика отчёта «Долги».

Расчёт охватывает все склады выбранного юридического лица. Поэтому результат может отличаться от суммы, которую вы видите в операциях или сводке отдельного склада.

Сводка на главной странице «Финансы»

Виджет задолженности на главной странице финансового раздела показывает данные только по текущему складу.

Почему суммы могут различаться

Предположим, у компании есть два склада. На первом покупатель должен 10 000 ₽, на втором — ещё 5 000 ₽.

При просмотре сводки первого склада будет отображаться задолженность 10 000 ₽.
В отчёте «Долги» по юридическому лицу будет учитываться общая задолженность по обоим складам — 15 000 ₽.

Поэтому при проверке конкретного контрагента учитывайте, что ассистент использует общий расчёт по юридическому лицу, а не только остаток текущего склада.

Создание черновика платежа

Ассистент может подготовить новый платёж по текстовой команде. Это удобно, когда нужно быстро создать документ, не переходя вручную в журнал платежей.

Например, запрос:

Создай исходящий платёж АО Оптиком 15 000

означает, что нужно подготовить платёж на перечисление 15 000 ₽ контрагенту АО «Оптиком».

После выполнения команды ассистент создаёт черновик шапки платежа. Это ещё не завершённая финансовая операция.

Дальше необходимо:

Открыть подготовленную карточку платежа.
Проверить контрагента, сумму и направление платежа.
Указать остальные необходимые реквизиты, если они не были заполнены.
Сохранить документ.
При необходимости выполнить проведение и распределение платежа по накладным.

Проведение и привязки к складским документам выполняются в самой ERP, а не в чате. Подробнее о карточке платежа и распределении суммы:

Карточка платежа — реквизиты и проведение документа.
Привязки к накладным — распределение платежа между складскими документами.
Журнал платежей — просмотр и управление платежами.

Ограничения ассистента

Ассистент помогает работать с финансовой информацией, но не выполняет все операции, доступные в финансовом разделе ERP.

Не проводит платежи

Ассистент не выполняет проведение или распроведение платежей. Даже если черновик создан успешно, документ остаётся неподтверждённым до выполнения соответствующего действия в программе.

Не импортирует банковские выписки

Если нужно загрузить банковскую выписку, ассистент может подсказать порядок действий, но сам файл из чата не импортирует.

Для загрузки используйте отдельный инструмент «Импорт банковской выписки».

Не изменяет привязки к накладным

Ассистент не распределяет платежи по приходным и расходным накладным и не изменяет существующие связи между платежами и складскими документами.

Для этого откройте карточку проведённого платежа и воспользуйтесь блоком привязок. Подробнее — «Привязки к накладным».

Создаёт только черновик платежа

При запросе на создание платежа ассистент подготавливает только его основные реквизиты. Проверка, сохранение, проведение и распределение по накладным выполняются в интерфейсе ERP.

Когда нужна отдельная форма

Для операций, которые требуют полноценного управления документами или подробной настройки параметров, переходите в соответствующий раздел программы:

просмотр и проведение платежей — Журнал платежей;
загрузка банковских операций — Импорт банковской выписки;
распределение оплат по накладным — Привязки к накладным;
подробная финансовая аналитика — Финансовый отчёт Mercury и ИИ финанализ.

Связь с Z-отчётами

При работе с кассой Z-отчёты участвуют в формировании финансовых данных программы.

Z-отчёты с кассы автоматически создают входящие платежи. Поэтому поступления, сформированные на основании Z-отчётов, могут учитываться в финансовой информации, которую использует ассистент.

Если нужно проверить исходный Z-отчёт, откройте «Журнал Z-отчётов».